Karta szkolenia wstępnego BHP: co zawiera i gdzie ją przechowywać

Czy karta szkolenia wstępnego jest obowiązkowa?

Tak, w przypadku pracowników szkolenie wstępne ma być udokumentowane w karcie. Art. 237³ § 2 KP wymaga przeszkolenia pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem do pracy, a § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP stanowi, że odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego pracownik potwierdza w karcie szkolenia wstępnego przechowywanej w jego aktach osobowych. Wzór karty jest załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, a gotową tabelę znajdziesz na stronie karta szkolenia wstępnego BHP. Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 237³ § 3 KP). Szkolenie wstępne składa się z dwóch części, instruktażu ogólnego i stanowiskowego (§ 8), i nie zastępuje szkolenia okresowego.

Co zawiera karta szkolenia wstępnego według wzoru?

Karta ma cztery bloki: oznaczenie pracodawcy, dane osoby szkolonej, instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy. Przy instruktażu ogólnym wpisuje się datę, imię i nazwisko osoby przeprowadzającej oraz podpis szkolonego. Przy instruktażu stanowiskowym dochodzą nazwa stanowiska, daty, dane instruktora, informacja o sprawdzianie wiedzy i dopuszczeniu do pracy oraz podpisy: osoby szkolonej, a także data i podpis kierownika komórki organizacyjnej. Dla pracownika zatrudnionego na kilku stanowiskach lub po zmianie warunków wzór przewiduje drugie pole instruktażu stanowiskowego.

Kto przeprowadza instruktaż i kto podpisuje kartę?

Instruktaż ogólny prowadzi pracownik służby BHP, osoba wykonująca jej zadania, pracodawca wykonujący zadania służby BHP albo wyznaczony pracownik z wiedzą zapewniającą realizację programu i aktualnym zaświadczeniem o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP (§ 10 ust. 2). Instruktaż stanowiskowy przeprowadza wyznaczona osoba kierująca pracownikami albo pracodawca, jeśli mają odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie i przeszkolenie w metodach prowadzenia instruktażu (§ 11 ust. 5). Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności, który jest podstawą dopuszczenia do pracy (§ 11 ust. 6).

Od 12 grudnia 2025 r. (rozporządzenie z 24 listopada 2025 r., Dz.U. poz. 1640) potwierdzenia można składać w postaci papierowej albo elektronicznej. Przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca robi adnotację w karcie w miejscu przeznaczonym na podpis, dołącza dokument elektroniczny z potwierdzeniem albo jego odwzorowanie, a karta wraz z załącznikami jest przechowywana w aktach osobowych (§ 12 ust. 1a–1c i 3). Zmiana dotyczy formy potwierdzenia, nie treści: pola karty i obowiązek sprawdzianu przed dopuszczeniem do pracy pozostają bez zmian.

Kiedy instruktaż ogólny, a kiedy stanowiskowy?

Obydwa instruktaże odbywają się przed dopuszczeniem do pracy. Instruktaż ogólny dotyczy nowo zatrudnionych pracowników, studentów na praktykach i uczniów (§ 10 ust. 1). Instruktaż stanowiskowy obejmuje pracowników zatrudnianych na stanowiskach robotniczych i innych z narażeniem na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne, a także pracowników przenoszonych na takie stanowiska (§ 11 ust. 1). Kto pracuje na kilku stanowiskach, odbywa instruktaż na każdym z nich (§ 11 ust. 2). Czas trwania instruktażu stanowiskowego zależy od przygotowania zawodowego, stażu i zagrożeń na stanowisku (§ 11 ust. 4), więc nie ma jednej liczby godzin dla wszystkich.

Instruktaż stanowiskowy trzeba powtórzyć po zmianie warunków techniczno-organizacyjnych na stanowisku, na przykład procesu technologicznego, organizacji stanowisk, wprowadzeniu substancji szkodliwych albo nowych maszyn i narzędzi (§ 11 ust. 3). Art. 237³ § 2 KP zwalnia z przeszkolenia przed dopuszczeniem pracownika, który podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę. Terminy szkoleń okresowych opisuje poradnik co ile lat odbywa się szkolenie BHP.

W której części akt osobowych jest karta szkolenia?

W części B. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 3 pkt 2) zalicza do niej potwierdzenie zapoznania się pracownika z przepisami i zasadami BHP (lit. e) oraz dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia BHP (lit. h). Rozporządzenie szkoleniowe mówi wprost tylko, że karta jest przechowywana w aktach osobowych, bez wskazania części, więc przypisanie do części B wynika z rozporządzenia o dokumentacji. Skierowania i orzeczenia lekarskie są ułożone w częściach A i B według osobnych reguł.

Odpis zaświadczenia z ukończonego szkolenia okresowego jest przechowywany w aktach osobowych uczestnika (§ 16 ust. 3 rozporządzenia szkoleniowego), a zaświadczenie wydaje organizator szkolenia. Pracodawca powinien też przechowywać programy szkolenia, na podstawie których prowadzone są aktualne szkolenia pracowników (§ 7 ust. 3). Przy kontroli ułatwia to wykazanie, że instruktaż ogólny i stanowiskowy przeprowadzono według programu dostosowanego do rodzaju i warunków wykonywanych prac.

Co z kartą pokazać generalnemu wykonawcy?

Zwykle wystarcza kopia karty albo wyciąg z danymi: imię i nazwisko, stanowisko, daty instruktażu ogólnego i stanowiskowego, dane osoby przeprowadzającej oraz potwierdzenie dopuszczenia do pracy. Całe akta osobowe pozostają u podwykonawcy jako pracodawcy, a generalny wykonawca nie ma powodu ich przeglądać. Warto ustalić w umowie, czy generalny wykonawca potrzebuje kopii, czy wystarcza oświadczenie z datą szkolenia, i unikać gromadzenia danych, które nie służą weryfikacji.

Szkolenie wprowadzające, które generalny wykonawca prowadzi dla zasad panujących na placu, jest odrębnym dokumentem i nie zastępuje instruktażu u pracodawcy. Osoby prowadzące działalność gospodarczą lub pracujące na umowie zlecenia nie są pracownikami w rozumieniu rozporządzenia szkoleniowego. Podmiot organizujący pracę odpowiada za bezpieczne warunki ich pracy (art. 304 KP), co w praktyce przekłada się na wymagania zapisane w umowie. Zestawienie ze stanem dokumentów całej ekipy opisuje poradnik lista dokumentów pracownika przed wejściem na budowę.

Jakie braki w kartach pojawiają się najczęściej?

Najczęściej brakuje daty, nazwy stanowiska albo podpisu osoby przeprowadzającej instruktaż, a w karcie nie widać sprawdzianu wiedzy ani dopuszczenia do pracy. Zdarza się też instruktaż, którego data jest późniejsza niż pierwszy dzień pracy, albo jedna karta obejmująca kilka stanowisk bez drugiego pola. Przed wejściem ekipy na budowę każdą kartę warto przejrzeć pod kątem tych pozycji, a braki uzupełnić jeszcze przed dopuszczeniem do pracy, nie po fakcie. Uzupełnianie dat wstecz osłabia wartość dokumentu i może być oceniane jako poświadczenie nieprawdy, dlatego instruktaż trzeba faktycznie przeprowadzić przed pierwszym dniem pracy, a nie tylko go opisać. Kontrola PIP sprawdza karty razem z resztą dokumentacji, co opisuje poradnik o dokumentacji pracowników do kontroli PIP. Jeśli dokumenty szkoleń są w systemie, Atestero może przechowywać datę i status karty przy pracowniku, ale o dopuszczeniu do pracy nadal decyduje uprawniona osoba.