Rejestr dokumentów pobytowych cudzoziemców (kopie, terminy): wzór Word i PDF

Czy ustawa wymaga rejestru dokumentów pobytowych cudzoziemców?

Ustawa nie wymaga rejestru i nie podaje jego wzoru. Wymaga czynności, które rejestr porządkuje. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi pozyskuje jego dane osobowe oraz kopie dokumentów z tymi danymi, żeby potwierdzić tożsamość i uzyskać lub potwierdzić uprawnienie do zatrudnienia (art. 4 ust. 1). Przed rozpoczęciem pracy żąda od cudzoziemca ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski (ust. 2) i może żądać jego przedstawienia także w okresie pracy (ust. 3).

Kopie dokumentów uprawniających do pobytu przechowuje przez cały okres wykonywania pracy oraz przez okres z ust. 6 (ust. 4). Ust. 6 wskazuje okres wykonywania pracy i 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia rozwiązał się lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia. Dane osobowe przetwarza w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym przetwarzaniem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem (ust. 7).

Ust. 2–4 nie stosuje się do cudzoziemców z art. 3 ust. 1 pkt 1–5 (ust. 5). Należą do nich między innymi członkowie rodzin obywateli polskich oraz obywateli państw UE i EFTA, obywatele Szwajcarii z prawem pobytu i osoby z prawem stałego pobytu na podstawie ustawy z 14 lipca 2006 r. Przykład terminu: stosunek prawny kończy się 31 marca 2027 r., więc kopię przechowujesz do 31 grudnia 2029 r.

Co daje przechowywanie kopii: art. 85 i kara z art. 84

Kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł, w kwocie nie niższej niż 3000 zł za jednego cudzoziemca (art. 84 ust. 1 i 13). Art. 85 wyłącza karę za powierzenie pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu, jeśli pracodawca spełnił łącznie dwa warunki. Po pierwsze wypełnił obowiązki z art. 4 ust. 2 i 4, czyli zażądał ważnego dokumentu i przechowuje jego kopię, chyba że wiedział, że przedstawiony dokument został sfałszowany. Po drugie zgłosił cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, o ile obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów.

Art. 85 odnosi się wyłącznie do powierzenia pracy cudzoziemcowi bez ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu. Inne przypadki nielegalnego powierzenia pracy definiuje art. 2 pkt 2, na przykład podstawę pobytu, która nie uprawnia do pracy, albo brak zezwolenia na pracę lub oświadczenia wpisanego do ewidencji, gdy są wymagane. Art. 84 nie zawiera osobnej grzywny za samo niewykonanie art. 4. Rejestr pokazuje, że dokument został okazany przed rozpoczęciem pracy, kiedy zrobiono kopię i do kiedy dokument jest ważny.

Jak prowadzić rejestr na budowie?

Wpisz cudzoziemca przed pierwszym dniem pracy, bo dokument trzeba zobaczyć przed rozpoczęciem pracy (art. 4 ust. 2). Zapisz rodzaj, serię i numer dokumentu, datę ważności, datę okazania, osobę sprawdzającą i miejsce kopii. Ustaw przypomnienie na kilka tygodni przed końcem ważności. Przykład: cudzoziemiec zaczyna pracę 2 listopada 2026 r., karta pobytu jest ważna do 30 czerwca 2027 r. W rejestrze wpisujesz 2.11.2026 jako datę okazania, 30.06.2027 jako ważność i przypomnienie na początek maja 2027 r.

Dokument pobytowy nie zastępuje zezwolenia na pracę ani oświadczenia wpisanego do ewidencji tam, gdzie są wymagane (art. 2 pkt 2 lit. c). Dlatego rejestr ma kolumnę z podstawą legalnej pracy. Terminy ważności szkoleń, badań i uprawnień śledzisz w rejestrze szkoleń, badań i uprawnień (XLSX), a dane pracowników podwykonawcy zbiera wykaz pracowników podwykonawcy (XLSX, PDF).

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wymienia wprost dokumentu pobytowego wśród dokumentów w częściach A–E akt osobowych (§ 3). Miejsce kopii pracodawca wybiera sam, pod warunkiem zachowania okresu z art. 4 ust. 4 i 6 oraz zabezpieczenia danych z ust. 7. Gdy kopię trzymasz w aktach, wpisz ją do spisu dokumentów w aktach osobowych (DOCX, PDF). Dokumenty, których oczekuje generalny wykonawca, wylicza poradnik cudzoziemiec na budowie: dokumenty generalnego wykonawcy.

Obowiązki obok rejestru: umowa, związki zawodowe, ochrona czasowa

Obok kopii dokumentu pobytowego ustawa nakłada kilka obowiązków, które warto odnotować na liście kontrolnej drugiej strony wzoru. Poniższe punkty podają ich źródło w ustawie.

1. 1.umowa w formie pisemnej przed dopuszczeniem do pracy, z wyjątkiem przypadków z art. 6 ust. 1 pkt 2 (art. 5 ust. 1)
2. 2.gdy umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie zna polskiego: treść umowy na piśmie w zrozumiałej wersji przed podpisaniem, przechowywana przez okres z art. 4 ust. 6 (art. 5 ust. 2)
3. 3.pisemna informacja o prawie wstępowania do związków zawodowych, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca (art. 5 ust. 4)
4. 4.polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi z ochroną czasową powiadamia powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, przez system teleinformatyczny (art. 5a ust. 1 i 2)
5. 5.zgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, jeśli wynika z przepisów (art. 85 pkt 2)

Wzór, narzędzie czy poradnik?

Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.

• Poradnik: Jak sprawdzić legalność zatrudnienia cudzoziemca: kroki przed pierwszym dniem na budowie. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.

Co zawiera dokument

Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.