Informacja ogólna, nie porada prawna. Przepisy o pracy cudzoziemców i status obywateli Ukrainy zmieniały się w latach 2025-2026 i mogą zmienić się ponownie. Konkretny przypadek, zwłaszcza zezwolenie, oświadczenie i podstawę pobytu, oceń z prawnikiem lub w urzędzie.
Jakie przepisy regulują pracę cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r.?
Podstawą jest ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. poz. 621), obowiązująca od 1 czerwca 2025 r. Przepisy karne, które wcześniej znajdowały się w ustawie o promocji zatrudnienia z 2004 r., znajdują się dziś w art. 84 nowej ustawy. Jeżeli umowa podwykonawcza powołuje starą ustawę, warto zaktualizować odesłania. Ustawę zmieniały akty z 2025 i 2026 r., więc korzystaj z tekstu aktualnego, nie z komentarzy z 2024 r.
Dawnych typów zezwoleń oznaczanych literami (A, B, C, D, E) ustawa nie zna. Praca dla polskiego pracodawcy, czyli to, co wcześniej określano jako typ A, opiera się dziś na zezwoleniu na pracę z art. 26. Ustawa przewiduje też zezwolenie w związku z delegowaniem przez podmiot zagraniczny (art. 40), zezwolenie na pracę sezonową oraz oświadczenie o powierzeniu pracy wpisane do ewidencji. Zezwolenie wydaje wojewoda na czas nie dłuższy niż 3 lata (art. 15), a oświadczenie wpisuje starosta.
Jakie dokumenty ma cudzoziemiec w zależności od sytuacji?
Zaczyna się od podstawy pobytu: zezwolenie na pracę nie wystarczy bez prawa pobytu. Podmiot powierzający pracę żąda przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu i przechowuje jego kopię przez cały okres pracy (art. 4 ust. 2 i 4). Obowiązek ten nie dotyczy części cudzoziemców ze swobodnym dostępem do rynku pracy, m.in. członków rodzin obywateli UE i obywateli polskich (art. 4 ust. 5 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1-5). Obywatele państw UE i EOG-EFTA w ogóle nie podlegają tej ustawie (art. 1 ust. 4 pkt 6), więc zezwolenia ani oświadczenia nie potrzebują.
Powierzenie pracy na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę, w oświadczeniu albo w zezwoleniu na pobyt czasowy jest nielegalne, chyba że przepisy dopuszczają zmianę (art. 2 pkt 2). Zezwolenie na pobyt czasowy w celu pracy określa pracodawcę i stanowisko (art. 2 pkt 2 lit. e), więc przy zmianie któregoś z nich sprawdź, czy przepisy pozwalają kontynuować pracę. Dlatego sprawdzaj nie tylko ważność dokumentu, ale też, czy pracodawca i stanowisko z dokumentu odpowiadają faktycznej pracy na budowie.
Co się zmieniło dla obywateli Ukrainy od 5 marca 2026 r.?
Ustawa z 23 stycznia 2026 r. (Dz.U. poz. 203) wygasiła rozwiązania specustawy ukraińskiej. Obywatele Ukrainy objęci ochroną czasową mają swobodny dostęp do rynku pracy (art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy z 2025 r.), nie potrzebują zezwolenia, ale polski podmiot powierzający pracę powiadamia powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy (art. 5a). Brak powiadomienia zagrożony jest grzywną od 1000 do 3000 zł (art. 84 ust. 6). Według informacji Zielonej Linii (gov.pl) z marca 2026 r. legalny pobyt osób ze statusem UKR trwał do 4 marca 2027 r. Okres ochrony czasowej bywa przedłużany, więc datę końca pobytu sprawdzaj w aktualnym komunikacie urzędu i w dokumencie pracownika.
Obywatel Ukrainy może też pracować na innej podstawie, na przykład z kartą pobytu czy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy: Ukraina jest jednym z czterech państw (obok Armenii, Białorusi i Mołdawii), których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia (rozporządzenie MRPiPS z 21 listopada 2025 r.). W takim wypadku obowiązują zasady właściwe dla tej podstawy. Stan prawny dla Ukraińców zmieniał się często, więc sprawdź aktualny komunikat przed zawarciem umowy.
Co sprawdza generalny wykonawca u podwykonawcy?
GW nie przejmuje obowiązków pracodawcy, ale może wymagać od podwykonawcy potwierdzenia, że wypełnił te obowiązki: ważny dokument pobytowy z kopią, zezwolenie lub oświadczenie zgodne ze stanowiskiem, pisemna umowa zawarta przed dopuszczeniem do pracy (art. 5 ust. 1), umowa w zrozumiałej wersji, jeśli cudzoziemiec nie zna polskiego (art. 5 ust. 2), a także zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych. Zakres kontroli opisz w umowie podwykonawczej.
Przy cudzoziemcach bez prawa pobytu ustawa z 15 czerwca 2012 r. przewiduje, że wykonawca ma obowiązki wobec cudzoziemca, jeśli podwykonawca jest niewypłacalny albo egzekucja przeciwko niemu okaże się bezskuteczna. Nie ponosi ich, gdy wykaże należytą staranność: poinformował podwykonawcę o skutkach powierzania pracy takiej osobie i sprawdził wykonanie obowiązku zgłoszenia cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 2). Główny wykonawca i podwykonawcy pośredniczący odpowiadają solidarnie, jeśli wiedzieli o takim powierzeniu pracy (art. 7), a tę odpowiedzialność wyłącza ta sama należyta staranność. W praktyce warto mieć w teczce podwykonawcy pisemną informację i potwierdzenie zgłoszenia ZUS. Odpowiedzialność za wynagrodzenia podwykonawców to osobny temat, opisany w artykule o solidarnej odpowiedzialności generalnego wykonawcy.
