Informacja ogólna, nie porada prawna. Stan prawny na 2 października 2026 r. Zasady A1 wynikają z przepisów UE, a wnioski i procedury ZUS mogą się zmieniać. Konkretny przypadek delegowania, zwłaszcza okresy i zakres A1, oceń z księgowym, ZUS lub prawnikiem.
Czym jest dokument A1 i co potwierdza?
Zaświadczenie A1 to dokument o ustawodawstwie właściwym w zakresie zabezpieczenia społecznego. Potwierdza, że w czasie pracy w innym państwie UE, EOG lub w Szwajcarii pracownik nadal podlega ubezpieczeniom społecznym w państwie wysyłającym i tam płaci składki. Nie jest zezwoleniem na pracę i nie potwierdza kwalifikacji ani badań, więc nie zastępuje dokumentów, których wymagają przepisy BHP lub umowa. Dla generalnego wykonawcy to dowód, że zagraniczna ekipa jest ubezpieczona w jednym systemie.
A1 wydaje instytucja właściwa państwa, w którym pracownik jest ubezpieczony. W Polsce to ZUS. Wniosek składa pracodawca, pracownik albo osoba prowadząca działalność na własny rachunek, a według ZUS od 1 kwietnia 2022 r. wnioski składa się wyłącznie elektronicznie przez PUE ZUS. Zaświadczenie ma okres wskazany na dokumencie, więc przy kontroli porównujesz go z okresem robót, a nie tylko sprawdzasz, czy w ogóle istnieje.
Kto wydaje A1 i na jak długo?
Zasada wynika z art. 12 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004: osoba delegowana przez pracodawcę, który normalnie prowadzi działalność w państwie wysyłającym, nadal podlega jego ustawodawstwu, jeśli przewidywany czas pracy nie przekracza 24 miesięcy i nie jest wysłana w miejsce innej delegowanej osoby. Według art. 14 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 987/2009 pracodawca musi zwykle prowadzić w państwie wysyłającym znaczącą działalność inną niż wyłącznie wewnętrzne zarządzanie, a nie tylko wysyłać ludzi do pracy za granicą. Spółka, która istnieje na papierze, a robotników zatrudnia wyłącznie do pracy w Polsce, może więc nie spełniać tego warunku, nawet jeśli formalnie wydano jej A1.
Gdy delegowanie ma trwać dłużej niż 24 miesiące, art. 12 ust. 1 przestaje wystarczać. Wyjątki za zgodą właściwych organów państw przewiduje art. 16 rozporządzenia i to one rozstrzygają o takich sytuacjach. Jeżeli zagraniczna firma pokazuje na budowie A1 z okresem dłuższym niż 24 miesiące, poproś o wyjaśnienie, na jakiej podstawie je wydano. Taki dokument nie musi być fałszywy, ale wymaga uzasadnienia. Zestawienie dokumentów delegowanego znajdziesz w tabeli poniżej.
Jak zgłasza się delegowanie do Polski?
Zgłoszenie ma postać oświadczenia składanego do PIP. Pracodawca delegujący pracownika do Polski składa je najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi, po polsku lub angielsku, na papierze albo elektronicznie, w tym przez biznes.gov.pl (art. 24 ust. 3 i 6 ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług). Zmiany zgłasza w ciągu 7 dni roboczych od ich zaistnienia (art. 24 ust. 5).
Oświadczenie zawiera dane pracodawcy, liczbę delegowanych wraz z imieniem, nazwiskiem, datą urodzenia i obywatelstwem, daty delegowania, adresy miejsca pracy, charakter usług, dane osoby upoważnionej do kontaktów z PIP, przebywającej w Polsce, oraz miejsce przechowywania dokumentów. Brak oświadczenia lub brak osoby kontaktowej zagrożone jest grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 27). W Polsce przechowywane są też umowa o pracę, ewidencja czasu pracy i dokumenty płacowe, które na wniosek PIP dostarcza się w 5 dni roboczych, z tłumaczeniem (art. 25).
Kiedy generalny wykonawca odpowiada solidarnie?
Przy robotach budowlanych wykonawca powierzający prace pracodawcy delegującemu odpowiada solidarnie za zaległe wynagrodzenie delegowanych: za każdy miesiąc do wysokości minimalnego wynagrodzenia oraz za wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe (art. 7). Prace budowlane to m.in. wykopy, roboty ziemne, montaż prefabrykatów, instalowanie, renowacja, rozbiórka, konserwacja i prace malarskie oraz porządkowe (art. 5 ust. 2). Ta odpowiedzialność dotyczy więc praktycznie całego zakresu robót, które generalny wykonawca zleca zagranicznym ekipom, od wykopów po prace wykończeniowe.
