Wzory dokumentów
Plan szkoleń BHP na rok: wzór Word i PDF (szkolenia okresowe)
Wzór ma dwie strony A4. Pierwsza to dane planu i konsultacji, tabela terminów dla 6 grup stanowisk z częstotliwością i terminem pierwszego szkolenia oraz lista osób do przeszkolenia z datą ostatniego szkolenia i terminem granicznym. Druga to plan na 12 miesięcy z organizatorem, datą wykonania i numerem zaświadczenia oraz lista dokumentów i zmian w ciągu roku. Wykonane szkolenia całej ekipy zapisujesz w rejestrze szkoleń, badań i uprawnień (XLSX), a program szkolenia dla grupy tworzysz na wzorze programu dla stanowisk robotniczych (DOCX, PDF).
W skrócie
Plan szkoleń BHP na rok to harmonogram, w którym pracodawca rozpisuje na miesiące szkolenia okresowe pracowników, żeby żadne nie przekroczyło terminu z rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP. Przepisy nie wymagają takiego planu. Wymagają szkoleń w terminach: robotnicy co 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych co rok, kadra kierownicza i inne grupy co 5 lat, administracyjno-biurowi co 6 lat (§ 15 ust. 1 i 2).
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 31 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
Czy trzeba mieć plan szkoleń BHP i czym różni się od rejestru?
Nie. Ani Kodeks pracy, ani rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP nie wymagają rocznego planu szkoleń. Pracodawca ma zapewnić okresowe szkolenia (art. 237³ § 2 KP) w czasie pracy i na swój koszt (art. 237³ § 3), według programów opracowanych dla grup stanowisk (§ 5 pkt 1 i § 7 ust. 1 rozporządzenia). Plan jest narzędziem organizacyjnym. Pokazuje z wyprzedzeniem, kto i kiedy przekroczy termin, i pozwala zamówić jednostkę szkoleniową albo zaplanować instruktaż. Nie zastępuje zaświadczeń i kart szkolenia, które pokazuje się w razie kontroli.
Plan i rejestr to dwa dokumenty. Plan opisuje przyszłość: miesiące, w których szkolisz poszczególne grupy. Rejestr opisuje stan: kto ma jakie szkolenie i do kiedy. Plan tworzysz raz w roku, rejestr aktualizujesz na bieżąco. Jeśli szukasz arkusza z formułami, jest nim rejestr szkoleń, badań i uprawnień (XLSX), a jego budowę opisuje poradnik rejestr szkoleń, badań i uprawnień w Excelu. Ten wzór jest wersją do wydruku i podpisu.
Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
§ 4, § 5 pkt 1 i 6, § 7, § 14 ust. 2, § 15 ust. 1–5, § 16 i § 17 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1327) sprawdzono w tekście z bazy ELI (odczyt 26 października 2026 r.). W bazie ELI akt ma status obowiązującego, a jedyna zmiana po tekście jednolitym (Dz.U. 2025 poz. 1640, od 12 grudnia 2025 r.) dotyczy tylko § 12, czyli karty szkolenia wstępnego. Art. 237³ § 2, 2² i 3 oraz art. 237¹¹a § 1 pkt 5 Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245 (odczyt 17 października 2026 r.), a § 80 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP (t.j. Dz.U. 2003 poz. 1650) w tekście z ELI (odczyt 26 października 2026 r.). Przepisy nie wymagają planu szkoleń na rok i nie podają jego wzoru; ten dokument jest narzędziem organizacyjnym.
Jak ustalić terminy szkoleń okresowych dla grup stanowisk?
Rozporządzenie wymienia sześć grup obowiązanych do szkolenia okresowego (§ 14 ust. 2): pracodawców i osoby kierujące pracownikami, pracowników na stanowiskach robotniczych, inżynieryjno-technicznych, służby BHP, administracyjno-biurowych oraz pozostałych z narażeniem lub odpowiedzialnością za BHP. Robotnicy szkolą się w formie instruktażu nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach z pracami szczególnie niebezpiecznymi nie rzadziej niż raz w roku (§ 15 ust. 1). Pozostałe grupy szkolą się w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego nie rzadziej niż raz na 5 lat, a administracyjno-biurowi nie rzadziej niż raz na 6 lat (§ 15 ust. 2).
Pierwsze szkolenie okresowe przypada do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy dla osób kierujących i do 12 miesięcy dla pozostałych grup (§ 15 ust. 4). Pracodawca ustala częstotliwość i czas trwania dla stanowisk po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami (§ 15 ust. 3), a konsultacje w sprawie szkoleń pracowników należą do działań wymienionych w art. 237¹¹a § 1 pkt 5 KP. Dlatego pkt 1 wzoru zapisuje datę i formę konsultacji. Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych ustala i aktualizuje pracodawca (§ 80 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP), co opisuje poradnik prace szczególnie niebezpieczne na budowie.
Jak zbudować plan szkoleń na rok w czterech krokach?
Plan wypełnia się od terminów granicznych. Najpierw sprawdzasz, komu termin upływa w danym roku, potem układasz miesiące.
