Baza wiedzy

Terminy dokumentów

Jak kontrolować terminy badań, szkoleń BHP i uprawnień

Kalendarz terminów sam w sobie nie rozwiązuje problemu. Trzeba jeszcze wiedzieć, której osoby dotyczy dokument, czy pracownik jest planowany do pracy i kto ma zareagować.

Sprawdź bezpłatny pilotaż
Krótka odpowiedź

Każdy dokument wymagający daty powinien mieć zapisany okres ważności, próg ostrzeżenia i powiązanie z pracownikiem. Alert jest użyteczny dopiero wtedy, gdy trafia do osoby odpowiedzialnej i wpływa na planowaną ekipę.

Autor: Jędrzej Poliński · Dla BHP, administracji dokumentów, kierowników oraz osób przygotowujących składy ekip. · Opublikowano · Aktualizacja
01

Rozróżnij dokument ważny, wygasający i nieważny

Próg ostrzeżenia pozwala reagować przed końcem ważności. Powinien być ustalony adekwatnie do czasu potrzebnego na uzyskanie nowego dokumentu i jego weryfikację.

02

Połącz termin z planem pracy

Najwyższy priorytet ma dokument osoby zaplanowanej w najbliższej ekipie. Dzięki temu lista działań nie jest oderwana od rzeczywistego harmonogramu.

  • termin dokumentu
  • data planowanej pracy
  • firma odpowiedzialna za uzupełnienie
  • osoba weryfikująca
03

Nie zmieniaj statusu wyłącznie na podstawie deklaracji

Nowa data wpisana przez przesyłającego nie powinna sama przywracać gotowości. Najpierw dokument trafia do ręcznej decyzji.

RZECZYWISTY SCENARIUSZ PROCESU

Przykład: uprawnienie wygasa za 14 dni

Pracownik jest w ekipie na przyszły tydzień, dlatego dokument trafia wyżej na liście działań niż termin osoby bez planowanego przypisania.

  1. System wskazuje termin i pracownika
  2. Firma otrzymuje prośbę o aktualny dokument
  3. Nowy plik czeka na decyzję
  4. Po zatwierdzeniu stan jest przeliczany

Pytania dotyczące tego procesu

Odpowiedzi odnoszą się do organizacji procesu. Zakres prawny i dokumentowy należy potwierdzić dla konkretnej firmy oraz budowy.

01Ile dni wcześniej ostrzegać o końcu ważności?

Nie ma jednej wartości dla każdego dokumentu. Próg powinien uwzględniać czas potrzebny na odnowienie i wewnętrzny proces organizacji.

02Czy wygasający dokument zawsze blokuje pracownika?

Przed końcem ważności może być tylko ostrzeżeniem. Sposób zmiany statusu zależy od reguły organizacji i daty planowanej pracy.

03Czy nowy plik automatycznie usuwa ostrzeżenie?

Nie powinien przed weryfikacją. Najpierw należy potwierdzić dokument i deklarowane daty.

Zobacz proces w Atestero

Te funkcje odpowiadają za opisany fragment pracy.

DokumentyPlanowana ekipaWymagania

Czytaj dalej

Powiązane etapy tego samego procesu.

Ważność dokumentów

Program do kontroli ważności dokumentów pracowników

Przed rozpoczęciem pracy

Jak sprawdzić pracowników przed wejściem na budowę

Sprawdź ten proces na jednej budowie.

Bezpłatna rozmowa służy zrozumieniu obecnego sposobu pracy. Jeśli zakres pasuje, bezpłatny pilotaż obejmuje jedną budowę i uzgodnione firmy, osoby oraz dokumenty.

Sprawdź bezpłatny pilotaż Zobacz publiczne demo
KontaktRozmowa o procesie i pilotażu

Bezpłatna rozmowa zaczyna się od tego, jak dziś sprawdzacie dokumenty i planowaną ekipę.

Porozmawiajmy o jednym konkretnym procesie na budowie.

Jeśli Atestero pasuje do procesu, bezpłatny pilotaż obejmie jedną budowę i uzgodniony zakres. Bez przesyłania prawdziwych dokumentów do publicznego demo.

Opowiedz nam o procesieKrótki formularz bez załączników. Odpowiadamy bezpośrednio, bez automatycznej kwalifikacji.