Lista obecności i ewidencja czasu pracy na budowie: czym się różnią

Czym lista obecności różni się od ewidencji czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest dokumentacją pracowniczą: pracodawca prowadzi ją dla każdego pracownika, żeby ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia. Lista obecności na budowie jest dokumentem organizacyjnym placu i pokazuje, kto danego dnia wszedł oraz która firma go wprowadziła. Pierwszą prowadzi podwykonawca jako pracodawca, drugą zwykle generalny wykonawca. Różni je też dostęp: ewidencję pracodawca udostępnia pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 KP), a zasady wglądu w listę obecności ustala procedura budowy.

Kto prowadzi ewidencję czasu pracy i co ma zawierać?

Prowadzi ją pracodawca pracownika, więc na budowie jest to podwykonawca, nie generalny wykonawca. Art. 149 § 1 KP wymaga ewidencji dla prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i świadczeń związanych z pracą. Zgodnie z § 2 nie ewidencjonuje się godzin pracy pracowników w zadaniowym czasie pracy, pracowników zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy oraz pracowników z ryczałtem za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej. Przepisy nie narzucają jednego wzoru, ale określają treść.

Według § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja zawiera m.in. liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny przepracowane w porze nocnej, godziny nadliczbowe, dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, godziny dyżuru, zwolnienia od pracy i nieobecności. Brygadzista lub kierownik robót często notuje godziny na papierowych kartach, nazywanych potocznie godzinówkami, a kadry przenoszą je później do ewidencji.

Po co generalnemu wykonawcy lista obecności?

Daje aktualną odpowiedź na pytanie, kto jest na terenie budowy. Przydaje się przy ewakuacji i zdarzeniach, bo pracodawca ma zapewnić środki do ewakuacji i dostosować działania do liczby osób przebywających na terenie zakładu pracy (art. 209¹ § 1 i 2 KP), a gdy w jednym miejscu pracują pracownicy różnych pracodawców, ci pracodawcy współpracują i wyznaczają koordynatora BHP (art. 208 § 1 KP).

Lista pomaga też w kontroli organizacyjnej: porównanie z wykazem zgłoszonych osób pokazuje, czy na placu pracuje ekipa, którą podwykonawca zgłosił i której dokumenty sprawdzono. Forma i zakres listy zależą od procedury budowy i umowy. Nie jest to ewidencja czasu pracy cudzych pracowników i nie powinna służyć do rozliczania ich wynagrodzeń, bo generalny wykonawca nie jest ich pracodawcą i nie zna ich systemu czasu pracy, rozkładu ani zasad wynagradzania.

Papier, arkusz czy system: jaką formę wybrać?

Wybór zależy od liczby osób, liczby wejść i tego, kto ma mieć dostęp do danych. Papierowa lista przy wejściu wystarcza na małej budowie, arkusz ułatwia porównanie z wykazem, a system rejestracji wejść i wyjść ma sens przy dużej liczbie osób albo gdy trzeba fizycznie sterować dostępem. Ewidencja czasu pracy ma osobny tor: podwykonawca prowadzi ją na kartach, w arkuszu albo w programie kadrowym, zgodnie z treścią wymaganą rozporządzeniem.

Jakie dane na liście obecności, żeby nie zbierać za dużo?

Wystarczą data, imię i nazwisko, nazwa firmy, godzina wejścia i wyjścia oraz podpis lub potwierdzenie brygadzisty. Odpowiada to celowi, czyli wiedzy, kto jest na budowie. PESEL, adres zamieszkania, prywatny telefon i numer dokumentu tożsamości do tego celu nie są potrzebne. Zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO wymaga danych adekwatnych i ograniczonych do tego, co niezbędne. Ta sama zasada dotyczy czasu przechowywania listy: dane nie powinny leżeć w segregatorze dłużej, niż wynika z celu.

Lista z podpisami wielu osób na jednej kartce pokazuje nazwiska każdemu kolejnemu podpisującemu. Przy większej liczbie osób lepiej, by wpisywał brygadzista za całą brygadę, albo prowadzić listę w arkuszu z ograniczonym dostępem. Okres przechowywania ustal z góry i wpisz do procedury budowy. Jeśli lista ma służyć także do innych celów niż organizacja placu, uzgodnij to w umowie i nie rozszerzaj zakresu danych po cichu. Gotowe układy tabel opisują wzory lista obecności na budowie i ewidencja czasu pracy na budowie.

Jak zestawić listę osób z dokumentami?

Najprościej porównać trzy zestawy: wykaz osób zgłoszonych przez podwykonawcę, listę obecności z danego dnia i rejestr terminów badań, szkoleń oraz uprawnień. Każda osoba z listy obecności powinna być na wykazie, a każda osoba z wykazu powinna mieć komplet dokumentów z ważnymi terminami. Rozbieżność oznacza osobę na placu bez zgłoszenia albo zgłoszoną osobę z przeterminowanym dokumentem. Jak zbudować oba zestawy, opisują poradniki o wykazie pracowników podwykonawcy i o rejestrze terminów w Excelu.

Zestawienie robi się przed rozpoczęciem dnia pracy albo w stałym rytmie, na przykład raz w tygodniu, a wynik zapisuje krótką notatką: kto, czego brakuje, kto zdecydował. Dzięki temu po zdarzeniu widać, jakie informacje były dostępne w danym dniu. Atestero nie rejestruje wejść ani czasu pracy. System porządkuje dokumenty i wymagania pracowników oraz pokazuje braki w planowanej ekipie, więc zestawienie z faktyczną listą obecności pozostaje czynnością kierownika budowy.

Co z osobami na zleceniu, w działalności gospodarczej i z gośćmi?

Lista obecności obejmuje wszystkich, którzy wchodzą na teren, niezależnie od podstawy zatrudnienia, a ewidencja czasu pracy z art. 149 KP dotyczy pracowników. Osoby na zleceniu lub prowadzące działalność gospodarczą nie są pracownikami, więc ich godziny rozlicza umowa, nie ewidencja z przepisów prawa pracy. Pracodawca ma jednak zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy także osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy i osobom prowadzącym działalność na własny rachunek w jego zakładzie lub miejscu wyznaczonym (art. 304 § 1 KP).

Goście, dostawcy i inspektorzy nadzoru nie są częścią ekipy, ale przebywają na placu. Gdy do miejsca prac mają dostęp osoby niebiorące udziału w procesie pracy, pracodawca stosuje środki niezbędne do ochrony ich życia i zdrowia (art. 304 § 4 KP). Dla gości zwykle wystarcza osobna część listy z datą, imieniem i nazwiskiem, firmą, osobą przyjmującą i godzinami, bez obowiązku zbierania dokumentów uprawnień.