# Protokół konieczności robót dodatkowych i zamiennych — wzór do pobrania (DOCX i PDF)

- Adres: https://atestero.pl/wzory/protokol-koniecznosci
- Aktualizacja: 2026-10-07
- Stan prawny sprawdzony: 2026-10-07
- Pobieranie: bezpłatnie, bez rejestracji

## W skrócie

Protokół konieczności to dokument, w którym strony umowy o roboty budowlane stwierdzają, że trzeba wykonać roboty dodatkowe albo zamienne, i opisują przyczynę, zakres, sposób wyceny oraz wpływ na termin. Przepisy nie narzucają jego wzoru. Sam protokół zwykle nie zmienia umowy: podstawą zapłaty jest pisemna zgoda zamawiającego, zlecenie albo aneks.

Wzór ma dwie strony A4. Na pierwszej są dane umowy, uczestnicy, rodzaj zmiany, opis okoliczności i przyczyna, na drugiej tabela robót dodatkowych, tabela robót zaniechanych i zamiennych, wycena, wpływ na termin oraz decyzja z podpisami. Ten sam formularz wypełnia generalny wykonawca z inwestorem i podwykonawca z generalnym wykonawcą.

## Pliki do pobrania

- [Pobierz DOCX (do edycji)](https://atestero.pl/wzory/protokol-koniecznosci.docx)
- [Pobierz PDF (do wydruku)](https://atestero.pl/wzory/protokol-koniecznosci.pdf)

## Kiedy sporządza się protokół konieczności?

Protokół konieczności sporządza się, gdy w trakcie budowy okazuje się, że bez robót nieprzewidzianych w umowie albo bez zmiany rozwiązania z projektu nie da się prawidłowo wykonać obiektu. Sporządź go przed rozpoczęciem tych robót. Przepisy o umowie o roboty budowlane (art. 647–658 KC) nie regulują wprost wynagrodzenia za prace dodatkowe; wspomina o nich tylko art. 649³ przy gwarancji zapłaty. Przepisy o umowie o dzieło stanowią, że przy wynagrodzeniu kosztorysowym przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia za prace dodatkowe wykonane bez zgody zamawiającego (art. 630 § 2 KC). Szczegóły, np. wymóg pisemnego zlecenia albo aneksu, ustala umowa.

Roboty dodatkowe to prace spoza zakresu umowy, roboty zamienne zastępują roboty z umowy innym rozwiązaniem, a roboty zaniechane to pozycje, z których strony rezygnują. Przy wynagrodzeniu ryczałtowym art. 632 § 1 KC wyklucza żądanie podwyższenia, nawet gdy w chwili zawarcia umowy nie dało się przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac, więc prace wykraczające poza umówiony zakres trzeba zlecić osobno. Wykonawca ma też niezwłocznie zawiadomić inwestora o okolicznościach, które mogą przeszkodzić prawidłowemu wykonaniu robót (art. 651 KC), a protokół dobrze dokumentuje takie zawiadomienie. Zasady rozliczania opisuje poradnik [roboty dodatkowe i zamienne: rozliczenie](https://atestero.pl/baza-wiedzy/roboty-dodatkowe-i-zamienne-rozliczenie).

> **Stan prawny sprawdzony 2026-10-07.** Art. 630, 632 i przepisy o umowie o roboty budowlane (art. 647–658, w tym 649³ i 651) KC sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 795, art. 20, 25 i 36a Prawa budowlanego w Dz.U. 2026 poz. 524, a art. 455 Pzp w Dz.U. 2026 poz. 793, stan na 7 października 2026 r. Protokół konieczności nie ma wzoru w przepisach, a jego skutki zależą od umowy. Przy sporze o wynagrodzenie skonsultuj się z prawnikiem.

## Co zawiera wzór protokołu konieczności?

Wzór zawiera numer i datę, dane umowy i inwestycji, rodzaj wynagrodzenia, uczestników z funkcjami, rodzaj zmiany, opis okoliczności, przyczynę do zaznaczenia (dokumentacja, warunki gruntowe lub stan istniejący, decyzja zamawiającego, przepisy lub decyzja organu), wpis w dzienniku budowy, tabelę robót dodatkowych, tabelę robót zaniechanych i zastępujących je robót zamiennych, podstawę wyceny, wpływ na termin, informację o zmianie projektu oraz decyzję z podpisami.

Pole o zmianie projektu oddziela sprawę umowną od budowlanej. W ramach nadzoru autorskiego projektant uzgadnia możliwość wprowadzenia rozwiązań zamiennych zgłoszonych przez kierownika budowy lub inspektora nadzoru (art. 20 ust. 1 pkt 4 lit. b Prawa budowlanego). Istotne odstąpienie od zatwierdzonego projektu zagospodarowania działki lub terenu, projektu architektoniczno-budowlanego lub innych warunków pozwolenia na budowę jest dopuszczalne dopiero po uzyskaniu decyzji o zmianie pozwolenia na budowę (art. 36a ust. 1). Protokół konieczności nie zastępuje ani uzgodnienia, ani decyzji.

