# Upoważnienie do sprawdzania dokumentów pracowników: wzór Word i PDF

- Adres: https://atestero.pl/wzory/upowaznienie-do-kontroli-dokumentow-pracownikow
- Aktualizacja: 2026-10-31
- Stan prawny sprawdzony: 2026-10-28
- Pobieranie: bezpłatnie, bez rejestracji

## W skrócie

Upoważnienie do sprawdzania dokumentów pracowników to pismo, w którym pracodawca wskazuje osobę mogącą wglądać w dokumenty pracowników, na przykład szkolenia, badania i uprawnienia, i określa zakres tego wglądu. RODO wymaga, by osoba działająca z upoważnienia administratora przetwarzała dane wyłącznie na jego polecenie (art. 29 i art. 32 ust. 4), ale nie określa formy upoważnienia.

Wzór ma dwie strony A4. Pierwsza to administrator, upoważniona osoba, cel, zakres dokumentów, dozwolone czynności, zasady poufności i bezpieczeństwa, okres ważności i podpisy z potwierdzeniem zapoznania. Druga to ewidencja osób upoważnionych z datami nadania i odwołania. To, jakie dane generalny wykonawca w ogóle zbiera od podwykonawców, opisuje poradnik [RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy](https://atestero.pl/baza-wiedzy/rodo-a-dokumenty-pracownikow-podwykonawcy). Terminy ważności z dokumentów zapisujesz w [wykazie pracowników podwykonawcy (XLSX, PDF)](https://atestero.pl/wzory/wykaz-pracownikow-podwykonawcy).

## Pliki do pobrania

- [Pobierz DOCX (do edycji)](https://atestero.pl/wzory/upowaznienie-do-kontroli-dokumentow-pracownikow.docx)
- [Pobierz PDF (do wydruku)](https://atestero.pl/wzory/upowaznienie-do-kontroli-dokumentow-pracownikow.pdf)

## Czy upoważnienie do dokumentów pracowników jest wymagane?

RODO nie mówi, że upoważnienie ma mieć formę pisemną ani że trzeba prowadzić ewidencję upoważnień. Wymaga rezultatu. Podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub państwa członkowskiego (art. 29). Administrator podejmuje działania w celu zapewnienia, by każda taka osoba tak postępowała (art. 32 ust. 4).

Przeglądanie danych jest przetwarzaniem (art. 4 pkt 2 RODO). Administrator odpowiada za przestrzeganie zasad z art. 5 ust. 1 i musi umieć wykazać ich przestrzeganie (art. 5 ust. 2), a w tym celu wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (art. 24 ust. 1). Pismo z zakresem, celem i podpisem jest takim środkiem. To praktyka dowodowa, a nie wymóg formy z przepisu.

Art. 208 KP nie opisuje sprawdzania dokumentów pracowników. Gdy pracownicy różnych pracodawców pracują jednocześnie w tym samym miejscu, pracodawcy mają obowiązek współpracować, wyznaczyć koordynatora BHP, ustalić zasady współdziałania na wypadek zagrożeń oraz informować siebie nawzajem i pracowników o działaniach zapobiegających zagrożeniom (art. 208 § 1 KP). Wyznaczenie koordynatora nie zwalnia pracodawców z obowiązku zapewnienia BHP własnym pracownikom (§ 2). Pracodawca, na którego terenie pracują pracownicy innych pracodawców, dostarcza im informacje z art. 207¹ KP do przekazania pracownikom (§ 3). Rolę koordynatora opisuje poradnik [koordynator BHP na budowie: obowiązki](https://atestero.pl/baza-wiedzy/koordynator-bhp-na-budowie-obowiazki).

