# Akta osobowe część A, B, C, D i E: wzór do wydruku (Word i PDF)

- Adres: https://atestero.pl/wzory/akta-osobowe-czesci-a-b-c-d-e-wzor-do-wydruku
- Aktualizacja: 2026-11-09
- Stan prawny sprawdzony: 2026-11-09
- Pobieranie: bezpłatnie, bez rejestracji

## W skrócie

Akta osobowe pracownika mają pięć części, od A do E, a każda część ma własny wykaz dokumentów (§ 3 i § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Wzór do wydruku to okładka teczki i pięć przekładek, po jednej na część. Na każdej przekładce jest zakres części według § 3 i tabela wykazu z numerem, datą, nazwą dokumentu i liczbą stron.

Wzór ma sześć stron A4. Pierwsza to okładka teczki: pracodawca, pracownik, stanowisko, data nawiązania stosunku pracy, postać akt i tabela pięciu części z liczbą dokumentów. Strony od drugiej do szóstej to przekładki części A, B, C, D i E. Każda ma zakres części, pole na wydzielone części (A1, B1, D1, E1) i pustą tabelę wykazu. Jedną listę wszystkich dokumentów pracownika z gotowymi wierszami daje [spis dokumentów w aktach osobowych (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/spis-dokumentow-akt-osobowych).

## Pliki do pobrania

- [Pobierz DOCX (do edycji)](https://atestero.pl/wzory/akta-osobowe-czesci-a-b-c-d-e-wzor-do-wydruku.docx)
- [Pobierz PDF (do wydruku)](https://atestero.pl/wzory/akta-osobowe-czesci-a-b-c-d-e-wzor-do-wydruku.pdf)

## Co wpiąć do części A, B, C, D i E akt osobowych?

Zakres części wynika z § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474). Poniżej są przykłady dokumentów, które w firmie budowlanej trafiają za każdą przekładkę.

Przy badaniach lekarskich granicę między A i B wyznacza moment badania. Skierowanie i orzeczenie osoby przyjmowanej do pracy idą do części A, orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych w czasie zatrudnienia do części B (lit. r), a orzeczenia z badań po ustaniu pracy przy czynnikach rakotwórczych lub pyłach zwłókniających do części C (§ 3 pkt 3 lit. g). Potwierdzenie zapoznania z zasadami kontroli trzeźwości daje [obwieszczenie o kontroli trzeźwości z oświadczeniem pracownika (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/obwieszczenie-o-kontroli-trzezwosci), a wydanie elektronarzędzi z obowiązkiem zwrotu [protokół przekazania narzędzi pracownikowi (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/protokol-przekazania-narzedzi-pracownikowi). Oba dokumenty wpina się za przekładką B.

1. część A (§ 3 pkt 1): kwestionariusz osobowy kandydata, kopie świadectw pracy od poprzednich pracodawców, kopie dyplomów i zaświadczeń kwalifikacyjnych UDT lub SEP, skierowanie na badania wstępne i orzeczenie osoby przyjmowanej
2. część B (§ 3 pkt 2 lit. a–z): umowa o pracę i aneksy, zakres czynności, informacja o warunkach zatrudnienia, karta szkolenia wstępnego i zaświadczenia ze szkoleń okresowych, potwierdzenie poinformowania o ryzyku zawodowym, dokumenty o powierzeniu mienia, orzeczenia z badań okresowych, dokumenty o pracy zdalnej
3. część C (§ 3 pkt 3 lit. a–g): wypowiedzenie albo porozumienie stron, wniosek o sprostowanie świadectwa pracy, kopia wydanego świadectwa, potwierdzenie czynności przy zajęciu wynagrodzenia, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia
4. część D (§ 3 pkt 4): odpis zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową i inne dokumenty tej sprawy, na przykład sprzeciw pracownika i odpowiedź pracodawcy
5. część E (§ 3 pkt 5 lit. a–d): informacje o kontroli trzeźwości i o kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonej przez pracodawcę albo przez policję

