Wzory dokumentów
Spis dokumentów w aktach osobowych pracownika (części A–E): wzór Word i PDF
Wzór ma dwie strony A4. Pierwsza to dane pracownika i pracodawcy, postać akt, część A z dokumentami z rekrutacji i badań lekarskich osoby przyjmowanej oraz część B z dokumentami z nawiązania i przebiegu zatrudnienia, z wierszami według § 3 pkt 2. Druga to części C, D i E, informacja o dokumentacji prowadzonej oddzielnie i podpisy. W części B trafia informacja o warunkach zatrudnienia (DOCX, PDF) oraz karta szkolenia wstępnego BHP (DOCX, PDF).
W skrócie
Spis dokumentów w aktach osobowych to wykaz, który według rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej prowadzi się osobno dla każdej z pięciu części akt, od A do E. Dokumenty w części numeruje się i układa chronologicznie, a każda część ma własny wykaz (§ 4 ust. 1). Wzór ma gotowe wiersze z dokumentami z § 3 i pola na numery A1, B1, C1, D1 i E1.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 31 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
Z jakich części składają się akta osobowe pracownika?
Pracodawca prowadzi oddzielne akta osobowe dla każdego pracownika. Akta składają się z 5 części (§ 2 i 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zakres każdej części wynika z § 3, a poniższe punkty skracają jego treść.
- część A: oświadczenia i dokumenty z danymi osobowymi z ubiegania się o zatrudnienie oraz skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące badań z art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² KP
- część B: dokumenty z nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, między innymi umowa o pracę, potwierdzenia zapoznania i poinformowania pracownika, dokumenty o szkoleniu BHP, skierowania i orzeczenia z art. 229 § 1 pkt 2, § 2 i 5 KP
- część C: dokumenty z rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, w tym kopia świadectwa pracy
- część D: odpis zawiadomienia o ukaraniu i inne dokumenty o odpowiedzialności porządkowej
- część E: dokumenty z kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu
Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
§ 2–6, § 8, § 19–21 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 474 (baza ELI, odczyt 26 października 2026 r.). Status aktu w ELI sprawdzono 28 października 2026 r.: obowiązujący, jedyna zmiana uwzględniona w tekście jednolitym to Dz.U. 2025 poz. 335. Art. 94 pkt 9b, art. 94⁸ § 2 i art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245 (odczyt 17 października 2026 r., lista zmian w ELI sprawdzona 28 października 2026 r.). Przepisy nie podają wzoru spisu. Wzór zawiera pozycje pogrupowane na podstawie § 3.
Jak numerować i układać dokumenty w aktach?
Dokumenty w każdej części przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje, a każda część zawiera wykaz swoich dokumentów (§ 4 ust. 1). Dokumenty powiązane tematycznie w częściach A, B i C można prowadzić w wydzielonych częściach o numerach A1, B1, C1 i kolejnych. Chronologia, numeracja i wykaz dotyczą wtedy każdej wydzielonej części (§ 4 ust. 2). Pracownik budowlany może mieć w części B na przykład B1 z umową i informacjami o warunkach oraz B2 z badaniami i szkoleniami BHP.
W części D każda kara ma własną wydzieloną część D1 i kolejne, a w części E każda kontrola ma własną część E1 i kolejne. Po usunięciu z akt odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą część dotyczącą tej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery (§ 4 ust. 3). W części E obowiązuje ta sama zasada (§ 4 ust. 4).
W aktach papierowych pracodawca przechowuje odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata lub pracownika, poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem przez pracodawcę albo osobę przez niego upoważnioną (§ 5). Zmiana postaci akt z papierowej na elektroniczną polega na sporządzeniu odwzorowania cyfrowego z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 94⁸ § 2 KP).
Które dokumenty pracownika nie należą do akt osobowych?
Obok akt osobowych pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6). Należą do niej dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące czasu pracy, dokumenty o urlopie wypoczynkowym, karta lub lista wypłaconego wynagrodzenia oraz karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej. Na budowie są to na przykład ewidencja czasu pracy (XLSX, PDF) i karta ewidencji odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej (DOCX, PDF). Te dokumenty nie trafiają do spisu aktów osobowych.
Jak długo przechowywać akta i kogo dotyczą te zasady?
Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność i dostępność przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres (art. 94 pkt 9b KP). Podział na części A–E stosuje się do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 stycznia 2019 r. (§ 19). Dostosowanie starszych akt do tego układu jest dobrowolne (§ 20 ust. 1 i § 21).
Warunki przechowywania akt papierowych opisuje § 8: ochrona przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w tym odpowiednia wilgotność i temperatura pomieszczenia. Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres i pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 KP). Potwierdzenie zapoznania pracownika z regulaminem antymobbingowym, które trafia do części B, daje oświadczenie o zapoznaniu z regulaminem antymobbingowym (DOCX, PDF).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy: co może zbierać generalny wykonawca. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Pracownik i pracodawca | Imię i nazwisko, stanowisko, nazwa pracodawcy, data nawiązania stosunku pracy (§ 19). |
| 02 | Postać akt | Papierowa z odpisami poświadczonymi za zgodność (§ 5) albo elektroniczna z odwzorowaniami cyfrowymi (art. 94⁸ § 2 KP). |
| 03 | Część A | Dane osobowe z rekrutacji, skierowania i orzeczenia lekarskie osoby przyjmowanej, także orzeczenie od poprzedniego pracodawcy (§ 3 pkt 1). |
| 04 | Część B | Umowa o pracę, zapoznanie i poinformowanie, szkolenie BHP, badania, pozostałe dokumenty z § 3 pkt 2. |
| 05 | Część C | Dokumenty z rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, kopia świadectwa pracy (§ 3 pkt 3). |
| 06 | Część D | Odpis zawiadomienia o ukaraniu, osobna część D1, D2 na każdą karę (§ 3 pkt 4, § 4 ust. 3). |
| 07 | Część E | Dokumenty z kontroli trzeźwości, osobna część E1, E2 na każdą kontrolę (§ 3 pkt 5, § 4 ust. 4). |
| 08 | Numer, data i liczba stron | Numer pozycji w części (A1, B1, C1), data dokumentu, liczba stron, uwagi. |
| 09 | Podpisy | Osoba prowadząca akta oraz pracodawca lub osoba upoważniona. |
Pytania o dokument: Spis dokumentów w aktach osobowych pracownika (części A–E): wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Z ilu części składają się akta osobowe pracownika?
Z pięciu części, od A do E (§ 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Część A dotyczy rekrutacji i badań lekarskich osoby przyjmowanej do pracy, B nawiązania i przebiegu zatrudnienia, C rozwiązania stosunku pracy, D kar porządkowych, a E kontroli trzeźwości.
02Czy każda część akt osobowych musi mieć własny spis dokumentów?
Tak. Dokumenty w poszczególnych częściach przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, a każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów (§ 4 ust. 1). Rozporządzenie nie podaje wzoru wykazu.
03W której części akt osobowych jest karta szkolenia BHP i orzeczenie lekarskie?
Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie BHP są wymienione w części B (§ 3 pkt 2 lit. h). Skierowania i orzeczenia dotyczące osoby przyjmowanej do pracy są w części A, także aktualne orzeczenie od poprzedniego pracodawcy (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² KP). Te z badań wstępnych przy przeniesieniu oraz z badań okresowych i kontrolnych w czasie zatrudnienia są w części B (lit. r).