Lista obecności na szkoleniu BHP: wzór Word i PDF

Czy lista obecności na szkoleniu BHP jest obowiązkowa?

Rozporządzenie nie nazywa listy obecności i nie podaje jej wzoru. Organizator szkolenia, czyli pracodawca albo jednostka szkoleniowa, zapewnia właściwy przebieg szkolenia oraz prowadzenie dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń (§ 5 pkt 6). Przy szkoleniu grupowym lista z podpisami jest wygodnym sposobem prowadzenia dziennika zajęć. Przepis nie opisuje, jak dziennik ma wyglądać, więc układ listy ustala pracodawca.

Lista nie zastępuje dokumentów, które wskazuje rozporządzenie. Odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego pracownik potwierdza w karcie szkolenia wstępnego, na papierze albo elektronicznie, a karta trafia do akt osobowych (§ 12 ust. 1, 1a i 3 w brzmieniu z Dz.U. 2025 poz. 1640). Ukończenie szkolenia okresowego potwierdza zaświadczenie wydane przez organizatora, a jego odpis jest w aktach osobowych (§ 16 ust. 3). Zaświadczenia wpisujesz do rejestru wydanych zaświadczeń (DOCX, PDF).

Co wpisać na liście szkolenia BHP?

Na górze listy wpisz rodzaj szkolenia, temat, datę, miejsce, godziny od i do oraz prowadzącego. Programy, na podstawie których prowadzono aktualne szkolenia pracowników, powinny być przechowywane przez pracodawcę (§ 7 ust. 3), więc podaj nazwę programu. Czas zapisuj w godzinach lekcyjnych po 45 minut, bo w tych jednostkach rozporządzenie podaje minima. Instruktaż trwa co najmniej 2 godziny lekcyjne (§ 1a pkt 1), a ramowy program instruktażu ogólnego wynosi co najmniej 3 godziny lekcyjne (zał. nr 1 cz. I). Trzy godziny lekcyjne to 135 minut, na przykład od 7:00 do 9:15.

Prowadzącego dobierz do rodzaju szkolenia. Instruktaż ogólny prowadzi pracownik służby BHP, osoba wykonująca zadania tej służby, pracodawca wykonujący takie zadania albo pracownik wyznaczony przez pracodawcę, który ma aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie BHP (§ 10 ust. 2). Instruktaż stanowiskowy przeprowadza wyznaczona osoba kierująca pracownikami albo pracodawca, jeśli mają kwalifikacje i doświadczenie oraz są przeszkoleni w metodach prowadzenia instruktażu (§ 11 ust. 5). Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności, który jest podstawą dopuszczenia do pracy na stanowisku (§ 11 ust. 6), dlatego wzór ma kolumnę na wynik sprawdzianu.

Godziny na liście pomagają też rozliczyć czas pracy. Szkolenia, których obowiązek wynika z przepisów prawa, odbywają się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy, a czas szkolenia poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy (art. 94¹³ KP). Ta lista to inny dokument niż lista obecności na budowie (XLSX, PDF), która zapisuje wejścia osób na plac budowy.

1. 1.instruktaż ogólny: co najmniej 3 godziny lekcyjne według ramowego programu (zał. nr 1 cz. I)
2. 2.instruktaż stanowiskowy: czas zależy od przygotowania zawodowego, stażu i zagrożeń na stanowisku (§ 11 ust. 4)
3. 3.szkolenie okresowe pracowników na stanowiskach robotniczych: ramowy program co najmniej 8 godzin lekcyjnych (zał. nr 1 cz. V)
4. 4.szkolenie okresowe robotników w formie instruktażu: nie rzadziej niż raz na 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych nie rzadziej niż raz w roku (§ 15 ust. 1)

Pracownicy podwykonawców na szkoleniu u generalnego wykonawcy

Gdy pracownik innego pracodawcy wykonuje pracę na terenie zakładu pracy pracodawcy, ten pracodawca zapewnia poinformowanie go o zagrożeniach dla bezpieczeństwa i zdrowia podczas pracy na tym terenie, a pracownik potwierdza uzyskanie informacji podpisem (§ 2 ust. 2). Generalny wykonawca może odnieść ten przepis do odprawy ekip podwykonawców na budowie, którą prowadzi. Lista z kolumną „Firma / pracodawca” i podpisem każdego uczestnika dokumentuje takie potwierdzenie.

To osobny obowiązek obok szkolenia, które zapewnia pracownikowi jego własny pracodawca (§ 2 ust. 1). Dokumenty szkoleniowe pracowników podwykonawcy sprawdzasz na podstawie oświadczenia podwykonawcy o badaniach i szkoleniach pracowników (DOCX, PDF), a odprawę na wejściu na budowę opisuje wzór instruktażu wprowadzającego (DOCX, PDF).

Gdzie i jak długo przechowywać listę?

Rozporządzenie nie wyznacza okresu przechowywania samej listy. Kartę szkolenia wstępnego i odpis zaświadczenia przechowuje się w aktach osobowych, a dokumentację pracowniczą pracodawca przechowuje przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres (art. 94 pkt 9b KP). Listę warto trzymać razem z programem szkolenia, żeby oba dokumenty dało się powiązać. Układ akt osobowych i miejsce karty opisuje spis dokumentów w aktach osobowych (DOCX, PDF).

Wzór, narzędzie czy poradnik?

Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.

• Poradnik: Szkolenie wstępne i instruktaż stanowiskowy na budowie: kto, kiedy, jak. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.

Co zawiera dokument

Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.