Wzory dokumentów
Protokół przekazania i zwrotu sprzętu pracownikowi: wzór Word i PDF
Wzór ma dwie strony A4. Na pierwszej wpisujesz pracodawcę, budowę lub magazyn, pracownika i przekazującego, a w tabeli każde narzędzie z numerem seryjnym lub ewidencyjnym, ilością, stanem i wartością. Pod tabelą jest oświadczenie pracownika i potwierdzenie instruktażu. Druga strona służy do zwrotu: wynik przy każdej pozycji, stan, data i ustalenia o brakach. Sprzęt firmy na budowie prowadzisz w rejestrze sprzętu na budowie (XLSX).
W skrócie
Protokół przekazania sprzętu pracownikowi potwierdza, jakie narzędzia, sprzęt i środki ochrony indywidualnej pracownik dostał z obowiązkiem zwrotu, w jakim stanie i kiedy je oddał. Za takie mienie pracownik odpowiada w pełnej wysokości (art. 124 § 1 KP), chyba że wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Wzór w Word (DOCX) i PDF ma na drugiej stronie protokół zwrotu.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 26 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 17 października 2026 r.
Za co odpowiada pracownik, któremu przekazano narzędzia?
Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu narzędzia, instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę w tym mieniu (art. 124 § 1 pkt 2 KP). To odpowiedzialność szersza niż zwykła odpowiedzialność pracownika za szkodę, dlatego pracodawca musi umieć wykazać, co dokładnie powierzył. Protokół z numerami seryjnymi i podpisem jest tym dowodem. Kask, szelki, odzież i obuwie wydawane na stałe łatwiej prowadzić na karcie ewidencji odzieży roboczej i ŚOI, z okresem użytkowania przy każdej pozycji.
Pracownik może się uwolnić od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a zwłaszcza dlatego, że pracodawca nie zapewnił warunków do zabezpieczenia mienia (art. 124 § 3 KP). Na budowie oznacza to zwykle zamykany kontener albo magazyn. Wzór ma pole, w którym wpisujesz, gdzie pracownik może bezpiecznie przechowywać narzędzia.
Stan prawny sprawdzony 17 października 2026 r.
Art. 124 i art. 211 pkt 3 i 4 Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245, stan na 17 października 2026 r. Przepisy nie przewidują wzoru protokołu przekazania mienia. Przy pracownikach zatrudnionych przez agencję albo na umowie cywilnej zasady odpowiedzialności wynikają z ich umowy.
Jak wypełnić protokół przekazania narzędzi?
Każde narzędzie w osobnym wierszu. Przy elektronarzędziach wpisz numer seryjny i datę ostatniego przeglądu, przy szelkach bezpieczeństwa, kaskach i ochronnikach słuchu datę produkcji albo termin przydatności. Stan opisz krótko i konkretnie („używana, pęknięta obudowa przy uchwycie”), bo przy zwrocie porównasz go z tym opisem. Wartość ułatwia późniejsze ustalenie wysokości szkody. Datę przeglądu elektronarzędzia bierzesz z karty przeglądów elektronarzędzi i przedłużaczy (DOCX, PDF), a stan szelek i linek z karty przeglądu sprzętu chroniącego przed upadkiem (DOCX, PDF).
Pracownik ma obowiązek dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu (art. 211 pkt 3 KP) i używać przydzielonych środków ochrony indywidualnej zgodnie z przeznaczeniem (art. 211 pkt 4 KP). Dlatego oświadczenie we wzorze obejmuje używanie zgodnie z przeznaczeniem i potwierdzenie instruktażu. Zasady wydawania ŚOI opisuje poradnik środki ochrony indywidualnej na budowie.
Zwrot narzędzi przy zakończeniu pracy na budowie
Zwrot zapisuje się na drugiej stronie tego samego protokołu, z numerami pozycji z pierwszej strony. Przy każdej pozycji zaznacz, czy zwrócono ją w całości, częściowo, czy wcale, i opisz stan. Braki i uszkodzenia opisz w ustaleniach. Jeśli pracownik kwestionuje uszkodzenie, wpisz jego stanowisko, bo spór o odpowiedzialność rozstrzyga się na podstawie tych zapisów. Dokumentację maszyn i sprzętu na budowie opisuje poradnik dokumentacja maszyn i sprzętu na budowie.
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Środki ochrony indywidualnej i odzież robocza na budowie: obowiązki i kontrola. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Numer, data, pracodawca, miejsce | Numer protokołu, data przekazania, pracodawca, budowa lub magazyn. |
| 02 | Pracownik i przekazujący | Imię, nazwisko i stanowisko pracownika; osoba, która wydaje narzędzia. |
| 03 | Przekazane mienie | Nazwa, numer seryjny lub ewidencyjny, ilość, stan, wartość, data zwrotu. |
| 04 | Oświadczenie pracownika | Odbiór, używanie zgodnie z przeznaczeniem, obowiązek zwrotu, instruktaż. |
| 05 | Przechowywanie | Miejsce zapewnione przez pracodawcę do bezpiecznego przechowywania mienia. |
| 06 | Zwrot | Pozycja z pkt 1, zwrócono (tak, nie, częściowo), stan, data, braki i uszkodzenia. |
Pytania o dokument: Protokół przekazania i zwrotu sprzętu pracownikowi: wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Czy pracownik odpowiada za zgubione narzędzia w pełnej wysokości?
Tak, jeżeli narzędzia powierzono mu z obowiązkiem zwrotu (art. 124 § 1 pkt 2 KP). Może się uwolnić od odpowiedzialności, wykazując, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, np. pracodawca nie zapewnił zamykanego miejsca do przechowywania (art. 124 § 3 KP).
02Czy środki ochrony indywidualnej też wpisuje się do protokołu?
Tak. Art. 124 § 1 pkt 2 KP wymienia wprost środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze. Przy szelkach i kaskach wpisz datę produkcji lub termin przydatności.
03Kiedy pracownik zwraca narzędzia?
Na żądanie pracodawcy, po zakończeniu pracy na budowie albo przy rozwiązaniu umowy. Wzór ma kolumnę z datą zwrotu przy każdej pozycji i osobną część zwrotu z podpisami.
04Jak spisać protokół zwrotu sprzętu służbowego?
Wypełnij drugą stronę protokołu przy pracowniku. Przy każdej pozycji z pierwszej strony zaznacz, czy sprzęt wrócił w całości, częściowo czy wcale, opisz stan i wpisz datę. Braki i uszkodzenia opisz w ustaleniach razem ze stanowiskiem pracownika, bo może on się uwolnić od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 § 3 KP). Zwrot podpisują pracownik i osoba, która przyjmuje sprzęt.
05Czy ten protokół nadaje się do przekazania laptopa albo telefonu służbowego?
Tak. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości także za mienie inne niż narzędzia i środki ochrony indywidualnej, jeśli powierzono mu je z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 2 KP). W tabeli wpisz numer seryjny, numer IMEI telefonu, akcesoria, np. ładowarkę, i wartość sprzętu.
06Czy protokół przekazania narzędzi jest obowiązkowy?
Kodeks pracy go nie wymaga, ale bez dokumentu trudno wykazać, że mienie powierzono z obowiązkiem zwrotu, a od tego zależy pełna odpowiedzialność pracownika z art. 124 KP.