Stundenzettel
Stundenzettel: ewidencja czasu pracy w Niemczech, terminy i wzór PL/DE
Kontrola płacy minimalnej w Niemczech zaczyna się od godzin. Jeżeli Stundenzettel pokazuje 220 godzin w miesiącu, a pasek płacowy wynagrodzenie za 168, urzędnicy nie muszą szukać dalej. Poniżej: kto prowadzi ewidencję, co musi w niej być, jakie są terminy i limity czasu pracy oraz jak uniknąć typowych błędów.
Krótka odpowiedź
Stundenzettel to ewidencja początku, końca i długości pracy w każdym dniu. Na budowie w Niemczech wymaga jej § 17 MiLoG, a przy stawkach branżowych także § 19 AEntG. Zapis robi się najpóźniej do końca siódmego dnia kalendarzowego po dniu pracy i przechowuje co najmniej 2 lata, a w czasie kontraktu trzyma się go w Niemczech, po niemiecku. Do pobrania jest dwujęzyczny wzór.
Autor: Jan Nawrot · Opublikowano 5 października 2026 · Aktualizacja 5 października 2026 · Stan prawny sprawdzony 5 października 2026
Kto musi prowadzić Stundenzettel?
Obowiązek ma pracodawca, który zatrudnia pracowników w branżach z § 2a SchwarzArbG, a budownictwo jest pierwszą z nich (§ 17 ust. 1 MiLoG). Dotyczy to pracodawców niemieckich i zagranicznych, więc polska firma delegująca ekipę prowadzi ewidencję dla każdego pracownika. Ten sam obowiązek ma firma korzystająca z pracowników udostępnionych przez agencję. Przy pracach objętych niemieckimi stawkami branżowymi, na przykład w rzemiośle elektrycznym czy dekarskim, identyczny obowiązek wynika z § 19 ust. 1 AEntG.
Generalny wykonawca nie prowadzi ewidencji za podwykonawcę, ale ma interes, żeby ją widzieć, bo odpowiada jak poręczyciel za minimalne wynagrodzenie netto pracowników podwykonawców (§ 14 AEntG). Stąd prośby o kopie Stundenzettel przy rozliczeniu miesiąca. W Polsce pracodawca nadal prowadzi ewidencję czasu pracy według Kodeksu pracy, opisaną w artykule o liście obecności i ewidencji czasu pracy.
Stan prawny sprawdzony 5 października 2026
Informacja ogólna, nie porada prawna. MiLoG, AEntG, ArbZG, MiLoDokV i MiLoMeldV sprawdzono w gesetze-im-internet.de według stanu na 5 października 2026 r. Progi wynagrodzenia z MiLoDokV i stawki minimalne mogą się zmienić. Zasady łączenia ewidencji polskiej i niemieckiej ustal z kadrami.
Co musi zawierać Stundenzettel?
Przepis wymaga zapisania początku, końca i długości dziennego czasu pracy każdego pracownika (§ 17 ust. 1 MiLoG). Czas pracy liczy się od rozpoczęcia do zakończenia pracy bez przerw (§ 2 ust. 1 ArbZG), więc w ewidencji warto mieć osobną kolumnę na przerwę. Jeżeli układ zbiorowy stosowany na podstawie AEntG przewiduje dodatki godzinowe, na przykład za nadgodziny lub pracę w nocy, zapisuje się także początek, koniec i długość czasu uprawniającego do dodatku, ze wskazaniem dodatku (§ 19 ust. 1 AEntG).
Zoll dodaje, że ewidencja powinna rozróżniać miejsca pracy, jeśli w grę wchodzą różne regionalne stawki. W praktyce dobrze jest wpisywać budowę przy każdym dniu, bo pozwala to porównać godziny ze zgłoszeniem w Meldeportal-Mindestlohn. Przepis nie wymaga podpisu pracownika ani określonej formy. Zapis może być papierowy albo elektroniczny, byle był kompletny, zrobiony w terminie i dostępny po niemiecku.
Termin 7 dni i przechowywanie przez 2 lata
Zapis trzeba zrobić najpóźniej do końca siódmego dnia kalendarzowego po dniu pracy i przechowywać co najmniej 2 lata od tej chwili (§ 17 ust. 1 MiLoG). Godziny z poniedziałku 9 listopada muszą więc trafić do ewidencji najpóźniej w poniedziałek 16 listopada. Uzupełnianie kart raz w miesiącu, po powrocie ekipy, nie spełnia tego wymogu. Za brak, błąd albo spóźnienie zapisu grozi grzywna do 50 000 € (§ 21 ust. 1 pkt 8 i ust. 3 MiLoG).
