Wzory dokumentów
Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP): wzór Word i PDF
Wzór ma dwie strony A4. Pierwsza to dane pracodawcy i pracownika, data dopuszczenia do pracy, terminy i tabela z 13 punktami a–m, w której wpisujesz treść albo wskazanie przepisów. Druga to informacja o instytucjach zabezpieczenia społecznego w 30 dni, blok o wyjeździe za granicę na ponad 4 tygodnie, tabela zmian warunków oraz potwierdzenie odbioru. Potwierdzenie poinformowania pracownika trafia do części B akt osobowych, a układ akt opisuje spis dokumentów w aktach osobowych (DOCX, PDF).
W skrócie
Informacja o warunkach zatrudnienia to pismo w postaci papierowej lub elektronicznej, w którym pracodawca podaje pracownikowi 13 spraw z art. 29 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy nie później niż w 7 dni od dopuszczenia do pracy. O instytucjach zabezpieczenia społecznego informuje w 30 dni. Obejmuje między innymi normę i wymiar czasu pracy, przerwy, odpoczynek, nadgodziny, urlop, wypowiedzenie i szkolenia.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 31 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
Kiedy i w jakiej formie przekazać informację o warunkach zatrudnienia?
Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej. Informację o 13 sprawach z pkt 1 przekazuje nie później niż w 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Informację o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki, i o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym przekazuje nie później niż w 30 dni od dopuszczenia, chyba że pracownik sam wybiera instytucję (art. 29 § 3). Przy dopuszczeniu 2 listopada 2026 r. pierwszy termin mija 9 listopada 2026 r., a drugi 2 grudnia 2026 r. Dni liczy się od dnia następującego po dopuszczeniu (art. 111 § 2 KC w związku z art. 300 KP).
Forma elektroniczna jest dopuszczalna, gdy informacje są dostępne dla pracownika z możliwością wydrukowania i przechowywania, a pracodawca zachowuje dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika (§ 3⁴). Gdy umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, pracodawca przed dopuszczeniem do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie strony, rodzaj umowy i jej warunki (art. 29 § 2). To osobny dokument od informacji. Przepisy § 1–4 stosuje się odpowiednio do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę (art. 29 § 5).
Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
Art. 29 § 2–5, art. 29¹ § 2–4, art. 29⁴ § 1 pkt 3, art. 94 pkt 1a, art. 104³ § 2, art. 281 § 1 pkt 2a i art. 300 Kodeksu pracy oraz art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego sprawdzono w tekstach jednolitych Dz.U. 2026 poz. 1245 (KP) i poz. 795 (KC), odczyt 17 października 2026 r. Lista zmian KP w ELI sprawdzona 28 października 2026 r.: ostatnia zmiana to ustawa Dz.U. 2026 poz. 1046, objęta tekstem jednolitym, art. 29 się nie zmienił. Grzywna z art. 281 ma brzmienie po zmianie Dz.U. 2026 poz. 473. § 3 pkt 2 lit. f rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 474 (odczyt 26 października 2026 r.). Terminy z przykładu wyliczono z art. 111 KC. Przepisy nie podają wzoru informacji.
Co obejmuje informacja: 13 punktów z art. 29 § 3
Przy punktach a–f, h–k oraz w informacji z pkt 2 pracodawca może zamiast treści wskazać odpowiednie przepisy prawa pracy i prawa ubezpieczeń społecznych (art. 29 § 3¹). Wyjątek to punkty g, l i m, w których wpisujesz treść. W punkcie g podaj zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, na przykład między budowami. W punkcie m, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy, podaj termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, porę nocną oraz sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.
Na budowie przy punktach c–e pomaga harmonogram czasu pracy brygady (DOCX, PDF), przy punkcie e polecenie pracy w godzinach nadliczbowych (DOCX, PDF), a przy punkcie g polecenie wyjazdu służbowego (DOCX, PDF). Zasady ogólne, takie jak pora nocna czy wypłata wynagrodzenia, zawiera wzór regulaminu pracy firmy budowlanej (DOCX, PDF).