Przykład: murarz ze szkoleniem okresowym z marca 2024 r. na stanowisku bez prac szczególnie niebezpiecznych ma termin graniczny w marcu 2027 r. Brygadzista z kursem z października 2022 r. ma termin graniczny w październiku 2027 r. Pracownik biurowy przyjęty 1 września 2026 r. ma pierwszy termin do 1 września 2027 r., o ile szkolenie jest dla niego wymagane. O wyjątku decyduje art. 237³ § 2², a program dla tej grupy daje wzór programu szkolenia okresowego BHP pracowników administracyjno-biurowych (DOCX, PDF).
- krok 1: przypisz każdą osobę do grupy z § 14 ust. 2 i wpisz datę ostatniego szkolenia okresowego
- krok 2: policz termin graniczny: ostatnie szkolenie plus 3 lata, 1 rok, 5 lat albo 6 lat, a dla nowych osób początek pracy plus 6 albo 12 miesięcy
- krok 3: rozłóż szkolenia na miesiące, zaczynając od najbliższych terminów granicznych i grup, które da się szkolić razem
- krok 4: wpisz organizatora i formę: pracodawca szkoli sam albo zleca jednostce szkoleniowej (§ 4 ust. 1), a szkolenie pracodawców i pracowników służby BHP prowadzą tylko jednostki szkoleniowe (§ 4 ust. 2)
Zwolnienia, zmiany i zamknięcie wpisu w planie
Osoba z aktualnym zaświadczeniem od innego pracodawcy albo ze szkoleniem dla innej grupy stanowisk, którego program obejmuje wymagany zakres, może być zwolniona z pierwszego szkolenia okresowego (§ 15 ust. 5). Szkolenie, dokształcanie lub doskonalenie zawodowe uwzględniające program szkolenia okresowego dla stanowiska uważa się za równoznaczne z takim szkoleniem (§ 17). Takie osoby zaznacz w uwagach planu i dołącz dokument do akt.
W ciągu roku wpisuj zmiany: nowa osoba, zmiana stanowiska, nowe prace szczególnie niebezpieczne albo przesunięty termin. Wykonane szkolenie zamyka wpis w planie egzaminem przed komisją i zaświadczeniem z numerem z rejestru (§ 16, § 5 pkt 6). Zaświadczenie wypełnisz na wzorze zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP (DOCX, PDF), a wpis do rejestru na wzorze rejestru wydanych zaświadczeń (DOCX, PDF).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Szkolenie BHP co ile lat? Szkolenie okresowe co 1, 3, 5 lub 6 lat według stanowiska. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Dane planu i konsultacja | Pracodawca, rok, kto opracował i zatwierdził, data i forma konsultacji (art. 237¹¹a § 1 pkt 5, § 15 ust. 3). |
| 02 | Terminy dla grup | Grupa z § 14 ust. 2, forma, częstotliwość i termin pierwszego szkolenia (§ 15 ust. 1, 2 i 4). |
| 03 | Osoby do przeszkolenia | Imię i nazwisko, stanowisko i grupa, ostatnie szkolenie, termin graniczny, miesiąc w planie. |
| 04 | Plan na miesiące | Miesiąc, grupa i liczba osób, rodzaj i forma szkolenia. |
| 05 | Organizator i prowadzący | Pracodawca albo jednostka szkoleniowa na jego zlecenie (§ 4 ust. 1). |
| 06 | Wykonanie | Data wykonania i numer zaświadczenia z rejestru (§ 16 ust. 3, § 5 pkt 6). |
| 07 | Dokumenty | Programy szkolenia dla grup, egzamin, zaświadczenie, odpis w aktach osobowych (§ 5 pkt 1, § 7 ust. 3, § 16). |
| 08 | Zmiany w planie | Data, osoba, nowy termin i powód zmiany. |
Pytania o dokument: Plan szkoleń BHP na rok: wzór Word i PDF (szkolenia okresowe)
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Czy pracodawca musi mieć roczny plan szkoleń BHP?
Nie, przepisy nie wymagają planu. Wymagają szkoleń okresowych w terminach z § 15 rozporządzenia, egzaminu i zaświadczenia (§ 16). Plan pomaga dotrzymać tych terminów, ale nie jest dokumentem wymaganym przez Kodeks pracy ani rozporządzenie.
02Co ile lat są szkolenia okresowe BHP dla różnych stanowisk?
Robotnicy co 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych co rok. Pracodawcy i osoby kierujące, pracownicy inżynieryjno-techniczni, służba BHP i inni z narażeniem lub odpowiedzialnością za BHP co 5 lat, administracyjno-biurowi co 6 lat (§ 15 ust. 1 i 2).
03Czy plan szkoleń BHP można prowadzić w Excelu?
Tak, przepisy nie określają formy planu. Ważne, żeby terminy wynikały z § 15 i żeby po szkoleniu istniało zaświadczenie. Arkusz z terminami całej ekipy to rejestr szkoleń, badań i uprawnień w XLSX, a ten wzór w Wordzie i PDF służy do wydruku i podpisu.