## Kto sporządza i podpisuje protokół konieczności?

Protokół zwykle przygotowuje kierownik budowy albo kierownik robót wykonawcy, a podpisują go przedstawiciele obu stron umowy: po stronie inwestora inspektor nadzoru inwestorskiego lub inna osoba upoważniona, a przy zmianie rozwiązań projektowych także projektant. Kto może zatwierdzić zmianę i zlecić roboty, ustala umowa.

Podpis inspektora nadzoru potwierdza stan faktyczny i potrzebę robót, ale nie musi oznaczać zgody inwestora na zapłatę. Według art. 25 Prawa budowlanego inspektor reprezentuje inwestora na budowie przez kontrolę zgodności realizacji z projektem i przepisami, sprawdza jakość robót i potwierdza roboty faktycznie wykonane. Prawo do zlecania robót i zmiany wynagrodzenia w imieniu inwestora wynika z umowy albo pełnomocnictwa, a nie z tego przepisu. Dlatego wzór rozdziela podpisy pod stanem faktycznym i pod decyzją.

Podwykonawca podpisuje protokół z generalnym wykonawcą. Jeśli zmiana rozszerza zakres zgłoszony inwestorowi na podstawie art. 647¹ KC, nowy zakres zgłoś inwestorowi na piśmie przed rozpoczęciem tych robót, na [wzorze zgłoszenia podwykonawcy inwestorowi (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/zgloszenie-podwykonawcy-inwestorowi).

## Jak wypełnić protokół konieczności krok po kroku?

Protokół wypełnia się na budowie, w obecności osób, które stwierdziły potrzebę zmiany. Opis ma pozwolić osobie spoza budowy zrozumieć, co się stało i dlaczego roboty są potrzebne.

1. Wpisz numer protokołu, datę, umowę, rodzaj wynagrodzenia i uczestników z funkcjami; przy podwykonawstwie także umowę główną.
2. Opisz okoliczność tak, jak ją stwierdzono: obiekt, kondygnację, osie, datę, kto stwierdził. Dołącz zdjęcia i rysunki.
3. Zaznacz przyczynę i powołaj wpis w dzienniku budowy, jeśli został dokonany.
4. Wypisz roboty dodatkowe, a osobno roboty zaniechane z zastępującymi je robotami zamiennymi: opis, jednostkę, ilość.
5. Wskaż podstawę wyceny i szacunkową wartość albo termin przedłożenia kosztorysu lub oferty.
6. Opisz wpływ na termin: o ile dni i których etapów harmonogramu dotyczy zmiana.
7. Zaznacz decyzję (zlecenie, aneks, polecenie zmiany albo odmowa) i zbierz podpisy osób umocowanych.

## Jakie błędy popełnia się przy protokole konieczności?

Najczęstszy błąd to protokół sporządzony po wykonaniu robót, z podpisem samego inspektora nadzoru i bez wyceny. Taki dokument potwierdza, że roboty były potrzebne, ale nie dowodzi zgody zamawiającego na wynagrodzenie. Inne błędy to brak rozdzielenia robót dodatkowych i zamiennych, przez co nie da się rozliczyć różnicy, brak wpływu na termin i podwykonawca bez pisemnego potwierdzenia od generalnego wykonawcy. Pisemna akceptacja ma też znaczenie dla gwarancji zapłaty, której wykonawca może żądać do wysokości wynagrodzenia z umowy oraz robót dodatkowych lub koniecznych zaakceptowanych na piśmie przez inwestora (art. 649³ § 1 KC).

W zamówieniu publicznym zmiana umowy bez nowego postępowania jest dopuszczalna m.in. przy robotach dodatkowych, które stały się niezbędne, jeśli zmiana wykonawcy nie może nastąpić z powodów ekonomicznych lub technicznych i spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów, a wzrost ceny przy każdej kolejnej zmianie nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy (art. 455 ust. 1 pkt 3 Pzp). Dopuszczalne są też zmiany o łącznej wartości poniżej progów unijnych i niższej niż 15% wartości pierwotnej umowy na roboty budowlane, jeśli nie zmieniają ogólnego charakteru umowy (art. 455 ust. 2). Po zmianie z ust. 1 pkt 3 lub 4 zamawiający publikuje ogłoszenie o zmianie umowy (art. 455 ust. 3 pkt 2). Protokół konieczności uzasadnia wtedy zmianę, ale nią nie jest. Odbiór robót po zmianie zgłosisz na [wzorze zgłoszenia gotowości do odbioru robót (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/zgloszenie-gotowosci-do-odbioru-robot).