W czasie kontraktu Stundenzettel, razem z umowami, paskami płacowymi i potwierdzeniami wypłat, leży w Niemczech, po niemiecku, a na żądanie kontrolującego na budowie (§ 17 ust. 2 MiLoG, § 19 ust. 2 AEntG). Obowiązki z MiLoG nie dotyczą pracowników z regularnym wynagrodzeniem powyżej 4461 € brutto miesięcznie albo powyżej 2974 €, jeśli pracodawca wypłacał je przez ostatnie pełne 12 miesięcy (§ 1 ust. 1 MiLoDokV). To wyłączenie nie obejmuje obowiązków z AEntG przy stawkach branżowych, a pracodawca i tak trzyma w Niemczech dokumenty potwierdzające spełnienie progu (§ 1 ust. 3).
Limity czasu pracy, które widać w ewidencji
Pracowników delegowanych obowiązują niemieckie przepisy o maksymalnym czasie pracy, minimalnym odpoczynku i przerwach (§ 2 ust. 1 pkt 3 AEntG). Czas pracy w dniu powszednim, łącznie z sobotą, nie może przekraczać 8 godzin, a do 10 godzin tylko wtedy, gdy w ciągu 6 miesięcy kalendarzowych lub 24 tygodni średnio nie przekracza 8 godzin (§ 3 ArbZG). Przerwa wynosi co najmniej 30 minut przy pracy powyżej 6 do 9 godzin i 45 minut powyżej 9 godzin, a bez przerwy nie można pracować dłużej niż 6 godzin (§ 4 ArbZG).
Po zakończeniu pracy przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (§ 5 ArbZG), a w niedziele i święta obowiązuje co do zasady zakaz zatrudniania, z wyjątkami z § 10 (§ 9 ArbZG). Pracodawca zapisuje czas pracy przekraczający 8 godzin w dniu powszednim i przechowuje te zapisy co najmniej 2 lata (§ 16 ust. 2 ArbZG). Stundenzettel z 11 godzinami dziennie przez cały miesiąc to sygnał dla kontrolującego, nawet jeśli płaca minimalna się zgadza.
Najczęstsze błędy w godzinówkach
Pierwszy błąd to identyczne godziny przez cały miesiąc, na przykład 7:00-15:30 codziennie, także w dni, kiedy ekipa wyjechała wcześniej. Drugi to brak przerw albo zapis samej sumy godzin bez początku i końca, czego przepis wprost wymaga. Trzeci to karty uzupełniane po kilku tygodniach. Czwarty to rozbieżność między godzinami w Stundenzettel, wynagrodzeniem na pasku a meldunkiem płac do SOKA-BAU, opisanym w artykule o SOKA-BAU dla polskiej firmy.
Piąty błąd to godziny bez nazwy budowy przy firmie, która w tym samym miesiącu pracuje w kilku miejscach. Jeśli ekipa pracuje tego samego dnia w kilku miejscach albo częściowo przed 6:00 lub po 22:00, pracodawca składa w Zoll plan zatrudnienia zamiast zwykłego zgłoszenia (§ 2 MiLoMeldV), a godziny w ewidencji powinny ten plan odzwierciedlać. Kompletną listę obowiązków zbiera artykuł o delegowaniu pracowników do Niemiec.
Jak korzystać z dwujęzycznego wzoru?
Przygotowaliśmy wzór Stundenzettel PL/DE w Excelu i PDF. Jeden arkusz obejmuje jednego pracownika i jeden miesiąc. Wpisujesz początek, koniec i przerwę w minutach, a arkusz liczy czas pracy dnia, także przy pracy przez północ, oraz sumę miesiąca. Dni z czasem powyżej 10 godzin i przerwą krótszą niż wymagana przez § 4 ArbZG są wyróżnione kolorem, a pole stawki godzinowej porównuje wynagrodzenie z płacą minimalną 13,90 €.
Nagłówki są po polsku i po niemiecku, więc ten sam dokument zrozumie pracownik i kontrolujący. Wzór nie zastępuje ewidencji prowadzonej przez pracodawcę ani porady prawnej. Gdy kart jest kilkadziesiąt miesięcznie, pomaga moduł Godzinówki w Atestero, który trzyma karty przy pracowniku, firmie i budowie i pozwala sprawdzić je przed rozliczeniem. Zasady opisuje strona Cennik.
