Rejestr szkoleń, badań i uprawnień w Excelu: struktura, formuły i kolorowanie terminów

Jak zbudować arkusz do kontroli terminów?

Najlepiej prowadzić jeden wiersz na jeden dokument, a nie jeden wiersz na osobę z kolumnami dla każdego dokumentu. Osoba ma wtedy tyle wierszy, ile dokumentów, a filtr po rodzaju dokumentu, firmie czy statusie działa bez kombinowania. Każdy wiersz ma identyfikator osoby, który łączy rejestr z wykazem osób na budowie. Terminy bierz z dokumentów: data następnego badania okresowego jest na orzeczeniu lekarskim, a przy szkoleniach i uprawnieniach termin wynika z zaświadczenia, programu lub przepisu szczegółowego.

Kolumny o stałych wartościach, jak rodzaj dokumentu i firma, ustaw jako listy rozwijane (Dane, Poprawność danych), żeby jedno i to samo badanie nie występowało w pięciu pisowniach. Całość wstaw jako tabelę (Wstawianie, Tabela), dzięki czemu formuły i formatowanie rozciągają się na nowe wiersze. Gdy osoba schodzi z budowy, oznacz jej wiersze statusem zamiast kasować, a okres ich przechowywania ustal zgodnie z celem rejestru.

Jakie formuły liczą dni do terminu i status?

Kolumna „Dni do terminu” odejmuje od daty ważności dzisiejszą datę, a kolumna „Status” zamienia wynik w tekst. Poniżej wzory dla kolumny F z datą ważności, w wierszu 2, które kopiujesz w dół kolumny. W polskiej wersji Excela argumenty rozdziela się zwykle średnikami, w angielskiej przecinkami. Daty muszą być w formacie Data, a nie tekstem, inaczej porównania zawodzą, a komórka z datą wpisaną jako tekst zostaje wyrównana do lewej, co jest szybkim testem. Kolumnie z liczbą dni nadaj format Liczbowy, bo przy odejmowaniu od DZIŚ() Excel potrafi sam ustawić format daty i zamiast 18 pokazać datę z 1900 roku.

• Dni do terminu (PL): =JEŻELI(F2="";"";F2-DZIŚ())
• Dni do terminu (EN): =IF(F2="","",F2-TODAY())
• Status (PL): =JEŻELI(F2="";"brak daty";JEŻELI(F2<DZIŚ();"po terminie";JEŻELI(F2-DZIŚ()<=30;"do 30 dni";"ważne")))
• Status (EN): =IF(F2="","brak daty",IF(F2<TODAY(),"po terminie",IF(F2-TODAY()<=30,"do 30 dni","ważne")))
• Termin z daty wydania i okresu w miesiącach (PL): =DATA.MIESIĄCA(E2;36), (EN): =EDATE(E2,36). Okres 36 miesięcy to przykład, liczbę bierz z dokumentu lub przepisu, a komórkę z wynikiem sformatuj jako datę
• Liczba pozycji po terminie (PL): =LICZ.JEŻELI(H:H;"po terminie"), (EN): =COUNTIF(H:H,"po terminie")
• Liczba pozycji po terminie dla jednej firmy (PL): =LICZ.WARUNKI(C:C;"Firma A";H:H;"po terminie"), (EN): =COUNTIFS(C:C,"Firma A",H:H,"po terminie")

Jak ustawić kolory: czerwony po terminie, pomarańczowy do 30 dni?

Zaznacz zakres danych (na przykład A2:J500), wybierz Narzędzia główne, Formatowanie warunkowe, Nowa reguła, Użyj formuły do określenia komórek, które chcesz sformatować, i wpisz formułę odnoszącą się do pierwszego wiersza zakresu ze zmienionym odwołaniem kolumny ($F2). Dla reguły czerwonej: =ORAZ($F2<>"";$F2<DZIŚ()) (EN: =AND($F2<>"",$F2<TODAY())). Dla pomarańczowej: =ORAZ($F2<>"";$F2>=DZIŚ();$F2-DZIŚ()<=30) (EN: =AND($F2<>"",$F2>=TODAY(),$F2-TODAY()<=30)). Warunek $F2<>"" chroni puste komórki, które Excel traktuje jak zero i kolorowałby na czerwono.

Kolor nie powinien być jedyną informacją. Zachowaj kolumnę „Status” z tekstem, bo wydruk czarno-biały, filtr i osoby z zaburzeniami widzenia kolorów polegają na słowie, nie na tle. Próg 30 dni jest przykładem. Dla badań, które wymagają umówienia wizyty z wyprzedzeniem, można ustawić dłuższy, a drugą regułę, na przykład żółtą do 60 dni, dodać tak samo jak pomarańczową. Ten sam układ działa w Arkuszach Google (formatowanie warunkowe, „Własna formuła”) z funkcjami IF i TODAY, a separator argumentów zależy od ustawień regionalnych.