> **Stan prawny sprawdzony 2026-10-28.** Art. 22¹ § 1 i 3–4, art. 207¹ i art. 208 § 1–3 Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245 (baza ELI, tekst pobrany 17 października 2026 r., odczyt 28 października 2026 r.; późniejsza zmiana Dz.U. 2026 poz. 1046 nie dotyczy tych artykułów). Art. 4 pkt 2 i 7, art. 5 ust. 1 lit. c i f oraz ust. 2, art. 9 ust. 1, art. 24 ust. 1, art. 29, art. 32 i art. 33 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 sprawdzono w polskim tekście skonsolidowanym ze sprostowaniami (Publications Office UE, odczyt 28 października 2026 r.). RODO nie określa formy upoważnienia ani nie wymaga ewidencji upoważnień, a art. 208 KP nie reguluje sprawdzania dokumentów pracowników. Przepisy nie podają wzoru upoważnienia.

## Kto wystawia upoważnienie i dla kogo?

Upoważnienie wystawia administrator, czyli ten, kto samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (art. 4 pkt 7 RODO). Pracodawca upoważnia własnych pracowników i osoby pracujące u niego na innej podstawie: kierownika budowy, kierownika robót, specjalistę BHP, koordynatora, osobę z kadr, pracownika bramy. Podwykonawca upoważnia swoich ludzi do własnych akt pracowniczych, a generalny wykonawca swoich do dokumentów, które dostaje od podwykonawców przed wejściem na budowę. Przekazywanie dokumentów między firmami ustala umowa podwykonawcza.

Upoważnienie nie zastępuje podstawy przetwarzania z art. 6 RODO ani nie rozszerza zakresu danych. Art. 22¹ § 1 i 3 KP wylicza dane, których pracodawca żąda od kandydata i pracownika, w tym numer PESEL od pracownika (§ 3 pkt 2). Inne dane pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (§ 4). Upoważnienie ogranicza krąg osób i czynności, a zakres danych ustalasz osobno.

## Co wpisać w zakresie i zasadach?

Zakres określ minimalnie. Dane mają być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Dla większości stanowisk wystarczy wgląd w zaświadczenie ze szkolenia BHP, w uprawnienia do obsługi urządzeń oraz w orzeczenie lekarskie w części o braku przeciwwskazań do pracy na stanowisku i terminie ważności. Dane dotyczące zdrowia należą do szczególnej kategorii (art. 9 ust. 1 RODO), więc nie kopiuj orzeczeń i nie przepisuj z nich nic ponad wynik i datę.

Dane mają być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo (art. 5 ust. 1 lit. f RODO), a administrator zgłasza naruszenie ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w 72 godziny po stwierdzeniu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (art. 33 ust. 1 RODO). Ocenę ryzyka robi administrator, więc upoważniony powinien zgłosić incydent od razu. Okres ważności upoważnienia RODO nie wyznacza, dlatego wpisz datę końcową zgodną z czasem robót, umowy albo zmiany stanowiska.

1. kopiowanie, fotografowanie i przesyłanie dokumentów tylko wtedy, gdy upoważnienie to wprost dopuszcza
2. zapis w rejestrze tylko tego, co potrzebne do decyzji o wejściu: imię, nazwisko, firma, daty ważności
3. zachowanie poufności także po ustaniu upoważnienia
4. zgłoszenie incydentu (zgubiony skan, zły adres wiadomości) administratorowi od razu

## Ewidencja osób upoważnionych i odwołanie

Art. 29 i 32 ust. 4 RODO nie nakazują prowadzenia ewidencji upoważnień. Ewidencja pomaga jednak wykazać, kto i kiedy miał dostęp do dokumentów (art. 5 ust. 2). Druga strona wzoru ma tabelę: osoba, stanowisko, zakres, data nadania, data odwołania, podpis. Odwołanie wpisz do ewidencji z datą i odbierz dostęp do systemu, skrzynki i teczek. Jak uporządkować kontrolę dokumentów całej budowy, pokazuje poradnik [kontrola dokumentów podwykonawców na budowie](https://atestero.pl/baza-wiedzy/kontrola-dokumentow-podwykonawcow-na-budowie).