Wymagania dla ewidencji czasu pracy na niemieckiej budowie
| Wymóg | Szczegóły | Podstawa |
|---|---|---|
| Treść | Początek, koniec i długość dziennego czasu pracy | § 17 ust. 1 MiLoG |
| Dodatki godzinowe | Czas uprawniający do dodatku, ze wskazaniem dodatku | § 19 ust. 1 AEntG |
| Termin zapisu | Do końca 7. dnia kalendarzowego po dniu pracy | § 17 ust. 1 MiLoG |
| Przechowywanie | Co najmniej 2 lata; w czasie kontraktu w Niemczech, po niemiecku | § 17 ust. 1 i 2 MiLoG |
| Miejsce okazania | Na żądanie na budowie | § 19 ust. 2 AEntG |
| Nadgodziny ponad 8 h | Zapis i przechowywanie 2 lata | § 16 ust. 2 ArbZG |
| Wyłączenie | Pensja powyżej 4461 € brutto (lub 2974 € przez 12 miesięcy), tylko obowiązki z MiLoG | § 1 MiLoDokV |
Słowniczek polsko-niemiecki do ewidencji godzin
| Po polsku | Po niemiecku | Uwagi |
|---|---|---|
| Ewidencja czasu pracy, karta godzin | Stundenzettel, Arbeitszeitnachweis | Nazwy używane zamiennie |
| Początek pracy | Beginn | Godzina rozpoczęcia |
| Koniec pracy | Ende | Godzina zakończenia |
| Przerwa | Pause, Ruhepause | Nie wlicza się do czasu pracy |
| Czas pracy | Dauer, Arbeitszeit | Koniec minus początek minus przerwa |
| Budowa | Baustelle | Adres jak w zgłoszeniu |
| Urlop, choroba | Urlaub, krank | Dni bez pracy |
| Podpis pracodawcy | Unterschrift Arbeitgeber | Nie jest wymagany przez § 17 MiLoG |
Przykład: tydzień murarza na budowie w Hamburgu
Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku, a w czwartek zostaje dłużej przy betonowaniu stropu.
- Poniedziałek: 7:00-16:00, przerwa 45 min, czas pracy 8 h 15 min, przerwa wystarczająca, bo praca przekracza 6 h, ale nie 9 h
- Czwartek: 6:30-18:00, przerwa 45 min, czas pracy 10 h 45 min, czyli ponad dopuszczalne 10 h z § 3 ArbZG, co trzeba wyjaśnić
- Godziny z poniedziałku muszą być w ewidencji najpóźniej do końca następnego poniedziałku
- Przy stawce 15 € i 42 h w tygodniu wynagrodzenie za tydzień to 630 € brutto, powyżej płacy minimalnej 13,90 €
- Godziny ponad 8 dziennie zapisuje się i przechowuje 2 lata także według § 16 ust. 2 ArbZG
Lista kontrolna
- Początek, koniec i przerwa zapisane dla każdego dnia pracy
- Czas pracy liczony bez przerw (§ 2 ust. 1 ArbZG)
- Zapis najpóźniej do końca 7. dnia kalendarzowego po dniu pracy
- Budowa wpisana przy dniu, zgodna ze zgłoszeniem w Zoll
- Dodatki godzinowe zapisane osobno, jeśli przewiduje je układ zbiorowy
- Dni powyżej 10 godzin i braki przerw wyjaśnione przed kontrolą
- Godziny zgodne z paskiem płacowym i meldunkiem do SOKA-BAU
- Ewidencja w Niemczech, po niemiecku, przechowywana co najmniej 2 lata
Najczęstsze pytania: Stundenzettel
Odpowiedzi odnoszą się do organizacji procesu. Zakres prawny i dokumentowy należy potwierdzić dla konkretnej firmy oraz budowy.
01Czy Stundenzettel musi podpisać pracownik?
§ 17 MiLoG nie wymaga podpisu. Wymaga zapisu początku, końca i czasu pracy w terminie 7 dni oraz przechowywania. Podpis pracownika nie jest obowiązkowy, ale bywa wymagany przez zleceniodawców i ułatwia wyjaśnienie rozbieżności.
02Czy wystarczy wpisać liczbę godzin, na przykład 8 h?
Nie. Przepis wymaga zapisania początku, końca i długości dziennego czasu pracy (§ 17 ust. 1 MiLoG, § 19 ust. 1 AEntG). Sama suma godzin nie spełnia tego wymogu.
03Jak długo trzeba przechowywać Stundenzettel?
Co najmniej 2 lata od chwili, na którą zapis był wymagany (§ 17 ust. 1 MiLoG). W czasie kontraktu ewidencja jest w Niemczech, po niemiecku, a łącznie dokumenty do kontroli trzyma się tam nie dłużej niż 2 lata (§ 17 ust. 2). Polską ewidencję czasu pracy przechowuje się według polskich przepisów.
04Czy można prowadzić Stundenzettel w aplikacji?
Tak. Przepis mówi o zapisie, nie o formie papierowej. Liczy się kompletność danych, dotrzymanie terminu 7 dni i możliwość przedstawienia ewidencji po niemiecku w Niemczech, na przykład jako wydruku.
05Czy jeden dokument może służyć jako ewidencja polska i niemiecka?
Może, jeśli zawiera dane wymagane przez oba porządki: niemiecki (początek, koniec, czas pracy) i polski, wymieniony w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej. To rozwiązanie praktyczne, które warto potwierdzić z kadrami, bo polska ewidencja obejmuje też nieobecności i godziny nocne.