Zaświadczenie A1
Zaświadczenie A1 z ZUS: jak uzyskać, ile się czeka i co zrobić, gdy wygasa
Ten artykuł jest dla polskiego pracodawcy, który wysyła ludzi za granicę i musi zdobyć A1 w ZUS. To, co sprawdza generalny wykonawca, gdy zagraniczna ekipa przyjeżdża do Polski, opisuje osobny tekst o dokumencie A1 na budowie. Poniżej warunki, wniosek krok po kroku, terminy ZUS, zmiany w trakcie i sytuacje, w których A1 się kończy.
Krótka odpowiedź
A1 dla pracownika delegowanego do innego państwa UE wydaje ZUS na wniosek pracodawcy złożony w PUE/eZUS (usługa US-3). Warunki to delegowanie do 24 miesięcy, rzeczywista działalność firmy w Polsce i bezpośredni związek z pracownikiem. ZUS wydaje A1 niezwłocznie, w miesiąc albo w dwa miesiące przy sprawach skomplikowanych. Po 24 miesiącach potrzebne jest porozumienie z art. 16 albo zmiana państwa ubezpieczenia.
Autor: Jan Nawrot · Opublikowano 5 października 2026 · Aktualizacja 5 października 2026 · Stan prawny sprawdzony 5 października 2026
Co potwierdza A1 i dlaczego warto mieć je przed wyjazdem?
Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega pracownik. Dla delegowanego z Polski oznacza, że składki nadal płaci się w Polsce. Instytucje innych państw muszą akceptować A1, dopóki nie zostanie wycofane lub unieważnione przez państwo, które je wydało (art. 5 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 987/2009). Bez A1 zagraniczna instytucja może uznać, że pracownik powinien być ubezpieczony u niej.
Przepisy każą informować ZUS o delegowaniu „w miarę możliwości z wyprzedzeniem” (art. 15 ust. 1 rozporządzenia 987/2009), a poradnik ZUS przewiduje też wnioski za okres wsteczny. ZUS sam zaleca jednak składanie wniosku wcześniej, bo brak A1 może mieć negatywne skutki przy kontroli za granicą. W Niemczech kontrola na budowie zaczyna się od pytań o ubezpieczenie, co opisuje artykuł o kontroli Zoll na budowie.
Stan prawny sprawdzony 5 października 2026
Informacja ogólna, nie porada prawna. Zasady pochodzą z rozporządzeń (WE) nr 883/2004 i 987/2009 oraz ze stron i poradnika ZUS, według stanu na 5 października 2026 r. Procedury i formularze ZUS mogą się zmieniać. Ocenę konkretnego delegowania, zwłaszcza warunku znacznej działalności w Polsce, skonsultuj z ZUS lub doradcą.
Jakie warunki trzeba spełnić?
Pracownik delegowany przez pracodawcę, który normalnie prowadzi działalność w Polsce, nadal podlega polskim przepisom, jeśli przewidywany czas pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy i nie zastępuje on innej osoby delegowanej (art. 12 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004). Normalne prowadzenie działalności oznacza znaczną część działalności w Polsce, innej niż samo zarządzanie wewnętrzne (art. 14 ust. 2 rozporządzenia 987/2009). ZUS ocenia to według kryteriów z decyzji A2: siedziby, liczby pracowników administracji, miejsca rekrutacji, miejsca zawierania umów i obrotów. Praktyczny poradnik Komisji, na który powołuje się ZUS, wskazuje obrót w kraju na poziomie około 25% jako wystarczający, a niższy wymaga pogłębionej analizy.
Praca musi być wykonywana na rzecz polskiego pracodawcy, który rekrutuje, zawiera umowę, płaci i może zwolnić pracownika. Osoba zatrudniona specjalnie do delegowania musi przez co najmniej miesiąc bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia podlegać polskim ubezpieczeniom albo mieszkać w Polsce, a krótsze okresy ZUS ocenia indywidualnie. Zastąpienie delegowanego innym pracownikiem jest możliwe wyjątkowo, na pozostały okres pierwszego delegowania, na przykład przy ciężkiej chorobie.
Jak złożyć wniosek o A1 krok po kroku?
Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o A1 składa się wyłącznie elektronicznie przez PUE/eZUS, a papier dopuszcza się tylko w sytuacjach wyjątkowych, na przykład przy awarii systemu. Uprawniony jest pracodawca, a wyjątkowo sam pracownik. Po zalogowaniu wyszukujesz w katalogu usług frazę US-3, kreator prowadzi przez pola, a wniosek podpisujesz elektronicznie. Do wniosku dla obywatela państwa trzeciego dołącza się informację US-54 o legalności pobytu, a dla obywatela UE, który przez miesiąc przed delegowaniem nie był ubezpieczony w Polsce, ale tu mieszkał, informację US-55.