## Co zawiera dokument

| Pole | Co wpisać |
| --- | --- |
| Administrator | Pracodawca wystawiający upoważnienie: nazwa, adres, NIP, osoba podpisująca. |
| Upoważniony | Imię i nazwisko, stanowisko, budowa; data nadania upoważnienia. |
| Cel | Dopuszczenie do pracy lub wejścia na budowę, współpraca pracodawców (art. 208 KP), kontrola terminów szkoleń, badań i uprawnień. |
| Zakres dokumentów | Szkolenia BHP, uprawnienia, orzeczenie lekarskie (tylko wynik i termin, art. 9 ust. 1 RODO), dokument tożsamości przy wejściu bez kopiowania. |
| Dozwolone czynności | Wgląd, odnotowanie daty ważności; kopiowanie i przesyłanie tylko, gdy wprost dopuszczone (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). |
| Zasady poufności i bezpieczeństwa | Przetwarzanie wyłącznie na polecenie administratora (art. 29 i art. 32 ust. 4 RODO), poufność, zgłaszanie incydentów. |
| Okres i odwołanie | Data końcowa, odwołanie przez administratora, wygaśnięcie przy zmianie stanowiska. |
| Podpisy | Podpis administratora lub osoby upoważnionej do reprezentacji i potwierdzenie zapoznania przez upoważnionego. |
| Ewidencja | Osoba, stanowisko, zakres, data nadania, data odwołania, podpis. |

## Najczęstsze pytania

### Czy upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników musi być na piśmie?

RODO nie określa formy. Wymaga, żeby osoba działająca z upoważnienia administratora przetwarzała dane wyłącznie na jego polecenie (art. 29), a administrator podejmuje działania w celu zapewnienia, by tak było (art. 32 ust. 4). Administrator musi umieć wykazać przestrzeganie zasad ochrony danych (art. 5 ust. 2), dlatego pismo z podpisem jest praktycznym sposobem, choć nie wynika z przepisu.

### Czy art. 208 KP daje generalnemu wykonawcy prawo sprawdzania dokumentów pracowników podwykonawcy?

Art. 208 § 1 KP nakłada obowiązki współpracy, wyznaczenia koordynatora, ustalenia zasad współdziałania i wzajemnego informowania. Nie mówi o wglądzie w dokumenty pracowników innego pracodawcy. Zakres tego wglądu ustala umowa podwykonawcza, a upoważnienie wystawia ten, kto sam przetwarza dane, zgodnie z zasadą minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

### Na jak długo wystawić upoważnienie do dokumentów pracowników?

RODO nie wyznacza okresu ważności. Wpisz datę końcową zgodną z czasem robót albo umowy i przewiduj wygaśnięcie przy zmianie stanowiska lub odwołaniu. Odwołanie zapisz w ewidencji z datą i odbierz dostęp do dokumentów oraz systemów.

## Źródła

- [Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (ELI)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1245/ogl)
- [Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (PDF)](https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1245/text.pdf)
- [Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), tekst skonsolidowany, art. 4, 5, 9, 24, 29, 32, 33 (EUR-Lex)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:02016R0679-20160504)

## Poradniki do tego wzoru

- [RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy: co może zbierać generalny wykonawca](https://atestero.pl/baza-wiedzy/rodo-a-dokumenty-pracownikow-podwykonawcy)
- [Koordynator BHP na budowie: obowiązki, kwalifikacje i podział odpowiedzialności](https://atestero.pl/baza-wiedzy/koordynator-bhp-na-budowie-obowiazki)
- [Jak uporządkować kontrolę dokumentów podwykonawców na budowie](https://atestero.pl/baza-wiedzy/kontrola-dokumentow-podwykonawcow-na-budowie)

Źródło: Atestero, „Upoważnienie do sprawdzania dokumentów pracowników: wzór Word i PDF”, https://atestero.pl/wzory/upowaznienie-do-kontroli-dokumentow-pracownikow (aktualizacja 2026-10-31).