Wzory dokumentów
Karta ewidencji odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej: wzór Word i PDF
Wzór ma dwie strony A4. Na górze dane pracownika z rozmiarami odzieży, obuwia, kasku i rękawic. Dalej tabela przydziału na stanowisku z okresem użytkowania i podstawą (ocena ryzyka, IBWR), tabela wydań z modelem, numerem seryjnym albo datą produkcji, terminem używania i podpisem, część o własnej odzieży i praniu oraz oświadczenie pracownika. Przydział wynika z oceny ryzyka zawodowego (DOCX, PDF), a elektronarzędzia i sprzęt z obowiązkiem zwrotu wydaje się na protokole przekazania narzędzi pracownikowi.
W skrócie
Karta ewidencji odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej to imienny dokument pracownika z przydziałem na stanowisku i listą wydań z datami i podpisami. Kodeks pracy nie podaje jej wzoru, ale nakazuje pracodawcy ustalić rodzaje ŚOI, odzieży i obuwia oraz okresy użytkowania odzieży i obuwia (art. 237⁸ § 1 KP) i nie dopuszczać do pracy bez nich (art. 237⁹ § 1 KP). Karta jest dowodem, że to zrobiono.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 26 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 26 października 2026 r.
Co pracodawca musi wydać na budowie?
Środki ochrony indywidualnej pracodawca dostarcza nieodpłatnie i informuje, jak się nimi posługiwać (art. 237⁶ § 1 KP). Muszą spełniać wymagania oceny zgodności (art. 237⁶ § 3). Odzież i obuwie robocze wydaje, gdy własne ubranie pracownika może się zniszczyć albo mocno zabrudzić, a także ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub BHP (art. 237⁷ § 1). Na budowie dotyczy to praktycznie każdego stanowiska. Nieodpłatne są też posiłki i napoje profilaktyczne dla pracowników w warunkach szczególnie uciążliwych (art. 232 KP), a stanowiska ustala wykaz stanowisk z posiłkami profilaktycznymi i napojami (DOCX, PDF).
Rodzaje ŚOI dobiera się do zagrożeń z oceny ryzyka: kask, obuwie z podnoskiem, kamizelka ostrzegawcza, rękawice, okulary, ochronniki słuchu, a przy pracy na wysokości szelki z amortyzatorem. Szersze omówienie, w tym konsultacje z pracownikami, jest w poradniku środki ochrony indywidualnej na budowie. W karcie wpisujesz przy każdej pozycji okres użytkowania, a przy szelkach i kaskach datę produkcji z etykiety. Okresowe przeglądy szelek, linek i urządzeń samohamujących prowadzisz osobno w karcie przeglądu sprzętu chroniącego przed upadkiem (DOCX, PDF). Normy dla stanowisk zapisuje tabela norm przydziału odzieży roboczej i ŚOI (DOCX, PDF).
Stan prawny sprawdzony 26 października 2026 r.
Art. 124 i 237⁶–237⁹ Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245 (baza ELI, odczyt 17 października 2026 r.). Kodeks pracy nie podaje wzoru karty ewidencji; wymaga ustalenia rodzajów ŚOI, odzieży i obuwia oraz okresów użytkowania odzieży i obuwia.
Jak prowadzić wydania i zwroty?
Każde wydanie to jeden wiersz: data, nazwa i model, ilość, termin używania i podpis pracownika. Przy wymianie zużytego kasku albo uszkodzonych szelek wpisujesz datę zwrotu w tym samym wierszu, a nowy egzemplarz w kolejnym. ŚOI, odzież i obuwie są własnością pracodawcy (art. 237⁸ § 2 KP), a pracownik odpowiada za nie w pełnej wysokości, gdy zostały powierzone z obowiązkiem zwrotu (art. 124 § 1 pkt 2 KP).
Kartę trzymaj przy dokumentach pracownika razem z kartą szkolenia BHP. Gdy ekipa przechodzi na inną budowę, karta idzie z nią, a w razie kontroli inspektor zobaczy, kiedy pracownik dostał kask i szelki. Termin badań i szkoleń tej samej osoby pilnujesz w rejestrze szkoleń, badań i uprawnień.
Własna odzież robocza i ekwiwalent za pranie
Pracodawca może wskazać stanowiska, na których pracownik za zgodą używa własnej odzieży i obuwia; wtedy płaci ekwiwalent według aktualnych cen (art. 237⁷ § 2 i 4 KP). Nie dotyczy to stanowisk z bezpośrednią obsługą maszyn ani prac z intensywnym brudzeniem odzieży chemikaliami (art. 237⁷ § 3). Operator koparki czy betoniarki dostaje więc odzież od pracodawcy.
Pranie, konserwację i naprawę zapewnia pracodawca. Jeżeli nie może prać sam, pranie może robić pracownik za ekwiwalentem w wysokości poniesionych kosztów (art. 237⁹ § 2 i 3 KP). Wybrany wariant i kwotę zaznaczasz w pkt 4 karty.
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Środki ochrony indywidualnej i odzież robocza na budowie: obowiązki i kontrola. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Pracownik | Imię, nazwisko, stanowisko, budowa, rozmiary odzieży, obuwia, kasku i rękawic. |
| 02 | Przydział na stanowisku | Rodzaj, ilość, okres użytkowania, podstawa: ocena ryzyka, IBWR (art. 237⁸ § 1 KP). |
| 03 | Wydania | Data, model, nr seryjny lub data produkcji, termin używania, podpis. |
| 04 | Zwroty i wymiany | Data zwrotu zużytego lub uszkodzonego egzemplarza. |
| 05 | Własna odzież | Zgoda i ekwiwalent (art. 237⁷ § 2 i 4 KP), wyłączenie dla obsługi maszyn (§ 3). |
| 06 | Pranie | Pranie przez pracodawcę albo ekwiwalent dla pracownika (art. 237⁹ § 3 KP). |
| 07 | Oświadczenie pracownika | Odbiór, informacja o używaniu ŚOI, własność pracodawcy. |
Pytania o dokument: Karta ewidencji odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej: wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Czy karta ewidencji odzieży roboczej jest obowiązkowa?
Kodeks pracy nie nazywa takiego dokumentu. Wymaga, aby pracodawca ustalił rodzaje ŚOI, odzieży i obuwia oraz okresy użytkowania odzieży i obuwia (art. 237⁸ § 1 KP) i nie dopuścił pracownika do pracy bez nich (art. 237⁹ § 1 KP). Imienna karta z podpisami jest najprostszym dowodem wydania.
02Jak długo pracownik używa odzieży roboczej?
Tyle, ile ustali pracodawca. Przepisy nie podają okresów; pracodawca sam określa przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego (art. 237⁸ § 1 KP) i wpisuje je w tabeli przydziału. Uszkodzony kask czy szelki wymienia się od razu, bez względu na okres.
03Czy pracownik budowy może pracować we własnych butach roboczych?
Tylko na stanowisku, które pracodawca dopuścił, za zgodą pracownika i za ekwiwalentem (art. 237⁷ § 2 i 4 KP). Nie dotyczy to stanowisk z bezpośrednią obsługą maszyn i urządzeń ani prac z intensywnym brudzeniem odzieży (art. 237⁷ § 3 KP).