# Rejestr wypadków przy pracy — wzór Word i PDF (dla firm budowlanych)

- Adres: https://atestero.pl/wzory/rejestr-wypadkow-przy-pracy
- Aktualizacja: 2026-10-13
- Stan prawny sprawdzony: 2026-10-13
- Pobieranie: bezpłatnie, bez rejestracji

## W skrócie

Rejestr wypadków przy pracy prowadzi każdy pracodawca (art. 234 § 3 Kodeksu pracy) na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych. Zakres podaje § 16 ust. 2 rozporządzenia z 1 lipca 2009 r.: imię i nazwisko poszkodowanego, miejsce i data wypadku, skutki, data protokołu, kwalifikacja wypadku, data wniosku do ZUS, liczba dni niezdolności do pracy i wnioski profilaktyczne.

Wzór ma pięć stron A4. Na pierwszej wpisujesz dane pracodawcy i osobę, która prowadzi rejestr. Pod nimi jest objaśnienie kolumn i tabela wpisów. Kolejne trzy strony to dalsze wiersze tabeli z numeracją ciągłą, razem 89 wpisów. Ostatnia strona zawiera zestawienie roczne i tabelę kontroli rejestru. Osiem kolumn tabeli odpowiada ośmiu punktom § 16 ust. 2 rozporządzenia, w tej samej kolejności. Dane do wpisu bierzesz z zatwierdzonego protokołu, który przygotujesz na [wzorze protokołu powypadkowego (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/protokol-powypadkowy). Co robić od chwili wypadku na budowie do zatwierdzenia protokołu, opisuje poradnik [wypadek przy pracy na budowie: obowiązki](https://atestero.pl/baza-wiedzy/wypadek-przy-pracy-na-budowie-obowiazki).

## Pliki do pobrania

- [Pobierz DOCX (do edycji)](https://atestero.pl/wzory/rejestr-wypadkow-przy-pracy.docx)
- [Pobierz PDF (do wydruku)](https://atestero.pl/wzory/rejestr-wypadkow-przy-pracy.pdf)

## Kto prowadzi rejestr wypadków przy pracy i od kiedy?

Rejestr prowadzi pracodawca (art. 234 § 3 KP), czyli firma albo osoba fizyczna, która zatrudnia pracowników (art. 3 KP). Kodeks nie wprowadza progu liczby pracowników ani wyjątku dla małych firm, więc obowiązek ma też podwykonawca z trzema murarzami na etatach. Zakres rejestru określa rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 KP.

Przepisy nie mówią, od kiedy zakłada się rejestr, i nie podają terminu na wpis. Wpis powstaje na podstawie protokołu powypadkowego (§ 16 ust. 1 rozporządzenia). Zespół powypadkowy sporządza protokół najpóźniej w 14 dni od zawiadomienia o wypadku (§ 9 ust. 1), a pracodawca zatwierdza go w ciągu 5 dni od sporządzenia (§ 13 ust. 1). Wypadek najlepiej wpisać zaraz po zatwierdzeniu protokołu. Rejestr założony razem z pierwszą umową o pracę, nawet bez wpisów, pokażesz od ręki przy kontroli. O tym, jakie jeszcze dokumenty inspektor ogląda na budowie, piszemy w poradniku [kontrola PIP na budowie: co sprawdza inspektor](https://atestero.pl/baza-wiedzy/kontrola-pip-na-budowie-co-sprawdza-inspektor).

Forma rejestru nie jest określona. Wystarczy wydrukowana tabela, zeszyt albo plik na komputerze. W pliku DOCX dodasz kolejne wiersze tabeli, gdy zabraknie miejsca.

> **Stan prawny sprawdzony 2026-10-13.** Art. 3, art. 208 § 1 pkt 3, art. 234 § 1, § 3 i § 3¹, art. 237 § 1 pkt 1 i art. 283 § 1 Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245. § 8 ust. 1 i 3, § 9 ust. 1, § 13 ust. 1 i 4 oraz § 16 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy sprawdzono w tekście ogłoszonym w Dz.U. 2009 nr 105 poz. 870; baza ELI nie wykazuje aktów zmieniających to rozporządzenie. Stan na 13 października 2026 r. Przepisy nie podają wzoru ani formy rejestru, a kolumny wzoru odpowiadają § 16 ust. 2 pkt 1-8.