Jak wyglądają wyniki formuł na konkretnych datach?

Poniższa tabela pokazuje wynik formuł na dzień 2 października 2026 r. Termin 1 listopada daje 30 dni, więc wchodzi do „do 30 dni”, bo warunek to mniejszy lub równy 30, a 2 listopada to już 31 dni i status „ważne”. Wartości ujemne oznaczają, ile dni temu termin minął, co pozwala posortować pozycje od najdawniej przeterminowanych. Wartość w kolumnie „Dni” zmienia się codziennie, bo funkcja DZIŚ() przelicza arkusz przy każdym otwarciu pliku.

Wynika z tego jedno ograniczenie: arkusz nie zapamiętuje, jaki status miała dana pozycja wczoraj ani miesiąc temu. Jeśli trzeba udowodnić stan na konkretny dzień, na przykład na dzień kontroli albo odbioru, zapisz kopię pliku z datą w nazwie albo wyeksportuj widok do PDF i zachowaj go razem z protokołem z przeglądu. Przy kilku budowach lepiej zrobić jeden plik na budowę niż jeden wspólny.

Jak policzyć termin, gdy znasz tylko datę szkolenia?

Gdy dokument podaje datę szkolenia, a nie termin następnego, trzeba dodać okres z przepisu lub programu szkolenia. Dla szkolenia okresowego pracowników na stanowiskach robotniczych rozporządzenie wymaga instruktażu nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach z pracami szczególnie niebezpiecznymi nie rzadziej niż raz w roku (§ 15 ust. 1). Pracodawca ustala częstotliwość po konsultacji z pracownikami, więc w arkuszu wpisz okres z programu firmy, nie z pamięci.

Przykład: szkolenie z 15.03.2024 przy okresie 36 miesięcy daje termin 15.03.2027, co liczy formuła =DATA.MIESIĄCA(E2;36). Przy okresie rocznym wpisujesz 12, a przy dwuletnim 24. Termin z orzeczenia lekarskiego wskazuje lekarz w polu „Data następnego badania okresowego”, więc tam formuły okresu nie potrzebujesz, wystarczy przepisać datę z dokumentu. Szczegóły dla badań i szkoleń opisują poradniki o ważności badań lekarskich i o szkoleniach BHP.

Jakie pułapki ma rejestr w Excelu?

Najczęstsze pułapki to równoległe wersje pliku, brak historii zmian i dane wrażliwe w niewłaściwych rękach. Wersje powstają, gdy plik krąży mailem: po tygodniu nikt nie wie, która jest aktualna. Brak historii oznacza, że nadpisana data znika razem z informacją, kto i kiedy ją zmienił. Orzeczenia lekarskie zawierają informacje o zdrowiu, więc w rejestrze trzymaj tylko datę terminu i status, nie treść zaleceń lekarza. Dostęp do pliku ogranicz do osób, które go potrzebują, a kopie na pendrive i prywatnych skrzynkach wyłącz procedurą. Granice danych opisuje poradnik o RODO a dokumentach pracowników podwykonawcy.

Drobniejsze błędy to formuły nadpisane ręcznie, daty wpisane jako tekst, zakresy formatowania, które nie obejmują dopisanych wierszy, i brak powiadomień: Excel koloruje komórkę, ale nie wyśle przypomnienia. Pomagają: jeden plik w jednym miejscu, kolumna „Ostatnia zmiana” z datą i inicjałami, zamknięta tabela (Wstawianie, Tabela), by formuły i formatowanie rozciągały się na nowe wiersze, oraz comiesięczny przegląd listy po terminie. Jak organizować kontrolę terminów poza arkuszem, opisuje poradnik o kontroli terminów badań, szkoleń BHP i uprawnień z listy powiązanych artykułów.

Kiedy Excel przestaje wystarczać?

Arkusz zwykle wystarcza przy jednej budowie, kilkunastu osobach i jednym opiekunie pliku. Przestaje, gdy jednocześnie edytuje go kilka osób, firm lub budów, gdy trzeba pokazać, kto i kiedy zatwierdził dokument, albo gdy status terminu ma wynikać z wymagań konkretnej budowy i planowanej ekipy. Porównanie opcji znajduje się w poradniku Excel czy system do kontroli dokumentów podwykonawców. Datę ważności z konkretnego dokumentu można też szybko sprawdzić w kalkulatorze ważności dokumentów, a gotowy układ arkusza jest na stronie rejestr szkoleń, badań i uprawnień.