Rejestr szkoleń, badań i uprawnień w Excelu — arkusz do pobrania

Kiedy rejestr w Excelu wystarczy?

Rejestr w Excelu wystarczy, gdy jedna osoba (kadry, specjalista BHP, kierownik) pilnuje terminów dla kilkudziesięciu pracowników i kilku firm. Wszystko jest w jednym pliku, bez wdrożenia i bez kosztów.

Przy większej liczbie osób zaczynają się problemy z wersjami pliku, kilkoma edytorami naraz i brakiem historii zmian. Porównanie obu podejść opisujemy w artykule Excel czy system do kontroli dokumentów podwykonawców, a sposób organizacji kontroli terminów w tekście Kontrola terminów badań, szkoleń BHP i uprawnień.

Jak działa arkusz krok po kroku?

W arkuszu Rejestr dodajesz jeden wiersz na jeden dokument: osoba, firma, stanowisko, rodzaj dokumentu (lista rozwijana), numer, data wystawienia i „Ważny do”. Kolumna „Dni do końca” liczy różnicę między „Ważny do” a dzisiejszą datą (formuła z funkcją TODAY), a „Status” zwraca PO TERMINIE, „do 30 dni” albo OK.

Kolory ustawia formatowanie warunkowe: czerwony dla wartości ujemnych, pomarańczowy dla zera do wartości okresu ostrzegawczego, zielony powyżej. Ostatni dzień ważności liczy się jako ważny. Arkusz Podsumowanie używa COUNTIFS, żeby policzyć dokumenty po terminie, wygasające i w porządku, osobno dla każdej firmy i dla każdego rodzaju dokumentu.

Jak dostosować rejestr do swojej firmy?

Okres ostrzegawczy zmienisz w żółtej komórce C3 arkusza Rejestr. Jeśli wolisz mieć 60 dni zapasu na umówienie badań, wpisz 60, a kolory, statusy i Podsumowanie przeliczą się same. Nazwy firm w Podsumowaniu wpisujesz w żółtych komórkach, a lista rozwijana w kolumnie „Firma” korzysta z tej samej listy.

Rodzaje dokumentów (badania lekarskie, szkolenie wstępne, szkolenie okresowe BHP, badania wysokościowe, uprawnienia UDT, świadectwo SEP, A1, zezwolenie lub oświadczenie cudzoziemca, inne) możesz rozszerzyć przez wybór „inne” i opis w uwagach. Wiersze oznaczone „Przykład — usuń” skasuj przed pierwszym użyciem, zaznaczając tylko komórki z danymi, żeby nie zepsuć formuł. Wartości terminów przepisuj z dokumentów, ich okresy wynikają z orzeczenia lekarza, programu szkolenia lub przepisów szczegółowych, opisanych w artykule o ważności dokumentów pracownika budowlanego.

Jakie są ograniczenia arkusza?

Arkusz nie wysyła powiadomień i niczego nie weryfikuje: nie wie, jaki dokument jest wymagany na danym stanowisku i czy wpisana data jest poprawna. Mieści 200 wierszy i 15 firm w zestawieniu per firma. Przy dopisywaniu kolejnych wierszy trzeba skopiować formuły w dół i rozszerzyć zakresy w Podsumowaniu. Dane o zdrowiu ogranicz do daty ważności orzeczenia, bez wyniku, rozpoznań i zaleceń.

Gdy dokumentów przybywa i pilnuje ich kilka osób, ręczne aktualizowanie rejestru przestaje wystarczać. Wtedy można rozważyć system, taki jak Atestero, który trzyma daty ważności przy pracowniku i firmie, a decyzję o przyjęciu dokumentu zostawia człowiekowi.

Co zawiera dokument

Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.