## Co wpisać do rejestru wypadków przy pracy?

Rozporządzenie wymienia osiem informacji (§ 16 ust. 2) i tyle samo kolumn ma tabela we wzorze. Numer na liście to numer kolumny i zarazem punktu przepisu. W nawiasach podajemy, z którego punktu urzędowego wzoru protokołu powypadkowego przepisać dane:

1. imię i nazwisko poszkodowanego (pkt 2 protokołu),
2. miejsce i datę wypadku: datę z pkt 2, miejsce z opisu okoliczności w pkt 4, na budowie z nazwą i adresem inwestycji,
3. informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego, np. rodzaj i umiejscowienie urazu (pkt 6) oraz rodzaj wypadku: indywidualny, zbiorowy, śmiertelny, ciężki albo powodujący czasową niezdolność do pracy (pkt 8),
4. datę sporządzenia protokołu powypadkowego (pkt 11); obok dopisz numer protokołu, żeby szybko znaleźć go w aktach,
5. stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy, czyli kwalifikację z pkt 7 protokołu,
6. datę przekazania do ZUS wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy,
7. liczbę dni niezdolności do pracy,
8. inne informacje, które nie są danymi osobowymi, a których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego (pkt 9 protokołu).

## Wypadek pracownika podwykonawcy na budowie: kto go rejestruje?

Wypadek wpisuje do rejestru pracodawca poszkodowanego. Okoliczności i przyczyny wypadku na terenie innego zakładu pracy ustala zespół powypadkowy powołany przez pracodawcę poszkodowanego, w obecności przedstawiciela pracodawcy, na którego terenie był wypadek (§ 8 ust. 1). Gdy na wniosek podwykonawcy ustalenia prowadzi generalny wykonawca, przekazuje on dokumentację pracodawcy poszkodowanego, a protokół zatwierdza pracodawca poszkodowanego (§ 8 ust. 3 i § 13 ust. 4). W obu wariantach protokół trafia do akt podwykonawcy i tam powstaje wpis.

Generalny wykonawca wpisuje do swojego rejestru wypadki własnych pracowników. Zdarzenia z udziałem pracowników podwykonawców może odnotować w osobnej ewidencji budowy. Pracodawcy, których pracownicy pracują w tym samym miejscu, ustalają zasady współdziałania na wypadek zagrożeń dla zdrowia lub życia (art. 208 § 1 pkt 3 KP). W tych zasadach albo w umowie podwykonawczej warto zapisać, że podwykonawca przekazuje generalnemu wykonawcy kopię protokołu albo przynajmniej wnioski profilaktyczne. Podział pozostałych obowiązków opisuje poradnik o [obowiązkach generalnego wykonawcy w zakresie BHP podwykonawców](https://atestero.pl/baza-wiedzy/obowiazki-generalnego-wykonawcy-bhp-podwykonawcow).

Rozporządzenie każe prowadzić rejestr na podstawie protokołów powypadkowych, a te sporządza się dla pracowników. Wypadek osoby na umowie zlecenia dokumentuje się kartą wypadku, więc § 16 go nie obejmuje. Takie zdarzenia możesz zapisać w osobnej tabeli, żeby mieć pełny obraz wypadków na swoich budowach.

## Jak długo przechowywać rejestr wypadków przy pracy?

Kodeks pracy podaje okres przechowywania protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową: 10 lat (art. 234 § 3¹ KP). Dla samego rejestru przepisy nie wskazują osobnego okresu. Rejestr powstaje z protokołów, więc najbezpieczniej przechowywać go co najmniej 10 lat od ostatniego wpisu. Przy rejestrze prowadzonym przez lata w jednym zeszycie albo pliku oznacza to przechowywanie całości.

