Jak sprawdzić legalność zatrudnienia cudzoziemca: kroki przed pierwszym dniem na budowie

Od czego zacząć sprawdzanie legalności zatrudnienia cudzoziemca?

Najpierw ustal obywatelstwo i podstawę pobytu, a dopiero potem podstawę do pracy. Ustawa uznaje powierzenie pracy za nielegalne w sześciu sytuacjach: cudzoziemiec przebywa nielegalnie, jego podstawa pobytu nie pozwala na pracę, nie ma wymaganego zezwolenia lub oświadczenia, pracuje na innych warunkach lub stanowisku niż w zezwoleniu, oświadczeniu albo zezwoleniu na pobyt czasowy, albo pracuje bez pisemnej umowy (art. 2 pkt 2 lit. a-f ustawy z 20 marca 2025 r.).

Obywatele państw UE i EOG-EFTA nie podlegają tej ustawie. U nich sprawdzasz tożsamość, umowę i zgłoszenie do ubezpieczeń jak u polskiego pracownika. Przy obywatelach państw trzecich kolejność jest stała: dokument pobytowy i jego ważność, potem podstawa do pracy, zgodność z firmą i stanowiskiem, umowa, zgłoszenia, a na końcu kopia dokumentu w aktach. Jaki dokument powinna mieć osoba w danej sytuacji (karta pobytu, wiza, zezwolenie, oświadczenie, status UKR), zestawia poradnik cudzoziemiec na budowie: dokumenty generalnego wykonawcy.

Obowiązki z ustawy ciążą na podmiocie powierzającym pracę, czyli na firmie, która zawarła umowę z cudzoziemcem (art. 2 pkt 4). Na budowie jest to zwykle podwykonawca. Generalny wykonawca nie sprawdza dokumentów za pracodawcę, ale przed wpuszczeniem ekipy może wymagać potwierdzenia, że te kroki wykonano. Zakres danych, które może zbierać, opisuje poradnik RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy.

Jak sprawdzić kartę pobytu i jej ważność?

Na karcie pobytu sprawdź datę ważności, rodzaj zezwolenia i adnotację „dostęp do rynku pracy”. Ustawa o cudzoziemcach wymienia te pola w art. 244 ust. 1 (pkt 8, 11 i data ważności). Karta wydana przy zezwoleniu na pobyt czasowy jest ważna przez okres zezwolenia. Przy pobycie stałym obowiązuje 10 lat od wydania, przy rezydencie długoterminowym UE 5 lat, a przy zgodzie na pobyt ze względów humanitarnych 2 lata (art. 243 ust. 1). Porównaj też imię, nazwisko i datę urodzenia z paszportem.

Przy zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę sama karta nie wystarczy. Takie zezwolenie określa pracodawcę i stanowisko, a praca na innych warunkach jest nielegalna, chyba że przepisy dopuszczają zmianę (art. 2 pkt 2 lit. e ustawy z 2025 r.). Poproś więc o decyzję wojewody i porównaj nazwę firmy oraz stanowisko z tym, co osoba ma robić na budowie. Gdy karta przyznaje swobodny dostęp do rynku pracy, na przykład przy pobycie stałym, rezydencie długoterminowym UE albo statusie uchodźcy (art. 3 ust. 1 pkt 6-9), zezwolenie na pracę nie jest potrzebne.

Gdy karta wygasła, a cudzoziemiec złożył wniosek o kolejne zezwolenie, jego pobyt jest legalny od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja stanie się ostateczna (art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy o cudzoziemcach). Nie dotyczy to zawieszenia postępowania na wniosek strony (art. 108 ust. 2). Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski składa się wyłącznie przez system MOS, a zamiast stempla w paszporcie wojewoda wydaje zaświadczenie o złożeniu wniosku. Zaświadczenie zawiera datę złożenia wniosku, kod QR i kwalifikowaną pieczęć elektroniczną Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców (art. 108 ust. 3 i 4 w brzmieniu od 27 kwietnia 2026 r.). Sam legalny pobyt nie daje jeszcze prawa do pracy. Sprawdź, czy osoba była uprawniona do pracy bezpośrednio przed złożeniem wniosku (art. 3 ust. 1 pkt 18 i ust. 3 pkt 2 ustawy z 2025 r.).

