# Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja krajowa): wzór Word i PDF

- Adres: https://atestero.pl/wzory/polecenie-wyjazdu-sluzbowego
- Aktualizacja: 2026-10-26
- Stan prawny sprawdzony: 2026-10-26
- Pobieranie: bezpłatnie, bez rejestracji

## W skrócie

Polecenie wyjazdu służbowego to pismo, w którym pracodawca wysyła pracownika z zadaniem poza siedzibę firmy albo poza stałe miejsce pracy, na przykład na budowę w innym mieście. Za taką podróż przysługują należności na pokrycie jej kosztów (art. 77⁵ § 1 KP). Firma prywatna ustala ich warunki w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, ale dieta nie może być niższa niż dieta krajowa z rozporządzenia, dziś 45 zł za dobę (art. 77⁵ § 3 i 4 KP).

Wzór ma dwie strony A4. Pierwsza to polecenie: pracownik i miejsce pracy z umowy, cel i miejsce zadania, termin, środek transportu, nocleg, wyżywienie, zaliczka i zasady rozliczenia, z podpisami. Druga to rozliczenie kosztów: przebieg podróży z datami i godzinami, diety z potrąceniem za posiłki, noclegi, ryczałty, przejazdy i inne wydatki, a pod tabelą oświadczenie pracownika i zatwierdzenie. Gdy na budowie trzeba zostać dłużej, osobny dokument to [polecenie pracy w godzinach nadliczbowych (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/polecenie-pracy-w-godzinach-nadliczbowych).

## Pliki do pobrania

- [Pobierz DOCX (do edycji)](https://atestero.pl/wzory/polecenie-wyjazdu-sluzbowego.docx)
- [Pobierz PDF (do wydruku)](https://atestero.pl/wzory/polecenie-wyjazdu-sluzbowego.pdf)

## Kiedy wyjazd na budowę jest podróżą służbową?

Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której jest siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 KP). Stałe miejsce pracy wynika z umowy o pracę, która określa miejsce lub miejsca wykonywania pracy (art. 29 § 1 pkt 2 KP). Gdy pracownik z umowy pracuje na różnych budowach, porównaj miejscowość budowy z tym zapisem przed wystawieniem polecenia. Wzór ma pole na miejsce pracy z umowy, żeby ta ocena była widoczna w dokumencie. Zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy pracodawca podaje pracownikowi w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 pkt 1 lit. g KP), którą przygotujesz na [wzór informacji o warunkach zatrudnienia (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/informacja-o-warunkach-zatrudnienia).

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca i może nią być miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika (§ 6 rozporządzenia). Środek transportu, jego rodzaj i klasę też wskazuje pracodawca (§ 3 ust. 1). Przejazd prywatnym samochodem wymaga wniosku pracownika i zgody pracodawcy. Zwrot to wtedy iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za kilometr ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej niż w przepisach wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym (§ 3 ust. 3 i 4).

> **Stan prawny sprawdzony 2026-10-26.** Art. 29 § 1 pkt 2 i art. 77⁵ § 1–5 Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245 (baza ELI, odczyt 17 października 2026 r., lista zmian sprawdzona 26 października 2026 r.). § 2–11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2023 poz. 2190 (odczyt 26 października 2026 r., akt obowiązujący). Dieta 45 zł ma brzmienie z Dz.U. 2022 poz. 2302 i obowiązuje od 1 stycznia 2023 r.; późniejszych zmian ELI nie wykazuje. Kwoty 900 zł, 67,50 zł i 9 zł wyliczono z § 8 i 9. Art. 3 ust. 2 pkt 1 ustawy wypadkowej sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2025 poz. 1644. Przepisy nie podają wzoru polecenia wyjazdu.

## Rozporządzenie czy regulamin: jakie zasady obowiązują firmę prywatną?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190) określa należności pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej (art. 77⁵ § 2 KP). Pracodawca spoza tej sfery, czyli zwykła firma budowlana, określa warunki wypłaty należności w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 KP).

Kodeks dodaje dwie reguły. Dieta za dobę podróży w kraju i za granicą nie może być niższa niż dieta krajowa z rozporządzenia (art. 77⁵ § 4 KP), która wynosi 45 zł (§ 7 ust. 1). Gdy układ, regulamin ani umowa nie mają postanowień o podróżach służbowych, pracownikowi przysługują należności według rozporządzenia (art. 77⁵ § 5 KP). We wzorze zaznaczasz, która podstawa obowiązuje, a kwoty w rozliczeniu wpisujesz według niej.

## Ile wynosi dieta i ryczałty w delegacji krajowej?

Według rozporządzenia dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę (§ 7 ust. 1). Przy podróży do jednej doby: poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin przysługuje połowa, ponad 12 godzin cała dieta. Przy dłuższej podróży za każdą pełną dobę przysługuje cała dieta, a za rozpoczętą dobę do 8 godzin połowa, ponad 8 godzin cała (§ 7 ust. 2). Zapewnione bezpłatnie posiłki zmniejszają dietę: śniadanie o 25%, obiad o 50%, kolacja o 25% (§ 7 ust. 4).

Nocleg w hotelu zwraca się według rachunku, do dwudziestokrotności diety za dobę hotelową, czyli do 900 zł, a wyżej tylko za zgodą pracodawcy (§ 8 ust. 1 i 2). Bez rachunku i bez zapewnionego noclegu przysługuje ryczałt 150% diety, czyli 67,50 zł, o ile nocleg trwał co najmniej 6 godzin między 21 a 7 (§ 8 ust. 3 i 4). Gdy pracodawca uzna, że pracownik może codziennie wracać do domu, zwrot za nocleg i ryczałt nie przysługują (§ 8 ust. 5). Ryczałt na dojazdy komunikacją miejscową to 20% diety, czyli 9 zł za każdą rozpoczętą dobę, i nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi tych kosztów (§ 9 ust. 1 i 2).