> **Stan prawny sprawdzony 2026-11-09.** § 2, § 3 pkt 1–5, § 4 ust. 1–4, § 5–8 i § 19 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej odczytano w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 474. 9 listopada 2026 r. sprawdzono w ELI status aktu (obowiązujący) i listę zmian: Dz.U. 2023 poz. 471, Dz.U. 2023 poz. 879 i Dz.U. 2025 poz. 335, wszystkie uwzględnione w tekście jednolitym. Art. 22¹c § 6–9, art. 23¹ § 1, art. 29 § 3 i art. 113 § 1–2 Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245. Przepisy nie podają wzoru okładki ani przekładek akt osobowych. Wzór układa części według § 3 i § 4.

## Jak numerować dokumenty i wydzielone części A1, B1, D1, E1?

Za każdą przekładką dokumenty leżą w kolejności dat i mają kolejne numery, a wykaz na przekładce powtarza te numery (§ 4 ust. 1). Gdy w części A, B albo C zbiera się dużo dokumentów o jednym temacie, można je przenieść do wydzielonej części z numerem A1, B1 albo C1 i dalszymi. Każda wydzielona część ma wtedy własną chronologię, numerację i wykaz (§ 4 ust. 2). U pracownika budowlanego z kilkuletnim stażem dobrze sprawdza się podział części B na B1 z umową i aneksami oraz B2 ze szkoleniami BHP i badaniami.

W częściach D i E wydzielenie jest obowiązkowe. Każda kara porządkowa dostaje własną część D1, D2 i dalej (§ 4 ust. 3), a każda kontrola trzeźwości własną część E1, E2 i dalej (§ 4 ust. 4). Dlatego przekładki D i E mają pole na numer kary albo kontroli i na datę usunięcia dokumentów z akt.

## Kiedy usunąć dokumenty z części D i E?

Karę porządkową uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy i wtedy odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt. Pracodawca może uznać karę za niebyłą wcześniej, z własnej inicjatywy albo na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 113 § 1 Kodeksu pracy). Tak samo postępuje się po uwzględnieniu sprzeciwu i po uchyleniu kary przez sąd pracy (art. 113 § 2). Z akt wyjmuje się wtedy całą wydzieloną część tej kary, a pozostałe części dostają nowe, kolejne numery (§ 4 ust. 3 rozporządzenia). Odpis, który trafia do części D, powstaje z [upomnienia lub nagany za naruszenie przepisów BHP (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/upomnienie-lub-nagana-za-naruszenie-przepisow-bhp).

Informacje o kontroli trzeźwości pracodawca zachowuje tylko przy wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości i trzyma je w aktach nie dłużej niż rok od zebrania (art. 22¹c § 6 KP). Gdy po kontroli pracownik dostał upomnienie, naganę albo karę pieniężną, informacje zostają do uznania kary za niebyłą (§ 7). Gdy mogą być dowodem w postępowaniu, zostają do jego prawomocnego zakończenia (§ 8), a po tych okresach się je usuwa (§ 9). Datę, godzinę i wynik każdego badania zapisuje [protokół kontroli trzeźwości (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/protokol-kontroli-trzezwosci).

## Jak przygotować teczkę akt osobowych do wydruku?

Pracodawca zakłada oddzielne akta dla każdego pracownika (§ 2), więc okładkę i pięć przekładek drukuje się przy przyjęciu każdej osoby, także gdy w częściach C, D i E na razie nic nie ma. W aktach papierowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów przyniesionych przez kandydata albo pracownika, poświadczone za zgodność przez pracodawcę lub osobę upoważnioną (§ 5). Pierwszym dokumentem w części B nowego pracownika jest zwykle umowa, a w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy dochodzi [informacja o warunkach zatrudnienia (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/informacja-o-warunkach-zatrudnienia) (art. 29 § 3 KP).

Ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, lista płac i karta przydziału odzieży roboczej należą do dokumentacji prowadzonej oddzielnie (§ 6), więc nie wpina się ich za żadną przekładkę. Teczki trzyma się w pomieszczeniu zabezpieczonym przed zniszczeniem, wilgocią i dostępem osób nieupoważnionych (§ 8). Przy przejściu zakładu pracy albo jego części na innego pracodawcę dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu (§ 7 rozporządzenia, art. 23¹ § 1 KP). Podział na części A–E obowiązuje dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. (§ 19).

## Co zawiera dokument

| Pole | Co wpisać |
| --- | --- |
| Okładka | Pracodawca, numer akt, pracownik, stanowisko, data nawiązania i rozwiązania stosunku pracy (§ 2, § 19). |
| Postać akt | Papierowa z kopiami poświadczonymi za zgodność (§ 5) albo elektroniczna. |
| Tabela części | Zakres części A–E według § 3, wydzielone części i liczba dokumentów w każdej. |
| Przekładki A, B, C | Zakres części, pole na wydzielone części A1, B1, C1 (§ 4 ust. 2) i wykaz: numer, data, nazwa, liczba stron, uwagi. |
| Przekładka D | Numer kary (D1, D2), data zawiadomienia, data usunięcia po roku nienagannej pracy (art. 113 KP). |
| Przekładka E | Numer kontroli (E1, E2), data i godzina badania, data usunięcia najpóźniej po roku (art. 22¹c § 6 KP). |
| Kto prowadzi akta | Imię, nazwisko i funkcja osoby prowadzącej akta, miejsce przechowywania (§ 8). |

## Najczęstsze pytania

### Co wkłada się do części A akt osobowych?

Oświadczenia i dokumenty z danymi osobowymi zebrane przy ubieganiu się o zatrudnienie oraz skierowania i orzeczenia lekarskie osoby przyjmowanej do pracy, także aktualne orzeczenie od poprzedniego pracodawcy (§ 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). W praktyce to kwestionariusz kandydata, kopie świadectw pracy, dyplomów i zaświadczeń kwalifikacyjnych oraz orzeczenie z badań wstępnych.

### Jak długo odpis kary jest w części D akt osobowych?

Do uznania kary za niebyłą, czyli zwykle rok nienagannej pracy. Pracodawca może to zrobić wcześniej, a po uwzględnieniu sprzeciwu albo uchyleniu kary przez sąd odpis usuwa się od razu (art. 113 KP). Z akt wyjmuje się całą wydzieloną część tej kary (§ 4 ust. 3 rozporządzenia).

### Co jest w części E akt osobowych?

Informacje o kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonej przez pracodawcę albo przez policję (§ 3 pkt 5 lit. a–d). Każda kontrola ma własną część E1, E2 i dalej (§ 4 ust. 4). Wynik trzyma się najdłużej rok od zebrania, chyba że była kara albo toczy się postępowanie (art. 22¹c § 6–8 KP).

## Źródła

- [Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474 (ELI)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/474/ogl)
- [Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/474/text.pdf)
- [Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (ELI)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1245/ogl)
- [Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1245/text.pdf)

## Poradniki do tego wzoru

- [RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy: co może zbierać generalny wykonawca](https://atestero.pl/baza-wiedzy/rodo-a-dokumenty-pracownikow-podwykonawcy)
- [Jakie dokumenty musi mieć pracownik przed wejściem na budowę](https://atestero.pl/baza-wiedzy/lista-dokumentow-pracownika-przed-wejsciem-na-budowe)
- [Kara za dopuszczenie do pracy bez badań i szkolenia BHP: stawki 2026 i kto odpowiada](https://atestero.pl/baza-wiedzy/kary-za-dopuszczenie-do-pracy-bez-badan-i-szkolenia-bhp)

Źródło: Atestero, „Akta osobowe część A, B, C, D i E: wzór do wydruku (Word i PDF)”, https://atestero.pl/wzory/akta-osobowe-czesci-a-b-c-d-e-wzor-do-wydruku (aktualizacja 2026-11-09).