Jak sprawdzić wizę i pobyt w ruchu bezwizowym?

Z wizą liczy się cel jej wydania. Cudzoziemiec z zezwoleniem na pracę lub oświadczeniem może pracować na podstawie wizy wydanej w celach z art. 60 ust. 1 pkt 3-10, 12-13b, 17-21 lub 23-24b ustawy o cudzoziemcach (art. 3 ust. 3 pkt 1 ustawy z 2025 r.). Na tej liście nie ma wizy turystycznej (pkt 1), w celu odwiedzin (pkt 2), tranzytowej (pkt 14 i 15) ani w celu leczenia (pkt 16). Osoba z taką wizą nie podejmie legalnie pracy, nawet jeśli ma zezwolenie. Sprawdź też daty ważności wizy i liczbę dni pobytu.

Przy ruchu bezwizowym cudzoziemiec z zezwoleniem na pracę lub oświadczeniem może pracować (art. 3 ust. 3 pkt 6). Wyjątkiem są obywatele państw z wykazu ministra. Od 22 sierpnia 2026 r. nie mogą pracować w ruchu bezwizowym obywatele Wenezueli, Gruzji i Kolumbii, nawet z zezwoleniem na pracę (§ 1 rozporządzenia z 31 lipca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1072). Ci, którzy rozpoczęli taką pracę wcześniej, kontynuują ją do końca okresu pobytu bezwizowego (§ 2). Obywatel Gruzji, który przyjechał bez wizy i ma zezwolenie na pracę, nie może więc dziś zacząć pracy na budowie. Potrzebuje wizy w odpowiednim celu albo zezwolenia na pobyt.

Przy wątpliwościach co do konkretnej wizy albo okresu pobytu zapytaj urząd wojewódzki, zanim pracownik zacznie pracę. Przypadki, w których zezwolenie na pracę nie jest wymagane (na przykład Karta Polaka, absolwent polskiej uczelni), wymienia art. 3 ust. 5 ustawy z 2025 r.

Jak sprawdzić zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy?

Porównaj cztery rzeczy z dokumentu z rzeczywistością: firmę, stanowisko, warunki (wymiar czasu i wynagrodzenie) oraz okres. Zezwolenie lub oświadczenie wystawione dla innej firmy nie uprawnia do pracy w Twojej. Praca na innym stanowisku lub na innych warunkach jest nielegalna, chyba że przepisy dopuszczają zmianę (art. 2 pkt 2 lit. c i d). Przy zezwoleniu na pracę dla polskiego pracodawcy można powierzyć inną pracę łącznie do 30 dni w roku kalendarzowym, ale tylko po wcześniejszym powiadomieniu wojewody przez system teleinformatyczny (art. 33 ust. 1). Zmiana samej nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków nie wymaga nowego zezwolenia ani oświadczenia (art. 18 ust. 1 pkt 3, art. 69 pkt 4).

Drugi element to umowa. Pracodawca uwzględnia w niej warunki z zezwolenia lub oświadczenia i przed powierzeniem pracy przekazuje organowi umowę po polsku, przez praca.gov.pl albo, po zmianie z 2026 r., przez system eUmowy (art. 17 ust. 1 pkt 1-2, art. 68 ust. 1 pkt 1-2). Brak przekazania umowy grozi grzywną od 1000 do 3000 zł (art. 84 ust. 6). Przy oświadczeniu pracodawca dodatkowo powiadamia starostę o podjęciu pracy w ciągu 7 dni, a o niepodjęciu pracy w ciągu 14 dni od daty z ewidencji (art. 70 ust. 1). Za brak tego powiadomienia grozi grzywna od 500 do 5000 zł (art. 84 ust. 10).