- a) obowiązująca dobowa i tygodniowa norma czasu pracy
- b) obowiązujący dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy
- c) przysługujące przerwy w pracy
- d) przysługujący dobowy i tygodniowy odpoczynek
- e) zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią
- f) przy pracy zmianowej zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę
- g) przy kilku miejscach wykonywania pracy zasady przemieszczania się między nimi
- h) inne niż w umowie składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne i rzeczowe
- i) wymiar płatnego urlopu albo zasady jego ustalania i przyznawania
- j) zasady rozwiązania stosunku pracy: wymogi formalne, okresy wypowiedzenia, termin odwołania do sądu pracy
- k) prawo do szkoleń, jeśli pracodawca je zapewnia, w tym ogólne zasady polityki szkoleniowej
- l) układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe, którym pracownik jest objęty
- m) przy braku regulaminu pracy: wypłata wynagrodzenia, pora nocna, potwierdzanie obecności i usprawiedliwianie nieobecności
Zmiana warunków zatrudnienia i adresu siedziby: kiedy nowa informacja
O zmianie adresu siedziby pracodawca informuje w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w 7 dni od zmiany (art. 29 § 3²). O zmianie warunków zatrudnienia z § 3 i o objęciu pracownika układem zbiorowym lub innym porozumieniem zbiorowym informuje niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika (§ 3³). Obowiązek nie dotyczy zmiany, która wynika ze zmiany przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, jeśli przepisy te wskazano w informacji przekazanej pracownikowi (§ 3³).
Informacja o zmianie nie zastępuje aneksu. Zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej (art. 29 § 4). Druga strona wzoru ma tabelę zmian z datą, opisem, datą przekazania i sposobem przekazania.
Wyjazd za granicę, kara i ochrona pracownika
Przed wyjazdem pracownika do pracy lub na zadanie służbowe poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca przekazuje niezależnie od informacji z art. 29 § 3 informacje o państwie, przewidywanym czasie, walucie wynagrodzenia, świadczeniach pieniężnych i rzeczowych oraz zapewnieniu i warunkach powrotu do kraju (art. 29¹ § 2). Wzór ma na to osobny blok. Delegowanie na budowy w Niemczech opisuje poradnik delegowanie pracowników na budowę w Niemczech: dokumenty i obowiązki.
Pracodawca, który nie informuje pracownika w terminie o warunkach zatrudnienia, naruszając w sposób rażący art. 29 § 3, 3² i 3³ oraz art. 29¹ § 2 i 4, podlega karze grzywny od 2000 zł do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2a KP). Dochodzenie przez pracownika udzielenia tych informacji nie może być przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę ani jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (art. 29⁴ § 1 pkt 3).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Delegowanie pracowników na budowę w Niemczech: dokumenty i obowiązki w 2026 r.. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Pracodawca i pracownik | Nazwa i adres siedziby pracodawcy, imię i nazwisko pracownika, stanowisko, rodzaj umowy. |
| 02 | Data dopuszczenia do pracy | Od niej liczą się terminy 7 i 30 dni (art. 29 § 3). |
| 03 | Postać informacji | Papierowa albo elektroniczna z dowodem przekazania lub otrzymania (art. 29 § 3⁴). |
| 04 | Punkty a–f | Norma i wymiar czasu pracy, przerwy, odpoczynek, nadgodziny, praca zmianowa; treść albo przepisy (§ 3¹). |
| 05 | Punkt g | Zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, wpisywane treścią. |
| 06 | Punkty h–k | Inne składniki wynagrodzenia, urlop, rozwiązanie stosunku pracy, szkolenia; treść albo przepisy. |
| 07 | Punkty l–m | Układ zbiorowy; przy braku regulaminu pracy wypłata, pora nocna, obecność, wpisywane treścią. |
| 08 | Informacja w 30 dni | Instytucje zabezpieczenia społecznego i zapewniana ochrona (art. 29 § 3 pkt 2). |
| 09 | Wyjazd za granicę i zmiany | Blok z art. 29¹ § 2 i tabela zmian z art. 29 § 3² i 3³. |
Pytania o dokument: Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP): wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01W jakim terminie pracodawca musi przekazać informację o warunkach zatrudnienia?
Informację o 13 sprawach z art. 29 § 3 pkt 1 w 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy. Informację o instytucjach zabezpieczenia społecznego i zapewnianej ochronie w 30 dni od dopuszczenia, chyba że pracownik sam wybiera instytucję (art. 29 § 3 pkt 2 KP). Dni liczy się od dnia następującego po dopuszczeniu.
02Czy w informacji o warunkach zatrudnienia wystarczy wskazać przepisy?
Dla punktów a–f, h–k z pkt 1 oraz dla pkt 2 wystarczy wskazać odpowiednie przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (art. 29 § 3¹ KP). Punkty g, l i m wymagają podania treści: zasad przemieszczania się między miejscami pracy, układu zbiorowego oraz, przy braku regulaminu pracy, zasad wypłaty wynagrodzenia i potwierdzania obecności.
03Co grozi za brak informacji o warunkach zatrudnienia?
Pracodawca, który nie informuje pracownika w terminie, rażąco naruszając art. 29 § 3, 3² i 3³ oraz art. 29¹ § 2 i 4, podlega grzywnie od 2000 zł do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2a KP). Samo dochodzenie informacji przez pracownika nie może być przyczyną wypowiedzenia umowy (art. 29⁴ § 1 pkt 3).