## Co zawiera dokument

| Pole | Co wpisać |
| --- | --- |
| Numer, data, miejscowość | Kolejny numer protokołu na budowie i data sporządzenia. |
| Umowa i inwestycja | Numer i data umowy, rodzaj wynagrodzenia, nazwa budowy; przy podwykonawstwie także umowa główna. |
| Uczestnicy | Imię, nazwisko, firma i funkcja: kierownik budowy lub robót, inspektor nadzoru, projektant, przedstawiciel zamawiającego. |
| Rodzaj zmiany | Roboty dodatkowe, roboty zamienne, zaniechanie robót; można zaznaczyć kilka. |
| Opis okoliczności | Co stwierdzono, gdzie i kiedy; zdjęcia, rysunki, wpis w dzienniku budowy. |
| Przyczyna | Dokumentacja, warunki gruntowe lub stan istniejący, decyzja zamawiającego, przepisy lub decyzja organu, inna. |
| Roboty dodatkowe | Tabela: opis, jednostka, ilość, uwagi. |
| Roboty zaniechane i zamienne | Pozycja z umowy, która odpada, i robota, która ją zastępuje, z jednostką i ilością. |
| Wycena | Podstawa: ceny jednostkowe z oferty, katalog nakładów, kalkulacja; szacunkowa wartość netto. |
| Wpływ na termin | Liczba dni i etapy harmonogramu, których dotyczy zmiana. |
| Zmiana projektu lub decyzji | Czy potrzebne jest uzgodnienie projektanta albo zmiana pozwolenia na budowę. |
| Decyzja i podpisy | Zlecenie, aneks, polecenie zmiany albo odmowa; podpisy osób umocowanych przez strony. |

## Najczęstsze pytania

### Czy protokół konieczności jest obowiązkowy?

Żaden przepis nie nakazuje protokołu konieczności. Obowiązek wynika zwykle z umowy, zwłaszcza w zamówieniach publicznych i w umowach na wzorach generalnych wykonawców. Bez takiego dokumentu trudniej wykazać, że zamawiający zgodził się na roboty dodatkowe przed ich wykonaniem.

### Kto podpisuje protokół konieczności?

Przedstawiciele obu stron umowy: kierownik budowy lub robót wykonawcy, inspektor nadzoru albo inna osoba wskazana przez inwestora, a przy zmianie rozwiązań projektowych także projektant. Decyzję o zleceniu robót i zapłacie podpisuje osoba umocowana przez zamawiającego.

### Czy za roboty dodatkowe należy się zapłata bez aneksu?

To zależy od umowy i rodzaju wynagrodzenia. Przy kosztorysie wykonawca nie może żądać podwyższenia za prace dodatkowe wykonane bez zgody zamawiającego (art. 630 § 2 KC). Przy ryczałcie prace objęte umową nie podwyższają wynagrodzenia (art. 632 § 1 KC), a prace spoza umowy wymagają osobnego zlecenia. Jeśli umowa wymaga aneksu, sam protokół nie wystarczy.

### Czy protokół konieczności można sporządzić po wykonaniu robót?

Można, ale to słaby dowód. Protokół po fakcie opisuje, co zrobiono, a nie potwierdza zgody zamawiającego przed rozpoczęciem prac. Gdy roboty są pilne, np. zabezpieczenie wykopu, zrób wpis w dzienniku budowy, od razu zawiadom zamawiającego na piśmie i podpisz protokół najszybciej, jak się da.

### Czym różnią się roboty dodatkowe od zamiennych?

Roboty dodatkowe wykraczają poza zakres umowy. Roboty zamienne zastępują roboty z umowy innym rozwiązaniem, więc zawsze towarzyszą im roboty zaniechane. Wzór ma na to dwie osobne tabele, żeby dało się rozliczyć różnicę wartości.

## Źródła

- [Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/795/text.pdf)
- [Prawo budowlane, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 524 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/524/text.pdf)
- [Prawo zamówień publicznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 793 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/793/text.pdf)

## Poradniki do tego wzoru

- [Roboty dodatkowe i zamienne: jak je zlecić, udokumentować i rozliczyć](https://atestero.pl/baza-wiedzy/roboty-dodatkowe-i-zamienne-rozliczenie)
- [Umowa podwykonawcza na roboty budowlane: co powinna zawierać](https://atestero.pl/baza-wiedzy/umowa-podwykonawcza-co-powinna-zawierac)
- [Podwykonawcy w zamówieniach publicznych: art. 462–465 Pzp w praktyce](https://atestero.pl/baza-wiedzy/podwykonawcy-w-zamowieniach-publicznych-pzp)
- [Dziennik budowy: kto robi wpisy, przykładowe wpisy i elektroniczny dziennik budowy (EDB)](https://atestero.pl/baza-wiedzy/dziennik-budowy-wpisy-i-elektroniczny-dziennik)
- [Protokół odbioru robót budowlanych: rodzaje, treść, odmowa odbioru i wady](https://atestero.pl/baza-wiedzy/protokol-odbioru-robot-budowlanych)

Źródło: Atestero, „Protokół konieczności robót dodatkowych i zamiennych”, https://atestero.pl/wzory/protokol-koniecznosci (aktualizacja 2026-10-07).