ZUS wydaje A1 niezwłocznie, jeśli ma wszystkie informacje, w ciągu miesiąca, jeśli prowadzi postępowanie wyjaśniające, albo w ciągu dwóch miesięcy w sprawie szczególnie skomplikowanej. O gotowym dokumencie informuje e-mailem lub SMS-em, a zaświadczenie trafia na profil PUE/eZUS jako dokument elektroniczny, którego wydruk ma taką samą moc dowodową jak wersja papierowa. Odmowa wydania A1 ma formę decyzji, od której można odwołać się do sądu.
Co zrobić, gdy w trakcie delegowania coś się zmienia?
Jeżeli praca za granicą nie doszła do skutku, skończyła się wcześniej, zmieniło się miejsce pracy, podstawa prawna albo dane firmy, składa się przez PUE/eZUS wniosek US-35 o zmianę danych lub anulowanie A1. Przy zmianie państwa oprócz US-35 trzeba złożyć nowy wniosek o A1, bo dla nowego państwa warunki ocenia się od początku, a okres 24 miesięcy liczy się od nowa.
Ważne jest, żeby dane we wniosku były pełne i prawdziwe. A1 może zostać wycofane na wniosek instytucji innego państwa albo z urzędu po postępowaniu ZUS, a skutkiem może być wyłączenie pracownika z polskiego systemu z mocą wsteczną, obowiązek zgłoszenia go za granicą i dopłaty składek tam. Krótka przerwa w pracy za granicą, na przykład urlop w Polsce czy choroba, nie przerywa okresu delegowania.
A1 wygasa, a praca trwa dalej: co teraz?
A1 obejmuje okres wskazany na dokumencie. Jeśli kontrakt się wydłuża, a łączny czas delegowania nadal mieści się w 24 miesiącach, trzeba zadbać o A1 na dalszy okres przed końcem obecnego, składając wniosek przez PUE/eZUS. Jeśli nie wiesz, którą usługę wybrać, zapytaj ZUS przed upływem daty z zaświadczenia. Datę końca A1 każdego pracownika warto mieć zapisaną obok daty końca robót, bo najczęstszy problem to A1 kończące się kilka tygodni przed końcem kontraktu.
Po 24 miesiącach art. 12 nie wystarcza. Gdy wiadomo, że delegowanie potrwa dłużej, pracodawca może złożyć do Oddziału ZUS w Kielcach wniosek US-36 o zawarcie porozumienia wyjątkowego z instytucją państwa pracy (art. 16 rozporządzenia 883/2004). Po zgodzie zagranicznej instytucji składa się wniosek o A1 po zawartym porozumieniu. Bez porozumienia pracownik co do zasady podlega przepisom państwa, w którym pracuje (art. 11 ust. 3 lit. a). Ponowne delegowanie tego samego pracownika przez te same firmy do tego samego państwa wymaga co najmniej 2 miesięcy przerwy.
Jak pilnować A1 całej ekipy?
Przy kilku budowach za granicą daty A1 łatwo pomylić z terminami badań czy szkoleń. Dobrą praktyką jest jeden rejestr z datą początku i końca A1, państwem, budową i datą końca robót, na przykład rejestr szkoleń, badań i uprawnień w Excelu, który ma już typ dokumentu „A1”. Przy wyjeździe do Niemiec obowiązki poza A1 opisuje artykuł o delegowaniu pracowników do Niemiec.
W Atestero A1 przypisujesz do pracownika i budowy, a system pokazuje dokumenty kończące się przed planowanym dniem pracy, razem z badaniami i uprawnieniami. Decyzję o wysłaniu pracownika nadal podejmuje człowiek, ale nikt nie musi co tydzień przeglądać arkusza. Zasady planów opisuje strona Cennik, a bezpłatny start na jednej budowie strona Pilotaż.
A1 w ZUS: sytuacje, wnioski i terminy
| Sytuacja | Co złożyć | Gdzie i kiedy |
|---|---|---|
| Delegowanie pracownika do 24 miesięcy | Wniosek US-3 | PUE/eZUS, najlepiej przed wyjazdem |
| Obywatel państwa trzeciego | Informacja US-54 o legalności pobytu | Razem z wnioskiem o A1 |
| Obywatel UE bez ubezpieczenia w Polsce przez miesiąc przed delegowaniem, ale mieszkający w Polsce | Informacja US-55 o miejscu zamieszkania | Razem z wnioskiem o A1 |
| Zmiana miejsca pracy, skrócenie, praca nie doszła do skutku | Wniosek US-35 | PUE/eZUS |
| Zmiana państwa delegowania | US-35 i nowy wniosek o A1 | PUE/eZUS, 24 miesiące liczone od nowa |
| Delegowanie dłuższe niż 24 miesiące | Wniosek US-36 o porozumienie wyjątkowe (art. 16) | Oddział ZUS w Kielcach, gdy z góry wiadomo o dłuższym okresie |
Terminy wydania A1 według ZUS: niezwłocznie, do miesiąca albo do dwóch miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.
