# Rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia BHP: wzór Word i PDF

- Adres: https://atestero.pl/wzory/rejestr-wydanych-zaswiadczen-o-ukonczeniu-szkolenia-bhp
- Aktualizacja: 2026-10-28
- Stan prawny sprawdzony: 2026-10-26
- Pobieranie: bezpłatnie, bez rejestracji

## W skrócie

Rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia BHP prowadzi organizator szkolenia: pracodawca, który sam organizuje i prowadzi szkolenie, albo jednostka szkoleniowa (§ 5 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP). Numer z rejestru wpisuje się na zaświadczeniu w polu „Nr zaświadczenia wg rejestru” (załącznik nr 3). Rozporządzenie nie podaje wzoru rejestru, więc kolumny tego wzoru powtarzają dane z zaświadczenia.

Wzór ma dwie strony A4. Pierwsza to dane organizatora szkolenia, osoba prowadząca rejestr, rok lub tom, zasada numeracji, osoby upoważnione do podpisu zaświadczeń i pierwsze 13 wierszy. Druga to kolejne 19 wierszy i zamknięcie rejestru za rok lub tom. Kolumny: numer, imię (imiona) i nazwisko z datą urodzenia, pełna nazwa szkolenia, forma, okres, data wydania i numer protokołu egzaminu. Samo zaświadczenie wypełnisz na [wzorze zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/zaswiadczenie-o-ukonczeniu-szkolenia-bhp).

## Pliki do pobrania

- [Pobierz DOCX (do edycji)](https://atestero.pl/wzory/rejestr-wydanych-zaswiadczen-o-ukonczeniu-szkolenia-bhp.docx)
- [Pobierz PDF (do wydruku)](https://atestero.pl/wzory/rejestr-wydanych-zaswiadczen-o-ukonczeniu-szkolenia-bhp.pdf)

## Kto prowadzi rejestr wydanych zaświadczeń?

Organizatorem szkolenia jest pracodawca, który organizuje i prowadzi szkolenie, albo jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie BHP (§ 5). Organizatorzy zapewniają dokumentację w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń (§ 5 pkt 6). Jeśli firma budowlana sama prowadzi instruktaż okresowy swoich robotników, rejestr prowadzi ona. Jeśli szkoli jednostka szkoleniowa na zlecenie pracodawcy (§ 4 ust. 1), rejestr prowadzi jednostka. Przy szkoleniu grupowym podpisy uczestników i nazwy ich firm zbiera [lista obecności na szkoleniu BHP (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/lista-obecnosci-na-szkoleniu-bhp).

Pracodawca, który szkolenia zleca, przechowuje odpis zaświadczenia w aktach osobowych uczestnika (§ 16 ust. 3). Szkolenie robotników firma może oprzeć na [wzorze programu szkolenia okresowego BHP dla stanowisk robotniczych (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/program-szkolenia-okresowego-bhp-stanowiska-robotnicze). Szkolenie osób będących pracodawcami prowadzą tylko jednostki szkoleniowe (§ 4 ust. 2), więc zaświadczenia właściciela firmy firma sama nie wydaje. Szkolenie projektantów, konstruktorów i technologów można oprzeć na [wzór programu szkolenia okresowego BHP pracowników inżynieryjno-technicznych (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/program-szkolenia-okresowego-bhp-pracownikow-inzynieryjno-technicznych).

> **Stan prawny sprawdzony 2026-10-26.** § 4, § 5 pkt 6, § 13 ust. 1, § 15 ust. 1 i 2, § 16 oraz załącznik nr 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1327) sprawdzono w tekście z bazy ELI (odczyt 26 października 2026 r.). W bazie ELI akt ma status obowiązującego, a jedyna zmiana po tekście jednolitym (Dz.U. 2025 poz. 1640, od 12 grudnia 2025 r.) dotyczy tylko § 12, czyli karty szkolenia wstępnego. Rozporządzenie wymaga rejestru wydanych zaświadczeń, ale nie określa jego wzoru, formy ani okresu przechowywania; układ kolumn opracowano na podstawie danych z wzoru zaświadczenia.

## Jakie kolumny ma rejestr i skąd się biorą?

Rozporządzenie nakazuje prowadzić rejestr, ale nie określa jego układu. Kolumny wzoru powtarzają więc dane, które organizator i tak wpisuje na zaświadczeniu według załącznika nr 3: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, pełną nazwę szkolenia z rodzajem i grupą osób, formę szkolenia, okres od–do, datę wystawienia i numer zaświadczenia według rejestru. Dzięki temu po numerze z zaświadczenia da się odnaleźć wpis i porównać dane.

Kolumna z numerem protokołu egzaminu łączy wpis z drugim dokumentem z § 5 pkt 6. Zaświadczenie potwierdza ukończenie szkolenia z wynikiem pozytywnym, a egzamin odbywa się przed komisją powołaną przez organizatora (§ 16 ust. 2 i 3).