W rejestrze są imiona i nazwiska oraz informacje o urazach, czyli dane o zdrowiu. Trzymaj go razem z dokumentacją powypadkową, w miejscu dostępnym tylko dla osób zajmujących się BHP i kadrami. Plik na komputerze zabezpiecz hasłem albo uprawnieniami do folderu.

## Jak uzupełniać rejestr i jakich błędów unikać?

Kolumn (6) i (7) zwykle nie da się wypełnić w dniu wpisu, bo poszkodowany jest jeszcze na zwolnieniu lekarskim. Wróć do wpisu, gdy pracownik wróci do pracy. W tabeli kontroli rejestru na ostatniej stronie wzoru zapisujesz, kto i kiedy sprawdził rejestr oraz co uzupełnił.

Zestawienie roczne zbiera liczbę wpisów, wypadków uznanych za wypadki przy pracy, wypadków śmiertelnych, ciężkich lub zbiorowych i łączną liczbę dni niezdolności do pracy. Po wypadku pracodawca stosuje środki zapobiegające podobnym zdarzeniom (art. 234 § 1 KP), a liczby z zestawienia przydadzą się przy przeglądzie [karty oceny ryzyka zawodowego (DOCX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/ocena-ryzyka-zawodowego-wzor). Dane dla całej branży zebraliśmy w tekście [wypadki przy pracy w budownictwie: statystyki GUS](https://atestero.pl/baza-wiedzy/wypadki-przy-pracy-w-budownictwie-statystyki).

Przy przeglądzie rejestru sprawdź zwłaszcza te punkty:

1. Brak wpisu, gdy zespół uznał, że zdarzenie nie jest wypadkiem przy pracy. Rejestr prowadzi się na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych (§ 16 ust. 1), a kolumna (5) służy właśnie do zapisania kwalifikacji, także negatywnej.
2. Dane osobowe w kolumnie (8). Rozporządzenie dopuszcza tam tylko informacje, które nie są danymi osobowymi (§ 16 ust. 2 pkt 8). PESEL, adres poszkodowanego i nazwiska świadków zostają w protokole.
3. Puste kolumny (6) i (7) wiele miesięcy po wypadku. Wyznacz osobę, która je uzupełnia, i termin, np. przy kwartalnym przeglądzie rejestru.
4. Wypadki pracowników podwykonawcy w rejestrze generalnego wykonawcy. Te wypadki rejestruje pracodawca poszkodowanego, bo to jego zespół sporządza protokół.
5. Brak rejestru w małej firmie. Obowiązek z art. 234 § 3 KP nie zależy od liczby pracowników, a za nieprzestrzeganie przepisów BHP art. 283 § 1 KP przewiduje grzywnę od 2000 zł do 60 000 zł.

## Co zawiera dokument

| Pole | Co wpisać |
| --- | --- |
| Pracodawca | Nazwa lub imię i nazwisko, adres siedziby, NIP, REGON. |
| Osoba prowadząca rejestr | Imię, nazwisko, funkcja i kontakt; data założenia rejestru, tom lub rok. |
| (1) Imię i nazwisko poszkodowanego | § 16 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia z 1 lipca 2009 r. |
| (2) Miejsce i data wypadku | Budowa (nazwa, adres) i data zdarzenia (§ 16 ust. 2 pkt 2). |
| (3) Skutki wypadku | Rodzaj urazu i rodzaj wypadku: zbiorowy, ciężki, śmiertelny, z czasową niezdolnością do pracy (§ 16 ust. 2 pkt 3). |
| (4) Data protokołu | Data sporządzenia protokołu powypadkowego, obok numer protokołu (§ 16 ust. 2 pkt 4). |
| (5) Wypadek przy pracy: tak / nie | Kwalifikacja z protokołu, także negatywna (§ 16 ust. 2 pkt 5). |
| (6) Data wniosku do ZUS | Data przekazania do ZUS wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy (§ 16 ust. 2 pkt 6). |
| (7) Dni niezdolności do pracy | Liczba dni, uzupełniana po powrocie pracownika do pracy (§ 16 ust. 2 pkt 7). |
| (8) Inne informacje | Bez danych osobowych; wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego (§ 16 ust. 2 pkt 8). |
| Zestawienie roczne | Liczba wpisów, wypadki przy pracy, śmiertelne, ciężkie lub zbiorowe, łączna liczba dni niezdolności, podpis. |
| Kontrola prowadzenia rejestru | Data, zakres sprawdzenia, kto sprawdził, podpis. |

