Wzory dokumentów
Rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia BHP: wzór Word i PDF
Wzór ma dwie strony A4. Pierwsza to dane organizatora szkolenia, osoba prowadząca rejestr, rok lub tom, zasada numeracji, osoby upoważnione do podpisu zaświadczeń i pierwsze 13 wierszy. Druga to kolejne 19 wierszy i zamknięcie rejestru za rok lub tom. Kolumny: numer, imię (imiona) i nazwisko z datą urodzenia, pełna nazwa szkolenia, forma, okres, data wydania i numer protokołu egzaminu. Samo zaświadczenie wypełnisz na wzorze zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP (DOCX, PDF).
W skrócie
Rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia BHP prowadzi organizator szkolenia: pracodawca, który sam organizuje i prowadzi szkolenie, albo jednostka szkoleniowa (§ 5 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP). Numer z rejestru wpisuje się na zaświadczeniu w polu „Nr zaświadczenia wg rejestru” (załącznik nr 3). Rozporządzenie nie podaje wzoru rejestru, więc kolumny tego wzoru powtarzają dane z zaświadczenia.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 28 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 26 października 2026 r.
Kto prowadzi rejestr wydanych zaświadczeń?
Organizatorem szkolenia jest pracodawca, który organizuje i prowadzi szkolenie, albo jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie BHP (§ 5). Organizatorzy zapewniają dokumentację w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń (§ 5 pkt 6). Jeśli firma budowlana sama prowadzi instruktaż okresowy swoich robotników, rejestr prowadzi ona. Jeśli szkoli jednostka szkoleniowa na zlecenie pracodawcy (§ 4 ust. 1), rejestr prowadzi jednostka. Przy szkoleniu grupowym podpisy uczestników i nazwy ich firm zbiera lista obecności na szkoleniu BHP (DOCX, PDF).
Pracodawca, który szkolenia zleca, przechowuje odpis zaświadczenia w aktach osobowych uczestnika (§ 16 ust. 3). Szkolenie robotników firma może oprzeć na wzorze programu szkolenia okresowego BHP dla stanowisk robotniczych (DOCX, PDF). Szkolenie osób będących pracodawcami prowadzą tylko jednostki szkoleniowe (§ 4 ust. 2), więc zaświadczenia właściciela firmy firma sama nie wydaje. Szkolenie projektantów, konstruktorów i technologów można oprzeć na wzór programu szkolenia okresowego BHP pracowników inżynieryjno-technicznych (DOCX, PDF).
Stan prawny sprawdzony 26 października 2026 r.
§ 4, § 5 pkt 6, § 13 ust. 1, § 15 ust. 1 i 2, § 16 oraz załącznik nr 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1327) sprawdzono w tekście z bazy ELI (odczyt 26 października 2026 r.). W bazie ELI akt ma status obowiązującego, a jedyna zmiana po tekście jednolitym (Dz.U. 2025 poz. 1640, od 12 grudnia 2025 r.) dotyczy tylko § 12, czyli karty szkolenia wstępnego. Rozporządzenie wymaga rejestru wydanych zaświadczeń, ale nie określa jego wzoru, formy ani okresu przechowywania; układ kolumn opracowano na podstawie danych z wzoru zaświadczenia.
Jakie kolumny ma rejestr i skąd się biorą?
Rozporządzenie nakazuje prowadzić rejestr, ale nie określa jego układu. Kolumny wzoru powtarzają więc dane, które organizator i tak wpisuje na zaświadczeniu według załącznika nr 3: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, pełną nazwę szkolenia z rodzajem i grupą osób, formę szkolenia, okres od–do, datę wystawienia i numer zaświadczenia według rejestru. Dzięki temu po numerze z zaświadczenia da się odnaleźć wpis i porównać dane.
Kolumna z numerem protokołu egzaminu łączy wpis z drugim dokumentem z § 5 pkt 6. Zaświadczenie potwierdza ukończenie szkolenia z wynikiem pozytywnym, a egzamin odbywa się przed komisją powołaną przez organizatora (§ 16 ust. 2 i 3).
- forma: instruktaż, kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane (przypis do zał. nr 3, § 13 ust. 1, § 15 ust. 1 i 2)
- nazwa: rodzaj szkolenia i grupa osób, np. szkolenie okresowe dla stanowisk robotniczych
- data wydania: po egzaminie z wynikiem pozytywnym
- numer: ten sam na zaświadczeniu i w rejestrze
Jak nadawać numery i jak prowadzić rejestr na co dzień?
Rozporządzenie nie narzuca sposobu numeracji, formy rejestru ani okresu jego przechowywania. Wzór ma pole na zasadę numeracji, na przykład kolejny numer i rok, i zamknięcie za rok lub tom z liczbą wpisów. Numer nadaje się przy wydaniu zaświadczenia i wpisuje od razu w obu miejscach. Gdy zaświadczenie wystawiono z błędem, czytelniej jest opisać to w uwagach przy zamknięciu niż użyć tego samego numeru drugi raz.
Rejestr organizatora różni się od arkusza terminów, w którym pracodawca pilnuje dat kolejnych szkoleń całej ekipy. Ten drugi to rejestr szkoleń, badań i uprawnień (XLSX), a terminy szkoleń okresowych opisuje poradnik szkolenie BHP co ile lat. Terminy do zaplanowania na kolejny rok zestawia plan szkoleń BHP na rok (DOCX, PDF).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Rejestr szkoleń, badań i uprawnień w Excelu: struktura, formuły i kolorowanie terminów. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Organizator szkolenia | Pracodawca organizujący szkolenie albo jednostka szkoleniowa (§ 5). |
| 02 | Prowadzący i osoby upoważnione | Kto prowadzi rejestr; kto podpisuje zaświadczenia w imieniu organizatora (zał. nr 3). |
| 03 | Numeracja | Zasada numeracji i rok lub tom rejestru; numer ten sam co na zaświadczeniu. |
| 04 | Uczestnik | Imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, jak na zaświadczeniu (zał. nr 3). |
| 05 | Szkolenie | Pełna nazwa z rodzajem i grupą osób, forma, okres od–do. |
| 06 | Data wydania | Data wystawienia zaświadczenia po egzaminie z wynikiem pozytywnym (§ 16 ust. 3). |
| 07 | Protokół egzaminu | Numer protokołu przebiegu egzaminu (§ 5 pkt 6, § 16 ust. 2). |
| 08 | Zamknięcie | Liczba wpisów, data zamknięcia, uwagi, podpisy. |
Pytania o dokument: Rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia BHP: wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Czy pracodawca musi prowadzić rejestr zaświadczeń BHP?
Tak, jeśli sam organizuje i prowadzi szkolenie, bo jest wtedy organizatorem szkolenia (§ 5 pkt 6). Gdy szkolenie prowadzi jednostka szkoleniowa, rejestr prowadzi ona, a pracodawca przechowuje odpis zaświadczenia w aktach osobowych (§ 16 ust. 3).
02Co wpisać w rejestrze wydanych zaświadczeń o szkoleniu BHP?
Przepis nie podaje kolumn. Najprościej powtórzyć dane z zaświadczenia według załącznika nr 3: numer, imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, pełną nazwę i formę szkolenia, okres oraz datę wystawienia.
03Czy rejestr zaświadczeń BHP można prowadzić w Excelu?
Rozporządzenie nie określa formy rejestru, wymaga tylko, by organizator go prowadził (§ 5 pkt 6). Ważne, żeby numer w rejestrze zgadzał się z numerem na zaświadczeniu i żeby nie powtarzać numerów.