Wykonawca nie ponosi tej odpowiedzialności, jeśli zachował należytą staranność: przekazał pracodawcy delegującemu pisemną informację o warunkach zatrudnienia i odebrał potwierdzenie złożenia oświadczenia do PIP (art. 8 ust. 1). Dlatego w teczce podwykonawcy powinny być zarówno informacja, jak i potwierdzenie, najlepiej z datą sprzed rozpoczęcia robót, bo właśnie ten komplet pokazuje, że wykonawca dochował staranności. Inną podstawę odpowiedzialności za wynagrodzenie opisuje artykuł o solidarnej odpowiedzialności z art. 6471 KC.
A1 dla polskich pracowników wysyłanych za granicę
Polski pracodawca, który wysyła pracownika do pracy w innym państwie UE, występuje o A1 do ZUS i musi spełnić warunki z art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004: do 24 miesięcy, pracodawca z rzeczywistą działalnością w Polsce, pracownik nie zastępuje innego delegowanego. Przy delegowaniu na okres dłuższy niż 4 tygodnie pracodawca informuje pracownika o wynagrodzeniu w państwie przyjmującym, dodatku z tytułu delegowania lub zwrocie kosztów podróży oraz podaje link do oficjalnej strony tego państwa z warunkami zatrudnienia (art. 25c ustawy o delegowaniu).
Obowiązki zgłoszeniowe i dokumenty do okazania w państwie przyjmującym określają jego przepisy, nie polskie. Przed wyjazdem sprawdź je u kontrahenta lub na oficjalnej stronie tego państwa. W razie wątpliwości co do A1 i okresu 24 miesięcy decyzję podejmuj z księgowym lub prawnikiem, bo błąd w ustawodawstwie właściwym oznacza składki w niewłaściwym państwie i może wymagać późniejszych korekt, a przy kontroli również wyjaśnień wobec PIP.
Co sprawdzić na budowie i jak to udokumentować?
Lista kontrolna dla pracownika delegowanego do Polski: imię i nazwisko oraz okres w A1, który obejmuje czas robót; instytucja wydająca A1; kopia oświadczenia złożonego do PIP lub potwierdzenie jego złożenia; dane osoby kontaktowej w Polsce; kopia umowy o pracę i miejsce przechowywania dokumentów z art. 25. Gdy delegowany jest obywatel państwa trzeciego, zezwolenie na pracę nie jest wymagane, jeśli legalnie przebywa w innym państwie EOG, jest tam zatrudniony na podstawie stosunku pracy, zazwyczaj tam pracuje i został czasowo delegowany do usług w Polsce (art. 44 pkt 1 ustawy z 2025 r.). Więcej o tej grupie w artykule o cudzoziemcu na budowie.
Zapis kontroli prowadź w jednym miejscu, z datą i osobą sprawdzającą, na przykład w Atestero po przypisaniu dokumentów do pracownika. System pokazuje braki i zbliżający się koniec A1, ale decyzję o dopuszczeniu podejmuje uprawniona osoba. Zbieraj minimum danych, kierując się artykułem o RODO a dokumentach pracowników podwykonawcy, i pamiętaj, że A1 nie zastępuje badań ani szkolenia BHP, które sprawdzasz osobno.
Dokumenty pracownika delegowanego na budowie
| Dokument | Kto wystawia lub składa | Co potwierdza |
|---|---|---|
| Zaświadczenie A1 | Instytucja ubezpieczeń państwa wysyłającego (w Polsce ZUS) | Ubezpieczenie społeczne w państwie wysyłającym, do 24 miesięcy |
| Oświadczenie o delegowaniu (art. 24 ust. 3) | Pracodawca delegujący, do PIP, najpóźniej w dniu startu usługi | Dane pracodawcy, osób, okresu i miejsca pracy oraz osoby kontaktowej |
| Umowa o pracę, czas pracy, wynagrodzenie (art. 25) | Pracodawca delegujący, przechowywane w Polsce | Warunki zatrudnienia, na wniosek PIP w 5 dni roboczych z tłumaczeniem |
| Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia i potwierdzenie oświadczenia (art. 8) | Wykonawca przekazuje, pracodawca delegujący potwierdza | Należyta staranność wykonawcy przy odpowiedzialności solidarnej |
Zestawienie ogólne. Dla obywateli państw trzecich dochodzi podstawa z art. 44 pkt 1 ustawy z 20 marca 2025 r.
Przykład: A1 krótsze niż roboty
Firma z innego państwa UE deleguje 6 osób do robót wykończeniowych na budowie od 15.03.2027 do 30.06.2028. A1 jednego z pracowników jest ważne od 1.03.2027 do 29.02.2028.
- Okres robót wynosi niecałe 16 miesięcy, więc mieści się w 24 miesiącach z art. 12 rozporządzenia 883/2004
- A1 wygasa 29.02.2028, czyli 4 miesiące przed końcem robót
- Od 1.03.2028 potrzebne jest nowe A1 albo wyjaśnienie, jakiemu ustawodawstwu podlega pracownik
- Termin 29.02.2028 zapisujesz w rejestrze, a pracodawcę delegującego prosisz o kopię nowego A1
- Oświadczenie do PIP musiało być złożone najpóźniej 15.03.2027, a zmiany zgłasza się w ciągu 7 dni roboczych