Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych: certyfikat zamiast dokumentów

Czym jest certyfikacja wykonawców i od kiedy działa?

Certyfikacja jest przeprowadzana na potrzeby ubiegania się o udzielenie zamówienia. Służy potwierdzeniu, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania albo że ma zdolność do należytego wykonania zamówienia (art. 3 ust. 1 ustawy z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1235). Po jej udzieleniu wykonawca otrzymuje certyfikat (art. 24 ust. 1), a w przetargu może go złożyć zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych (art. 124 ust. 2 Pzp).

Ustawę ogłoszono 11 września 2025 r., a według bazy ELI weszła w życie 12 lipca 2026 r. Część przepisów obowiązuje wcześniej. Art. 14, 19–23, 25 i 32–35, czyli między innymi podział podmiotów certyfikujących, treść umowy, procedura, odmowa, zastrzeżenia i akredytacja, weszły w życie po upływie 4 miesięcy od ogłoszenia (art. 42 pkt 2). Zmiany w Prawie zamówień publicznych, w tym art. 112 ust. 3, art. 124 ust. 2–4 i art. 128a, obowiązują od 12 lipca 2026 r. Rozporządzenia wykonawcze to rozporządzenie o wniosku i procedurze z 22 maja 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 709, w życie 12 lipca 2026 r.), o certyfikacie z 8 sierpnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1116, w życie 22 sierpnia 2026 r.) i o poziomach zdolności na roboty budowlane z 13 października 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1393, w życie 1 stycznia 2027 r.).

Ustawa ma granice. O certyfikację nie może ubiegać się wykonawca z siedzibą poza państwami członkowskimi UE i poza państwami, które są stronami Porozumienia WTO w sprawie zamówień rządowych albo innych umów gwarantujących wzajemny dostęp do rynku zamówień, ani wykonawca wspólnie z takim wykonawcą (art. 3 ust. 3). Do zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa ustawy nie stosuje się (art. 1 ust. 3). Zdolność techniczna lub zawodowa w zakresie kwalifikacji i doświadczenia przy dostawach i usługach nie jest certyfikowana przez 4 lata od ogłoszenia ustawy (art. 40 i art. 41 ust. 2). Poziomy dla dostaw i usług z art. 5 ust. 5 wchodzą w życie po upływie 4 lat (art. 42 pkt 1).

Ustawa nie wymienia podmiotów certyfikujących. Akredytacji udziela Polskie Centrum Akredytacji (art. 32 ust. 1) w oparciu o wymagania co najmniej normy PN-EN ISO/IEC 17029 (art. 34 ust. 1). Informacje o podmiotach i zakresie ich akredytacji ma udostępniać baza certyfikacji, żeby wykonawca mógł wybrać podmiot (art. 26 ust. 4 pkt 2). Przed złożeniem wniosku warto więc ustalić w tej bazie, kto ma akredytację na potrzebny zakres.

Dwa rodzaje certyfikacji: niepodlegania wykluczeniu i zdolności wykonawcy

Certyfikacja niepodlegania wykluczeniu potwierdza brak podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1–5 Pzp. Wykonawca może dodać wybrane podstawy z art. 108 ust. 2 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1–5 i 7–10 (art. 3 ust. 2 pkt 1, art. 4 ust. 1). Potwierdzenie obejmuje też sprawdzenie, czy wykonawca nie pozostaje w okresie wykluczenia z art. 111 pkt 1–6 (art. 4 ust. 2). Nie obejmuje zdarzeń z art. 108 ust. 1 pkt 5 i art. 109 ust. 1 pkt 8–10, które zaistniały w postępowaniu, w którym wykonawca ubiega się o zamówienie (art. 4 ust. 3). Gdy istnieje podstawa wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 lub art. 109 ust. 1 pkt 2–5 i 7–10, certyfikacji nie odmawia się, jeśli wykonawca udowodni łącznie trzy przesłanki: naprawił lub zobowiązał się naprawić szkodę, wyczerpująco wyjaśnił okoliczności i podjął środki techniczne, organizacyjne i kadrowe (art. 22 ust. 1). Podmiot ocenia, czy te czynności wystarczają do wykazania rzetelności (ust. 2).

Certyfikacja zdolności wykonawcy potwierdza zdolność do należytego wykonania zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi w zakresie warunków z art. 112 ust. 2 Pzp (art. 3 ust. 2 pkt 2). Dla zdolności do występowania w obrocie gospodarczym i uprawnień wykonawca wskazuje sposób spełnienia. Dla sytuacji ekonomicznej lub finansowej wskazuje sposób i poziom, na przykład roczne przychody, stosunek aktywów do zobowiązań, ubezpieczenie OC, zdolność kredytową albo środki finansowe. Dla zdolności technicznej lub zawodowej wskazuje sposób i poziom dotyczące wykształcenia, kwalifikacji, doświadczenia i potencjału technicznego albo norm zarządzania jakością i środowiskowego (art. 5 ust. 1). Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o certyfikację zdolności i ustanawiają pełnomocnika (art. 13 ust. 1 i 2).

