Ewidencja czasu pracy na budowie — miesięczna godzinówka w Excelu i PDF

Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Art. 149 § 2 przewiduje wyjątki dla wybranych grup pracowników, więc ich zakres ustal z kadrami.

Na budowie ewidencję pracownika prowadzi jego pracodawca, zwykle podwykonawca, a nie generalny wykonawca. Osoby na własnej działalności gospodarczej nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy. Ten arkusz jest tylko pomocniczy: ułatwia zebranie godzin, ale nie zastępuje ewidencji prowadzonej zgodnie z przepisami i systemem czasu pracy obowiązującym w zakładzie. Porównanie z listą obecności znajdziesz w artykule Lista obecności i ewidencja czasu pracy na budowie.

Jak działa arkusz miesięczny krok po kroku?

Wpisz budowę, pracodawcę, rok i miesiąc (np. 2026 i 10). Dni tygodnia oraz szare weekendy i dni spoza miesiąca ustawią się same. W wierszu pracownika wpisz w kolumnie dnia liczbę godzin (8 albo 9,5) lub kod nieobecności. Komórki akceptują tylko liczby 0-24 i kody z legendy.

Kolumny po prawej liczą formułami: Suma godzin (SUM, kody tekstowe są pomijane), Godz. nadliczbowe, Dni pracy (dni z godzinami większymi od zera), Urlop (U i UŻ), L4, NN oraz Inne nieobecności. Wiersz pod tabelą sumuje godziny wszystkich pracowników w danym dniu. Na końcu są kolumna podpisu pracownika i miejsce na podpis pracodawcy. Dla przykładowego wiersza z 142,5 godz. arkusz pokaże 17 dni pracy, 2 dni urlopu, 2 dni L4 i 1 dzień NN.

Jak liczone są godziny nadliczbowe?

Arkusz liczy godziny nadliczbowe jako godziny ponad normę dobową w każdym dniu osobno, a normę wpisujesz w komórce (domyślnie 8 godz.). To założenie przykładowe: edytujesz je, jeśli pracownika obowiązuje inna norma. Przykład: 8, 10 i 9,5 godz. w trzech dniach daje 3,5 godz. nadliczbowych.

Prawo opisuje to szerzej. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 KP), a praca ponad obowiązujące pracownika normy to godziny nadliczbowe (art. 151 § 1 KP). Arkusz nie uwzględnia systemu i rozkładu czasu pracy, okresu rozliczeniowego, dni wolnych ani pracy w nocy, niedzielę i święta, dlatego wynik traktuj orientacyjnie i potwierdź w kadrach.

Jak działają kody nieobecności?

W legendzie pod tabelą są kody: U urlop wypoczynkowy, UŻ urlop na żądanie, L4 zwolnienie lekarskie, NN nieobecność nieusprawiedliwiona, NU nieobecność usprawiedliwiona (inna, np. okolicznościowa) i DW dzień wolny. Kody są edytowalne: dopisz własne w wolnych wierszach legendy, a walidacja zaakceptuje je w tabeli.

Arkusz liczy osobno U z UŻ, L4 i NN, a pozostałe kody trafiają do kolumny „Inne nieob.”. Nazwy kodów i ich znaczenie dobierz do zasad swojej firmy. Rodzaje usprawiedliwień i ich skutki dla wynagrodzenia wynikają z przepisów, dlatego rozstrzygają je kadry.

Jakie są ograniczenia i co z przechowywaniem?

Arkusz nie liczy wynagrodzenia, dopłat ani norm miesięcznych i nie sprawdza zgodności z systemem czasu pracy. Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 1 lit. a) wymienia informacje, które ma zawierać ewidencja czasu pracy, m.in. godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny przepracowane w porze nocnej, godziny nadliczbowe oraz rodzaj i wymiar nieobecności. Arkusz zbiera liczbę godzin dziennie i kody nieobecności, ale nie ma godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy ani godzin nocnych, więc te dane uzupełnij w ewidencji prowadzonej przez pracodawcę. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej co do zasady wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b KP). Dla osób zatrudnionych przed 2019 r. obowiązują przepisy przejściowe.

Dane w ewidencji ogranicz do imienia, nazwiska, stanowiska i godzin. Szerzej o dokumentach, które kontrolujący może zobaczyć, piszemy w artykule Dokumentacja pracowników do kontroli PIP.

Co zawiera dokument

Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.