1. forma: instruktaż, kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane (przypis do zał. nr 3, § 13 ust. 1, § 15 ust. 1 i 2)
2. nazwa: rodzaj szkolenia i grupa osób, np. szkolenie okresowe dla stanowisk robotniczych
3. data wydania: po egzaminie z wynikiem pozytywnym
4. numer: ten sam na zaświadczeniu i w rejestrze

## Jak nadawać numery i jak prowadzić rejestr na co dzień?

Rozporządzenie nie narzuca sposobu numeracji, formy rejestru ani okresu jego przechowywania. Wzór ma pole na zasadę numeracji, na przykład kolejny numer i rok, i zamknięcie za rok lub tom z liczbą wpisów. Numer nadaje się przy wydaniu zaświadczenia i wpisuje od razu w obu miejscach. Gdy zaświadczenie wystawiono z błędem, czytelniej jest opisać to w uwagach przy zamknięciu niż użyć tego samego numeru drugi raz.

Rejestr organizatora różni się od arkusza terminów, w którym pracodawca pilnuje dat kolejnych szkoleń całej ekipy. Ten drugi to [rejestr szkoleń, badań i uprawnień (XLSX)](https://atestero.pl/wzory/rejestr-szkolen-badan-uprawnien), a terminy szkoleń okresowych opisuje poradnik [szkolenie BHP co ile lat](https://atestero.pl/baza-wiedzy/szkolenie-bhp-co-ile-lat). Terminy do zaplanowania na kolejny rok zestawia [plan szkoleń BHP na rok (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/plan-szkolen-bhp-na-rok).

## Co zawiera dokument

| Pole | Co wpisać |
| --- | --- |
| Organizator szkolenia | Pracodawca organizujący szkolenie albo jednostka szkoleniowa (§ 5). |
| Prowadzący i osoby upoważnione | Kto prowadzi rejestr; kto podpisuje zaświadczenia w imieniu organizatora (zał. nr 3). |
| Numeracja | Zasada numeracji i rok lub tom rejestru; numer ten sam co na zaświadczeniu. |
| Uczestnik | Imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, jak na zaświadczeniu (zał. nr 3). |
| Szkolenie | Pełna nazwa z rodzajem i grupą osób, forma, okres od–do. |
| Data wydania | Data wystawienia zaświadczenia po egzaminie z wynikiem pozytywnym (§ 16 ust. 3). |
| Protokół egzaminu | Numer protokołu przebiegu egzaminu (§ 5 pkt 6, § 16 ust. 2). |
| Zamknięcie | Liczba wpisów, data zamknięcia, uwagi, podpisy. |

## Najczęstsze pytania

### Czy pracodawca musi prowadzić rejestr zaświadczeń BHP?

Tak, jeśli sam organizuje i prowadzi szkolenie, bo jest wtedy organizatorem szkolenia (§ 5 pkt 6). Gdy szkolenie prowadzi jednostka szkoleniowa, rejestr prowadzi ona, a pracodawca przechowuje odpis zaświadczenia w aktach osobowych (§ 16 ust. 3).

### Co wpisać w rejestrze wydanych zaświadczeń o szkoleniu BHP?

Przepis nie podaje kolumn. Najprościej powtórzyć dane z zaświadczenia według załącznika nr 3: numer, imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, pełną nazwę i formę szkolenia, okres oraz datę wystawienia.

### Czy rejestr zaświadczeń BHP można prowadzić w Excelu?

Rozporządzenie nie określa formy rejestru, wymaga tylko, by organizator go prowadził (§ 5 pkt 6). Ważne, żeby numer w rejestrze zgadzał się z numerem na zaświadczeniu i żeby nie powtarzać numerów.

## Źródła

- [Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP, Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860, status i zmiany (ELI)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2004/1860/ogl)
- [Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1327 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1327/text.pdf)
- [Rozporządzenie z 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP, Dz.U. 2025 poz. 1640 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1640/text.pdf)

## Poradniki do tego wzoru

- [Rejestr szkoleń, badań i uprawnień w Excelu: struktura, formuły i kolorowanie terminów](https://atestero.pl/baza-wiedzy/rejestr-szkolen-badan-i-uprawnien-w-excelu)
- [Szkolenie BHP co ile lat? Szkolenie okresowe co 1, 3, 5 lub 6 lat według stanowiska](https://atestero.pl/baza-wiedzy/szkolenie-bhp-co-ile-lat)
- [Szkolenie BHP przy zmianie pracodawcy: co przechodzi z poprzedniej pracy](https://atestero.pl/baza-wiedzy/szkolenie-bhp-przy-zmianie-pracodawcy)

Źródło: Atestero, „Rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia BHP: wzór Word i PDF”, https://atestero.pl/wzory/rejestr-wydanych-zaswiadczen-o-ukonczeniu-szkolenia-bhp (aktualizacja 2026-10-28).