Rodzaj certyfikacji decyduje o tym, kto może jej udzielić. Certyfikacji niepodlegania wykluczeniu udzielają akredytowane podmioty będące jednostką sektora finansów publicznych, państwową jednostką organizacyjną bez osobowości prawnej albo jednoosobową spółką Skarbu Państwa (art. 14 ust. 1). Certyfikacji zdolności wykonawcy udzielają akredytowane podmioty certyfikujące (art. 14 ust. 2).

Droga do certyfikatu: wniosek, umowa, procedura i certyfikat

Certyfikacja jest udzielana na wniosek wykonawcy, na podstawie umowy z podmiotem certyfikującym, po przeprowadzeniu procedury (art. 16 ust. 1). Urzędowego wzoru wniosku nie ma. Wykonawca składa go za pomocą formularza, który podmiot udostępnia na swojej stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej (§ 3 rozporządzenia poz. 709). Elementy wniosku wymienia art. 16 ust. 2, a dane do formularza zbiera arkusz danych do wniosku o certyfikację (DOCX, PDF). Wniosek można złożyć w danym zakresie tylko do jednego podmiotu. Gdy wpłynie kilka, rozpatruje się pierwszy (art. 17).

Procedura zaczyna się z dniem zawarcia umowy (art. 18 ust. 1). Umowa określa wynagrodzenie podmiotu, opłaty, prawa i obowiązki stron, terminy czynności i zasady współdziałania (art. 19). Wynagrodzenie ustala się adekwatnie do zakresu i złożoności czynności: łącznie dla podstaw z art. 108 ust. 1 pkt 1–5 Pzp, odrębnie dla każdej dalszej podstawy i dla każdej zdolności, a osobno za badanie przesłanek z art. 22 ust. 1, stały nadzór, aktualizację i rozpatrzenie zastrzeżeń (§ 22 rozporządzenia poz. 709). Kwot w ustawie i rozporządzeniu nie ma. Podmiot przeprowadza procedurę w terminie nie dłuższym niż 30 dni od zawarcia umowy, chyba że umowa stanowi inaczej (art. 20 ust. 1). W tym czasie sprawdza między innymi KRS i CEIDG, występuje do Krajowego Rejestru Karnego, a po zgodzie wykonawcy zwraca się do organów o zaświadczenia o niezaleganiu (art. 18 ust. 3, § 6 rozporządzenia).

Certyfikat jest elektroniczny, w języku polskim, a na wniosek wykonawcy także w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym (art. 24 ust. 4). Zawiera między innymi dane podmiotu i symbol akredytacji, dane wykonawcy, numer certyfikatu, zakres, okres ważności, oznaczenie podmiotowych środków dowodowych, na których oparto certyfikację, oraz kwalifikowany podpis elektroniczny osoby uprawnionej (art. 24 ust. 2). Dane zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa nie trafiają do certyfikatu, a w jego treści jest informacja o zastrzeżeniu (ust. 3). Wzory certyfikatu i suplementu podaje rozporządzenie z 8 sierpnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1116): jeden dla pojedynczego wykonawcy, drugi dla wykonawców wspólnych.

Certyfikat w przetargu: art. 124, art. 273 i art. 128a Pzp

Wykonawca może złożyć certyfikat zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych, odpowiednio w zakresie niepodlegania wykluczeniu albo zdolności (art. 124 ust. 2 Pzp). Zamawiający nie może wtedy żądać innych podmiotowych środków w zakresie, który wynika z certyfikatu. Są dwa wyjątki. Zamawiający może przed udzieleniem zamówienia zażądać od takiego wykonawcy środków potwierdzających brak podstawy z art. 109 ust. 1 pkt 1, czyli naruszenia obowiązków płatności podatków, opłat lub składek (art. 124 ust. 4). Wykonawca na żądanie zamawiającego udostępnia też dane niejawne w bazie, czyli dane o skazaniach i podobnych zdarzeniach (art. 27 ust. 1 pkt 9) oraz dane zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa, w zakresie okoliczności, które mają być potwierdzone certyfikatem, albo zgadza się na ich udostępnienie przez podmiot certyfikujący (art. 31 ust. 6).

Certyfikat nie zwalnia z oświadczenia. W trybie podstawowym oświadczenie z art. 125 ust. 1 wykonawca dołącza do oferty i wskazuje w nim, czy będzie posługiwał się certyfikatem. Gdy będzie, podaje numer i oznaczenie certyfikatu, nazwę podmiotu, okres ważności certyfikacji oraz zakres podstaw wykluczenia lub warunków, których dotyczy (art. 273 ust. 2). Pole na te dane ma wzór oświadczenia z art. 125 Pzp (DOCX, PDF).