Liczenie 24 miesięcy: przykłady z informacji ZUS
| Sytuacja | Skutek | Uwagi |
|---|---|---|
| 24 miesiące w Hiszpanii, zaraz potem Dania | Polskie przepisy w Danii | Zmiana państwa: okres liczy się od nowa |
| Po 24 miesiącach we Włoszech wysyła inna firma | Polskie przepisy | Zmiana pracodawcy |
| Ta sama osoba, te same firmy, to samo państwo | Potrzebna przerwa co najmniej 2 miesiące | Zasada ZUS dla kolejnego delegowania |
| Urlop w Polsce w trakcie delegowania | Delegowanie trwa dalej | Krótka przerwa nie przerywa okresu |
| Zastąpienie chorego pracownika | Możliwe na pozostały okres | Tylko wyjątkowo |
Przykład: kontrakt wydłużony o pół roku
Pracownik pracuje w Niemczech od 1 marca 2026 r. A1 ma do 28 lutego 2027 r. Zleceniodawca przedłuża kontrakt do 31 sierpnia 2027 r.
- Łączny czas delegowania od 1.03.2026 do 31.08.2027 to 18 miesięcy, czyli mniej niż 24 miesiące z art. 12
- Biuro składa w PUE/eZUS wniosek o A1 na okres od 1.03.2027 do 31.08.2027, z wyprzedzeniem przed 28.02.2027
- Gdyby kontrakt wydłużył się do 31.05.2028, łącznie byłoby 27 miesięcy, więc potrzebny byłby wniosek US-36 do ZUS w Kielcach
- Po zakończeniu kontraktu ponowne delegowanie tej samej osoby do Niemiec przez tę samą firmę wymaga co najmniej 2 miesięcy przerwy
- Urlop w Polsce w trakcie kontraktu nie przerywa okresu delegowania
Lista kontrolna
- Delegowanie do innego państwa UE, EOG, Szwajcarii lub Wielkiej Brytanii nie dłuższe niż 24 miesiące
- Firma prowadzi znaczną część działalności w Polsce (obroty, umowy, pracownicy)
- Pracownik nie zastępuje innego delegowanego
- Przy zatrudnieniu do delegowania co najmniej miesiąc ubezpieczenia lub zamieszkania w Polsce
- Wniosek US-3 w PUE/eZUS złożony z wyprzedzeniem, z US-54 lub US-55, jeśli potrzebne
- Zmiany zgłaszane wnioskiem US-35, nowe państwo to nowy wniosek
- Data końca A1 zapisana obok daty końca robót
- Przy delegowaniu ponad 24 miesiące wniosek US-36 do ZUS w Kielcach
Najczęstsze pytania: Zaświadczenie A1
Odpowiedzi odnoszą się do organizacji procesu. Zakres prawny i dokumentowy należy potwierdzić dla konkretnej firmy oraz budowy.
01Ile czeka się na A1 z ZUS?
ZUS podaje trzy terminy: niezwłocznie, gdy ma wszystkie informacje i nie ma wątpliwości, do miesiąca, gdy prowadzi postępowanie wyjaśniające, i do dwóch miesięcy w sprawie szczególnie skomplikowanej.
02Czy wniosek o A1 można złożyć na papierze?
Co do zasady nie. Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o A1 składa się wyłącznie elektronicznie przez PUE/eZUS. Papier dopuszcza się tylko w sytuacjach wyjątkowych, gdy złożenie wniosku elektronicznie nie jest możliwe, na przykład przy awarii systemu.
03Czy można dostać A1 po rozpoczęciu pracy za granicą?
Tak. Art. 15 ust. 1 rozporządzenia 987/2009 mówi o informowaniu instytucji „w miarę możliwości z wyprzedzeniem”, a poradnik ZUS opisuje wnioski za okres wsteczny. ZUS zaleca jednak występowanie o A1 przed wyjazdem, bo brak dokumentu może mieć negatywne skutki przy kontroli za granicą.
04Co po 24 miesiącach delegowania?
Art. 12 rozporządzenia 883/2004 przestaje wystarczać. Można wystąpić do Oddziału ZUS w Kielcach o porozumienie wyjątkowe na podstawie art. 16 (wniosek US-36). Bez porozumienia pracownik co do zasady podlega przepisom państwa, w którym pracuje. Ponowne delegowanie tej samej osoby przez te same firmy do tego samego państwa wymaga co najmniej 2 miesięcy przerwy.
05Czy zmiana budowy w tym samym kraju wymaga nowego A1?
Zmianę miejsca pracy za granicą zgłasza się wnioskiem US-35 o zmianę danych w wydanym A1. Nowy wniosek o A1 jest potrzebny przy zmianie państwa albo podstawy prawnej pracy za granicą.