Jakie kary grożą i czego oczekuje PIP oraz Straż Graniczna?
Najważniejsze sankcje z art. 84 zestawia tabela poniżej. Gdy cudzoziemiec pracuje na podstawie zezwolenia na pracę, organy takie jak PIP, Krajowa Administracja Skarbowa, Straż Graniczna i Policja mogą żądać od podmiotu powierzającego pracę dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków z zezwolenia, sporządzonych po polsku lub przetłumaczonych (art. 17 ust. 1 pkt 9). Dotyczy to m.in. umowy zgodnej z warunkami zezwolenia i dokumentów o wynagrodzeniu. Kopie dokumentów pobytowych podmiot przechowuje na podstawie art. 4 ust. 4. Pozostałe dokumenty, o które pyta kontrola, opisuje artykuł o dokumentacji pracowników do kontroli PIP.
W postępowaniu mandatowym PIP lub Straż Graniczna mogą nałożyć grzywnę do 10 000 zł (art. 96 § 1af Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia). Przepisu art. 85 nie traktuj jako zabezpieczenia na wszystko: zwalnia od kary za powierzenie pracy osobie bez ważnego dokumentu pobytu tylko wtedy, gdy podmiot zażądał dokumentu, zachował jego kopię i zgłosił cudzoziemca do ubezpieczeń, a nie wiedział, że dokument jest sfałszowany.
Umowa, tłumaczenia i szkolenie BHP w zrozumiałym języku
Ustawa wymaga, by umowa w języku polskim była przed podpisaniem przedstawiona cudzoziemcowi na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej, jeśli nie zna polskiego (art. 5 ust. 2). Przy umowie w języku obcym podmiot przechowuje jej tłumaczenie przysięgłe na polski (art. 5 ust. 3). Pracodawca informuje też cudzoziemca w zrozumiałym języku o prawie do związków zawodowych (art. 5 ust. 4). Kopie przechowuje przez okres pracy i 2 lata od końca roku, w którym stosunek się zakończył (art. 4 ust. 6).
Przepisy o szkoleniach BHP nie wskazują wprost języka szkolenia (sprawdziłem tekst jednolity rozporządzenia z 27 lipca 2004 r.), ale szkolenie ma sens tylko wtedy, gdy uczestnik rozumie jego treść. W praktyce zapisz, w jakim języku i przez kogo przeprowadzono szkolenie wstępne i instruktaż. W Atestero dokumenty cudzoziemca można przypisać do pracownika i wymagania, ale ocenę zgodności z przepisami wykonuje uprawniona osoba.
Podstawy legalnej pracy cudzoziemca na budowie
| Sytuacja | Podstawa pracy | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| Obywatel UE lub EOG-EFTA | Ustawa z 2025 r. nie ma zastosowania (art. 1 ust. 4 pkt 6) | Dokument tożsamości, umowa, zgłoszenie do ubezpieczeń |
| Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (art. 114 ustawy o cudzoziemcach) | Praca w ramach zezwolenia pobytowego (art. 3 ust. 2 pkt 1) | Karta pobytu, pracodawca i stanowisko z decyzji |
| Zezwolenie na pracę (wojewoda) | Art. 26 i 15: do 3 lat, dla polskiego podmiotu | Decyzja, zgodność stanowiska, ważność wizy lub pobytu |
| Oświadczenie o powierzeniu pracy (Armenia, Białoruś, Mołdawia, Ukraina) | Wpis do ewidencji oświadczeń (art. 6 ust. 2, art. 62) | Wpis w ewidencji, okres pracy, podstawa pobytu |
| Obywatel Ukrainy z ochroną czasową | Swobodny dostęp do rynku pracy (art. 3 ust. 1 pkt 12) | Dokument pobytowy, powiadomienie PUP w 7 dni (art. 5a) |
| Stały pobyt, rezydent UE, uchodźca, ochrona uzupełniająca | Swobodny dostęp do rynku pracy (art. 3 ust. 1 pkt 5-9) | Dokument potwierdzający status |
Zestawienie ogólne. Konkretny przypadek ocenia się według treści dokumentu i przepisów szczególnych.
Sankcje i skutki według ustawy z 20 marca 2025 r.
| Naruszenie | Podstawa | Sankcja |
|---|---|---|
| Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi | Art. 84 ust. 1 i 13 | Grzywna 3000-50 000 zł, co najmniej 3000 zł za jednego cudzoziemca |
| Nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca | Art. 84 ust. 2 | Grzywna co najmniej 1000 zł |
| Brak przekazania kopii umowy lub zrozumiałej wersji umowy | Art. 84 ust. 6, art. 5 ust. 2, art. 17 ust. 1 pkt 2 | Grzywna 1000-3000 zł |
| Brak powiadomienia o zmianach lub niepodjęciu pracy | Art. 84 ust. 7, art. 18 ust. 2, art. 19 | Grzywna co najmniej 500 zł |
| Powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu do pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia | Art. 84 ust. 11 i 14 | Grzywna co najmniej 6000 zł za jednego cudzoziemca |
| Mandat PIP lub Straży Granicznej | Art. 96 § 1af KPW | Grzywna do 10 000 zł |
Orzeka sąd w trybie przepisów o wykroczeniach. Kwoty według tekstu ustawy na 2 października 2026 r.