Zamawiający, który określa warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, stosuje poziomy zdolności z rozporządzeń wydanych na podstawie art. 5 ust. 4 lub 5 ustawy o certyfikacji, chyba że nie jest to możliwe albo poziomów dla danego przedmiotu nie określono i wskazał to w SWZ (art. 112 ust. 3 Pzp). Dla robót budowlanych poziomy wyznacza rozporządzenie od 1 stycznia 2027 r., co opisuje poradnik poziomy zdolności wykonawcy na roboty budowlane od 1 stycznia 2027 r.. Certyfikat wykonawców wspólnych służy tylko wtedy, gdy ci sami wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie (art. 13 ust. 4). Zasady takiej oferty zapisuje wzór umowy konsorcjum (DOCX, PDF).

Domniemanie, zawieszenie i utrata ważności certyfikacji

Z udzielenia certyfikacji domniemywa się, że wykonawca nie podlega wykluczeniu albo jest zdolny do należytego wykonania zamówienia, w zakresie potwierdzonym certyfikacją i przez okres, na który ją udzielono. Domniemanie upada, gdy wykazano, że wykonawca wprowadził podmiot w błąd, co mogło mieć istotny wpływ na udzielenie certyfikacji, albo że przestał spełniać warunki jej udzielenia (art. 8 ust. 1). Można je obalić tylko w związku z postępowaniem o zamówienie, w którym wykonawca powołuje się na certyfikację, a dowodzi tego ten, kto je kwestionuje (ust. 2 i 3). Wykonawca nie może powoływać się na certyfikację ani posługiwać się certyfikatem, gdy utraciła ważność albo została zawieszona (art. 9).

Podmiot prowadzi w okresie ważności stały nadzór: monitoruje sytuację wykonawcy i przeprowadza czynności sprawdzające, na zgłoszenie wykonawcy, z własnych ustaleń albo po informacji od zamawiającego z art. 128a ust. 2 Pzp (art. 11 ust. 1). Harmonogram czynności obejmuje kolejne 12 miesięcy (§ 14 rozporządzenia poz. 709), a czynności sprawdzające podmiot przeprowadza w ciągu 10 dni od zgłoszenia, chyba że umowa stanowi inaczej (§ 15 ust. 1). Po informacji od zamawiającego robi to w ciągu 3 dni roboczych, a następnego dnia roboczego po ich zakończeniu informuje zamawiającego o ważności, zawieszeniu albo utracie ważności (art. 11 ust. 2).

W razie zawieszenia podmiot wzywa wykonawcę do wyjaśnień i dokumentów i przeprowadza aktualizację w terminie 30 dni od zawieszenia, chyba że umowa stanowi inaczej (art. 12 ust. 3 i 4). Aktualizacja kończy się uaktualnieniem ważności albo jej utratą. Od wyniku wykonawca może złożyć zastrzeżenia w 21 dni (art. 12 ust. 5). Zawieszenie i utrata ważności przed upływem okresu następują z dniem umieszczenia informacji w bazie certyfikacji (art. 12 ust. 2, art. 10 ust. 3 pkt 2). Po stronie Pzp zamawiający, który powołuje się na art. 8 ust. 1, wzywa wykonawcę do wyjaśnień w terminie nie krótszym niż 5 dni, a gdy uzna je za niewystarczające, informuje podmiot certyfikujący (art. 128a ust. 1 i 2). Przy zawieszeniu wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych w terminie nie krótszym niż 5 dni (ust. 3). Gdy odwołanie zawiera twierdzenia o domniemaniu z certyfikacji, zamawiający przesyła kopię podmiotowi w ciągu 2 dni, a ten przedstawia stanowisko w ciągu 5 dni od otrzymania odwołania (art. 521a).

Odmowa certyfikacji, zastrzeżenia i jawność bazy certyfikacji

Podmiot odmawia certyfikacji w zakresie, w jakim w procedurze nie potwierdzono braku podstaw wykluczenia albo zdolności, i podaje uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 21 ust. 2). Wykonawca może w ciągu 21 dni od doręczenia zawiadomienia o odmowie złożyć zastrzeżenia do podmiotu, który odmówił, i dołączyć nowe dokumenty. Podmiot rozpatruje je w ciągu 14 dni przez osoby, które nie brały udziału w pierwotnej decyzji. Ponowna odmowa kończy procedurę (art. 23). Gotowe pismo daje wzór zastrzeżeń do odmowy udzielenia certyfikacji (DOCX, PDF).

Baza certyfikacji gromadzi dane o certyfikacjach ważnych, utraconych i zawieszonych, o wykonawcach ubiegających się o certyfikację i o podmiotach certyfikujących (art. 26 ust. 2). Dane oraz ważny certyfikat są jawne i ogólnodostępne, a każdy może pobrać ważny certyfikat nieodpłatnie (art. 26 ust. 3, art. 31 ust. 1 i 3). Wyjątki to dane o skazaniach i podobnych zdarzeniach z art. 27 ust. 1 pkt 9 oraz dane zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa (art. 31 ust. 1). Podmiot wprowadza do bazy informacje o wniosku, udzieleniu albo odmowie, uaktualnieniu, zawieszeniu i utracie ważności niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym (art. 29 ust. 2). Dane z bazy służą między innymi sprawdzeniu ważności certyfikacji w kwalifikacji podmiotowej wykonawców (art. 26 ust. 4 pkt 1).