Rejestr centralny zezwoleń i oświadczeń jest dostępny tylko dla organów wymienionych w art. 76 ust. 1: wojewodów, starostów, PIP, Straży Granicznej, ZUS, KAS i innych służb. Pracodawca ani generalny wykonawca nie mają do niego dostępu. Sprawdzasz więc dokument, który ma pracodawca, oraz potwierdzenia z jego konta w praca.gov.pl: przesłania umowy i powiadomienia starosty. Generalnemu wykonawcy zwykle wystarczy, że podwykonawca wpisze rodzaj podstawy, numer i datę końca w wykazie pracowników podwykonawcy i okaże potwierdzenia na żądanie.

Jak sprawdzić status obywatela Ukrainy i powiadomienie PUP?

U obywatela Ukrainy z ochroną czasową sprawdzasz status UKR i powiadomienie PUP złożone w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy (art. 5a ust. 1 ustawy z 2025 r.). Według Urzędu do Spraw Cudzoziemców (komunikat z 4 sierpnia 2026 r.) numer PESEL ze statusem UKR jest urzędowym potwierdzeniem korzystania z ochrony. Osoba może pokazać dokument elektroniczny w aplikacji mObywatel z aktualnymi danymi z rejestru PESEL. Aplikacja pozwala zweryfikować integralność i pochodzenie tego dokumentu (art. 110d ust. 1 ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony). Gdy status UKR zmieni się na inny, dokument zostaje unieważniony (art. 110d ust. 10). Zaświadczenia Szefa UdSC wydane przed 5 marca 2026 r. tracą ważność z końcem 4 marca 2027 r. albo wcześniej, gdy osoba dostanie PESEL UKR.

Ochronę czasową przedłużono do 4 marca 2028 r. (decyzja wykonawcza Rady UE 2026/1912, komunikat UdSC z 6 sierpnia 2026 r.). W materiałach z wiosny 2026 r. często widnieje data 4 marca 2027 r., ale dotyczy ona dawnych zaświadczeń UdSC, a nie samej ochrony. Przez 3 lata od 5 marca 2026 r. te same zasady stosuje się do obywateli Ukrainy przebywających legalnie, którzy z ochrony czasowej nie korzystają (art. 41 ustawy z 23 stycznia 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 203).

Powiadomienie składa się bezpłatnie przez praca.gov.pl do PUP właściwego dla siedziby lub miejsca stałego pobytu pracodawcy, nie dla adresu budowy (art. 5a ust. 2 i 6). Ponowne powiadomienie, także w 7 dni, jest potrzebne, gdy zmieni się rodzaj umowy lub stanowisko albo gdy pracodawca obniży wymiar czasu pracy lub stawkę (art. 5a ust. 5). Za brak powiadomienia grozi grzywna od 1000 do 3000 zł (art. 84 ust. 6). Według UdSC obowiązek nie dotyczy pracy rozpoczętej przed 5 marca 2026 r., ale powstaje przy każdej nowej pracy. Posiadacz karty pobytu CUKR ma według UdSC pełny dostęp do rynku pracy, więc u niego powiadomienie nie jest wymagane. W praktyce poproś podwykonawcę o potwierdzenie złożenia powiadomienia z praca.gov.pl.

Jak sprawdzić umowę i zgłoszenie cudzoziemca do ZUS?

Umowa w formie pisemnej musi być zawarta przed dopuszczeniem do pracy (art. 5 ust. 1 ustawy z 2025 r.). Brak pisemnej umowy to osobna przesłanka nielegalnego powierzenia pracy (art. 2 pkt 2 lit. f). Dotyczy to także umów zlecenia i o świadczenie usług, bo ustawa obejmuje umowy cywilnoprawne (art. 2 pkt 9 lit. b). Jeśli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie zna języka, pracodawca przed podpisaniem daje mu na piśmie wersję zrozumiałą i przechowuje ją (art. 5 ust. 2). Za brak takiej wersji grozi grzywna od 1000 do 3000 zł (art. 84 ust. 6).