1. dieta: 45 zł za dobę (§ 7 ust. 1)
2. hotel: do 900 zł za dobę hotelową według rachunku (§ 8 ust. 1)
3. ryczałt za nocleg bez rachunku: 67,50 zł (§ 8 ust. 3)
4. ryczałt na komunikację miejscową: 9 zł za rozpoczętą dobę (§ 9 ust. 1)
5. rozliczenie: do 14 dni od zakończenia podróży (§ 5 ust. 1)

## Jak rozliczyć delegację po powrocie?

Pracownik rozlicza koszty najpóźniej w 14 dni od zakończenia podróży (§ 5 ust. 1). Dołącza rachunki, faktury i bilety, a diet i ryczałtów nie dokumentuje. Gdy dokumentu nie ma, składa pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynie braku dokumentu (§ 5 ust. 2). Inne niezbędne wydatki, na przykład autostrady, parkingi czy opłatę za bagaż, zwraca się w udokumentowanej wysokości, jeśli pracodawca je określił lub uznał (§ 4).

Na wniosek pracownika pracodawca daje zaliczkę według wstępnej kalkulacji kosztów (§ 11). Przy podróży trwającej co najmniej 10 dni pracownik ma zwrot kosztu przejazdu do domu i z powrotem w dniu wolnym od pracy (§ 10), więc ekipa na dłuższym kontrakcie może zjechać na weekend na koszt pracodawcy, gdy firma stosuje rozporządzenie albo jej regulamin ma taką zasadę. Wypadek w czasie podróży służbowej traktuje się na równi z wypadkiem przy pracy, chyba że spowodowało go postępowanie pracownika niezwiązane z wykonywaniem powierzonych mu zadań (art. 3 ust. 2 pkt 1 ustawy wypadkowej), a kroki po nim opisuje poradnik [wypadek przy pracy na budowie: obowiązki](https://atestero.pl/baza-wiedzy/wypadek-przy-pracy-na-budowie-obowiazki).

## Co zawiera dokument

| Pole | Co wpisać |
| --- | --- |
| Pracodawca | Nazwa i adres siedziby, osoba wydająca polecenie. |
| Pracownik | Imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy z umowy o pracę (art. 29 § 1 pkt 2 KP). |
| Cel i miejsce zadania | Zadanie służbowe, budowa, adres, miejscowość docelowa. |
| Termin i trasa | Data i godzina wyjazdu i powrotu, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży (§ 6). |
| Środek transportu | Rodzaj i klasa (§ 3 ust. 1); prywatny samochód na wniosek: numer rejestracyjny, stawka za km (§ 3 ust. 3–4). |
| Nocleg i wyżywienie | Nocleg zapewniony, hotel według rachunku albo ryczałt; posiłki zapewnione bezpłatnie. |
| Zaliczka i zasady rozliczenia | Kwota zaliczki (§ 11); układ, regulamin, umowa o pracę albo rozporządzenie (art. 77⁵ § 3–5 KP). |
| Rozliczenie kosztów | Diety, noclegi, ryczałty, przejazdy, inne wydatki, zaliczka, kwota do wypłaty lub zwrotu; termin 14 dni (§ 5 ust. 1). |

## Najczęstsze pytania

### Ile wynosi dieta za delegację krajową w 2026 roku?

Według rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. 45 zł za dobę podróży (§ 7 ust. 1, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190). Stawka obowiązuje od 1 stycznia 2023 r. i ELI nie wykazuje późniejszej zmiany (odczyt 26 października 2026 r.). Firma prywatna może ustalić wyższą dietę, ale nie niższą (art. 77⁵ § 4 KP).

### Czy pracodawca prywatny musi stosować stawki z rozporządzenia?

Gdy ustalił własne zasady, stosuje je. Warunki wypłaty należności określa układ zbiorowy, regulamin wynagradzania albo umowa o pracę (art. 77⁵ § 3 KP), a dieta w nich nie może być niższa niż 45 zł (§ 4). Gdy takich postanowień nie ma, pracownikowi przysługują należności według rozporządzenia (§ 5).

### Ile czasu ma pracownik na rozliczenie delegacji?

Według rozporządzenia 14 dni od zakończenia podróży (§ 5 ust. 1). Do rozliczenia dołącza rachunki, faktury i bilety, a przy braku dokumentu pisemne oświadczenie (§ 5 ust. 2). Firma prywatna może przyjąć własny termin w regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 KP).

## Źródła

- [Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (ELI)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1245/ogl)
- [Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1245/text.pdf)
- [Rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, akt Dz.U. 2013 poz. 167 (ELI)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2013/167/ogl)
- [Tekst jednolity rozporządzenia o należnościach z tytułu podróży służbowej, Dz.U. 2023 poz. 2190 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2023/2190/text.pdf)

## Poradniki do tego wzoru

- [Wypadek przy pracy na budowie: obowiązki, gdy poszkodowany jest pracownikiem podwykonawcy](https://atestero.pl/baza-wiedzy/wypadek-przy-pracy-na-budowie-obowiazki)
- [Delegowanie pracowników na budowę w Niemczech: dokumenty i obowiązki w 2026 r.](https://atestero.pl/baza-wiedzy/delegowanie-pracownikow-do-niemiec-dokumenty)
- [Lista obecności i ewidencja czasu pracy na budowie: czym się różnią](https://atestero.pl/baza-wiedzy/lista-obecnosci-i-ewidencja-czasu-pracy-na-budowie)

Źródło: Atestero, „Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja krajowa): wzór Word i PDF”, https://atestero.pl/wzory/polecenie-wyjazdu-sluzbowego (aktualizacja 2026-10-26).