# Nota obciążeniowa: wzór Word i PDF z naliczeniem kary umownej

- Adres: https://atestero.pl/wzory/nota-obciazeniowa-kara-umowna
- Aktualizacja: 2026-10-26
- Stan prawny sprawdzony: 2026-10-17
- Pobieranie: bezpłatnie, bez rejestracji

## W skrócie

Nota obciążeniowa to dokument, w którym wierzyciel obciąża drugą stronę umowy należną kwotą, najczęściej karą umowną za zwłokę w robotach albo w usunięciu wad, i wzywa do zapłaty lub potrąca ją z wynagrodzenia. Kara należy się w wysokości z umowy bez względu na wysokość szkody (art. 484 § 1 KC). Nota obciążeniowa nie jest fakturą.

Wzór ma jedną stronę A4. Wpisujesz wystawcę i obciążanego, umowę i paragraf o karze, zaznaczasz tytuł naliczenia i w tabeli liczysz karę: stawka z umowy, liczba dni lub zdarzeń, podstawa, kwota. Dalej jest termin zapłaty z rachunkiem albo oświadczenie o potrąceniu z konkretną fakturą. Opóźnienie w usunięciu wad warto wcześniej udokumentować [wezwaniem do usunięcia wad (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/wezwanie-do-usuniecia-wad).

## Pliki do pobrania

- [Pobierz DOCX (do edycji)](https://atestero.pl/wzory/nota-obciazeniowa-kara-umowna.docx)
- [Pobierz PDF (do wydruku)](https://atestero.pl/wzory/nota-obciazeniowa-kara-umowna.pdf)

## Kiedy można naliczyć karę umowną?

Gdy umowa ją przewiduje i druga strona nie wykonała albo nienależycie wykonała zobowiązanie niepieniężne (art. 483 § 1 KC). Na budowie chodzi zwykle o zwłokę w zakończeniu robót lub etapu, zwłokę w usunięciu wad, naruszenie przepisów BHP albo regulaminu budowy i odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Kara za zwłokę w zapłacie wynagrodzenia jest niedopuszczalna, bo zapłata to zobowiązanie pieniężne; za opóźnienie w zapłacie należą się odsetki. Odsetki i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności wyliczysz na osobnym [wzorze noty odsetkowej (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/nota-odsetkowa-i-rekompensata-40-euro). Kary za naruszenia BHP wpisuje się do umowy według wzoru: [taryfikator kar BHP dla podwykonawców (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/taryfikator-kar-bhp-dla-podwykonawcow), a samo naruszenie dokumentuje [protokół stwierdzenia naruszenia BHP (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/protokol-naruszenia-bhp-przez-podwykonawce).

Sprawdź, czy umowa mówi o zwłoce, czy o opóźnieniu. Zwłoka to opóźnienie z przyczyn, za które dłużnik odpowiada (art. 476 KC), więc wykonawca, który wykaże, że opóźnienie wynika np. z braku frontu robót, karę za zwłokę może zakwestionować. Dlatego w nocie przy każdym tytule wpisz daty: termin z umowy i dzień faktycznego wykonania, a w uzasadnieniu numery wpisów do dziennika budowy. Wykonawca, który chce uniknąć kary, składa przed upływem terminu pismo z dowodami na [wzorze wniosku o przedłużenie terminu wykonania robót (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/wniosek-o-przedluzenie-terminu-wykonania-robot).

> **Stan prawny sprawdzony 2026-10-17.** Art. 476, 483, 484, 498, 499 i 647¹ Kodeksu cywilnego sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 795, stan na 17 października 2026 r. Wysokość, podstawę, limit i sposób naliczania kar określa umowa. Rozliczenie podatkowe noty zależy od jej tytułu.

## Jak wyliczyć karę w nocie obciążeniowej?

Umowa podaje zwykle stawkę procentową od wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki albo kwotę za zdarzenie oraz limit kar. W tabeli wpisz stawkę, liczbę dni lub zdarzeń, podstawę (np. wynagrodzenie netto za etap) i wynik. Przykład obliczenia: 0,1% za dzień od 200 000 zł netto przy 12 dniach zwłoki daje 2 400 zł. Sprawdź, czy umowa liczy karę od wynagrodzenia całkowitego, czy od wartości opóźnionego zakresu, i czy łączny limit kar nie został przekroczony.

Dłużnik może żądać zmniejszenia kary, jeżeli zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 KC). Żądanie odszkodowania ponad karę jest dopuszczalne tylko, gdy umowa tak stanowi (art. 484 § 1 KC). Gdy obciążasz kosztem naprawy uszkodzonych robót, zakres szkody najpierw spisz w [protokole szkody na budowie (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/protokol-szkody-na-budowie).