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych płatnik składa w ciągu 7 dni od powstania obowiązku (art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przy cudzoziemcach jest to też jeden z dwóch warunków zwolnienia pracodawcy z kary, gdy dokument pobytowy okaże się nieważny (art. 85 ustawy z 2025 r., art. 13 ustawy z 15 czerwca 2012 r.). Wykonawca musi też sprawdzić to zgłoszenie u podwykonawcy, jeśli chce wykazać należytą staranność (art. 6 ust. 2 ustawy z 2012 r.). Jakie potwierdzenie ZUS może przyjąć generalny wykonawca, opisuje poradnik o wykazie pracowników podwykonawcy w części o ZUS ZUA.

Jak zrobić i przechowywać kopię dokumentu pobytowego?

Przed rozpoczęciem pracy pracodawca żąda ważnego dokumentu pobytowego (art. 4 ust. 2) i przechowuje jego kopię przez cały okres pracy oraz 2 lata od końca roku, w którym umowa się skończyła (art. 4 ust. 4 i 6). W trakcie pracy może żądać okazania dokumentu ponownie (art. 4 ust. 3). Obowiązek nie dotyczy osób z art. 3 ust. 1 pkt 1-5, czyli m.in. członków rodzin obywateli UE i Polski (art. 4 ust. 5). Kopie trzeba zabezpieczyć przed utratą i nieuprawnionym dostępem (art. 4 ust. 7).

Kopia chroni pracodawcę przed karą. Kto zażądał dokumentu, zachował kopię i zgłosił cudzoziemca do ubezpieczeń, nie odpowiada za wykroczenie z art. 84 ust. 1 przy cudzoziemcu bez ważnego dokumentu pobytowego, chyba że wiedział o fałszerstwie (art. 85). Tak samo działa art. 13 ustawy z 2012 r. przy przestępstwach z art. 9 i 10 tej ustawy. Skopiuj stronę paszportu z danymi, wizę lub obie strony karty pobytu, a przy wniosku w toku zaświadczenie z MOS. Zapisz też datę sprawdzenia i osobę, która je wykonała. Po wydaniu nowej karty zrób nową kopię.

Generalny wykonawca nie jest podmiotem powierzającym pracę, więc art. 4 nie nakłada na niego obowiązku zbierania kopii. Częściej wystarcza mu lista z rodzajem dokumentu i datą końca ważności oraz wgląd w dokument przy wprowadzeniu ekipy. Kopie zostają wtedy u pracodawcy. Czego jeszcze może zażądać inspektor podczas kontroli, opisuje poradnik o kontroli PIP na budowie.

Jak zapisać wynik sprawdzenia i pilnować terminów?

Po sprawdzeniu zostają daty, których trzeba pilnować. Są to koniec ważności karty pobytu lub wizy, koniec zezwolenia lub oświadczenia, koniec pobytu bezwizowego, koniec ochrony czasowej i termin ewentualnego ponownego powiadomienia PUP. Zapisz je przy pracowniku razem z datą sprawdzenia i nazwiskiem osoby sprawdzającej. Od daty końca pracownik bez nowego dokumentu nie może pracować, więc przypomnienie ustaw z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Do zebrania danych od podwykonawcy możesz użyć wzoru wykazu pracowników podwykonawcy (XLSX, PDF).

W Atestero podwykonawca dodaje dokumenty cudzoziemca przy pracowniku, a wymagania można ustawić według obywatelstwa, na przykład potwierdzenie powiadomienia PUP dla obywateli Ukrainy. Generalny wykonawca widzi braki i zbliżające się daty końca przed wejściem ekipy. Atestero nie potwierdza autentyczności dokumentów, nie sprawdza ich w rejestrach państwowych i nie zastępuje decyzji o dopuszczeniu do pracy. Pilotaż na jednej budowie jest bezpłatny.