## Najczęstsze pytania

### Czy istnieje urzędowy wzór rejestru wypadków przy pracy?

Nie. Rozporządzenie z 1 lipca 2009 r. wymienia tylko informacje, które rejestr zawiera (§ 16 ust. 2), bez formularza. Pracodawca może użyć własnej tabeli, jeśli ma ona wszystkie osiem pozycji.

### Czy rejestr wypadków można prowadzić w Excelu albo w systemie kadrowym?

Tak. Przepisy nie określają formy rejestru, więc może to być arkusz, plik tekstowy albo moduł programu kadrowego. Plik powinien mieć wszystkie kolumny z § 16 ust. 2 i dostęp ograniczony do osób zajmujących się BHP i kadrami, bo zawiera dane o zdrowiu.

### Czy do rejestru wpisuje się zdarzenie, którego zespół nie uznał za wypadek przy pracy?

Tak. Rejestr prowadzi się na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych (§ 16 ust. 1), a jedną z jego pozycji jest stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy (§ 16 ust. 2 pkt 5). W kolumnie (5) wpisujesz wtedy „nie”.

### Czy generalny wykonawca wpisuje do rejestru wypadki pracowników podwykonawcy?

Nie. Protokół sporządza zespół powołany przez pracodawcę poszkodowanego (§ 8 ust. 1 rozporządzenia), więc wpis robi podwykonawca jako pracodawca. Generalny wykonawca może prowadzić osobną ewidencję zdarzeń na budowie i umówić się z podwykonawcami na przekazywanie kopii protokołów.

### Czy wypadek zleceniobiorcy trzeba wpisać do rejestru wypadków przy pracy?

§ 16 rozporządzenia mówi o protokołach powypadkowych, które sporządza się dla pracowników. Wypadek osoby na umowie zlecenia dokumentuje się kartą wypadku i przepis go nie obejmuje. Można go zapisać w osobnej tabeli.

## Źródła

- [Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (ELI)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1245/ogl)
- [Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1245/text.pdf)
- [Rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, § 16 (Dz.U. 2009 nr 105 poz. 870, PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2009/870/text.pdf)
- [Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. 2019 poz. 1071, PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2019/1071/text.pdf)

## Poradniki do tego wzoru

- [Wypadek przy pracy na budowie: obowiązki, gdy poszkodowany jest pracownikiem podwykonawcy](https://atestero.pl/baza-wiedzy/wypadek-przy-pracy-na-budowie-obowiazki)
- [Generalny wykonawca a BHP podwykonawców: obowiązki, wymagania i podział odpowiedzialności](https://atestero.pl/baza-wiedzy/obowiazki-generalnego-wykonawcy-bhp-podwykonawcow)
- [Kontrola PIP na budowie: co sprawdza inspektor pracy i jak się przygotować](https://atestero.pl/baza-wiedzy/kontrola-pip-na-budowie-co-sprawdza-inspektor)
- [Wypadki przy pracy w budownictwie: statystyki GUS za 2023–2025 i I półrocze 2026 r.](https://atestero.pl/baza-wiedzy/wypadki-przy-pracy-w-budownictwie-statystyki)
- [Ocena ryzyka zawodowego na budowie: co zawiera, kto ją robi i kiedy ją zaktualizować](https://atestero.pl/baza-wiedzy/ocena-ryzyka-zawodowego-na-budowie)

Źródło: Atestero, „Rejestr wypadków przy pracy”, https://atestero.pl/wzory/rejestr-wypadkow-przy-pracy (aktualizacja 2026-10-13).