## Potrącenie kary z faktury podwykonawcy

Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie (art. 499 KC), gdy obie wierzytelności są pieniężne i wymagalne (art. 498 § 1 KC). Wzór ma gotowe oświadczenie z numerem faktury, z której potrącasz karę. Bez takiego oświadczenia zapłata faktury pomniejszona o karę to po prostu niedopłata. Sprawdź też, czy umowa nie wyłącza potrącenia albo nie wymaga uprzedniego uznania kary. Gdy potrącasz kilka tytułów z kilku faktur albo druga strona też ma wymagalne należności, użyj osobnego pisma na [wzorze oświadczenia o potrąceniu (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/oswiadczenie-o-potraceniu), z saldem w obie strony.

Generalny wykonawca potrącający karę z wynagrodzenia podwykonawcy powinien pamiętać, że inwestor odpowiada solidarnie za wynagrodzenie zgłoszonego podwykonawcy (art. 647¹ § 1 KC). Spór o potrącenie może więc trafić do inwestora. Sposób postępowania opisuje poradnik [generalny wykonawca nie płaci podwykonawcy: co zrobić](https://atestero.pl/baza-wiedzy/generalny-wykonawca-nie-placi-podwykonawcy-co-zrobic). Gdy dłużnik kwestionuje naliczoną karę, spór kończy czasem ugoda, którą zapiszesz na [wzorze ugody w sprawie zapłaty za roboty budowlane (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/ugoda-w-sprawie-zaplaty-za-roboty-budowlane).

## Co zawiera dokument

| Pole | Co wpisać |
| --- | --- |
| Numer i data noty | Kolejny numer noty, data wystawienia, miejscowość. |
| Wystawca i obciążany | Wierzyciel i dłużnik: nazwy, adresy, NIP. |
| Umowa i postanowienie o karze | Numer, data i przedmiot umowy, paragraf i ustęp z karą. |
| Tytuł naliczenia | Zwłoka w robotach, zwłoka w usunięciu wad, naruszenie BHP, odstąpienie, inne naruszenie. |
| Wyliczenie | Stawka z umowy, liczba dni lub zdarzeń, podstawa, kwota kary, limit kar. |
| Zapłata | Termin zapłaty i rachunek albo potrącenie z faktury. |
| Oświadczenie o potrąceniu | Kwota, numer i data faktury, z której potrącasz karę; podpis osoby upoważnionej. |

## Najczęstsze pytania

### Czy nota obciążeniowa to faktura?

Nie. Nota obciążeniowa dokumentuje roszczenie, np. karę umowną albo zwrot kosztów, i nie jest fakturą VAT. Kara umowna to naprawienie szkody z umowy (art. 483 § 1 KC), a nie wynagrodzenie za usługę.

### Czy można naliczyć karę umowną za opóźnienie w zapłacie?

Nie. Karę umowną można zastrzec tylko za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego (art. 483 § 1 KC). Za opóźnienie w zapłacie należą się odsetki, a w transakcjach handlowych także rekompensata za koszty odzyskiwania należności.

### Czy kara umowna należy się, jeśli zamawiający nie poniósł szkody?

Tak, kara należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość szkody (art. 484 § 1 KC). Dłużnik może jednak żądać jej zmniejszenia, gdy zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 KC).

### Jak potrącić karę umowną z wynagrodzenia podwykonawcy?

Złóż podwykonawcy oświadczenie o potrąceniu ze wskazaniem kwoty kary i faktury (art. 499 KC). Obie wierzytelności muszą być wymagalne (art. 498 § 1 KC). Wzór noty ma takie oświadczenie w pkt 5.

### Co powinna zawierać nota obciążeniowa?

Numer i datę, dane wystawcy i obciążanego z NIP, umowę z paragrafem o karze, tytuł naliczenia, wyliczenie kwoty, termin zapłaty z rachunkiem albo oświadczenie o potrąceniu oraz podpis osoby upoważnionej. Przepisy nie określają wzoru noty. Kwota kary wynika z umowy, bo kara należy się w zastrzeżonej wysokości (art. 484 § 1 KC).

### Co zrobić, gdy obciążany nie zgadza się z notą obciążeniową?

Odpowiada na piśmie i podaje powody. Może wykazać, że opóźnienie wynikło z okoliczności, za które nie odpowiada, więc nie było zwłoki (art. 476 KC). Może też żądać zmniejszenia kary, gdy zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 KC).

## Źródła

- [Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (ELI)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/795/ogl)
- [Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/795/text.pdf)

## Poradniki do tego wzoru

- [Generalny wykonawca nie płaci podwykonawcy: co zrobić krok po kroku](https://atestero.pl/baza-wiedzy/generalny-wykonawca-nie-placi-podwykonawcy-co-zrobic)
- [Umowa podwykonawcza na roboty budowlane: co powinna zawierać](https://atestero.pl/baza-wiedzy/umowa-podwykonawcza-co-powinna-zawierac)
- [Solidarna odpowiedzialność za wynagrodzenie podwykonawcy (art. 647¹ KC)](https://atestero.pl/baza-wiedzy/solidarna-odpowiedzialnosc-generalnego-wykonawcy-art-6471-kc)

Źródło: Atestero, „Nota obciążeniowa: wzór Word i PDF z naliczeniem kary umownej”, https://atestero.pl/wzory/nota-obciazeniowa-kara-umowna (aktualizacja 2026-10-26).