Klauzula informacyjna RODO dla pracowników podwykonawcy: wzór Word i PDF

Art. 13 czy art. 14: który przepis stosuje generalny wykonawca?

RODO rozróżnia dwa przypadki. Gdy dane zbiera się od osoby, której dotyczą, administrator podaje jej informacje podczas pozyskiwania danych (art. 13 ust. 1). Gdy danych nie pozyskano od tej osoby, informacje podaje na podstawie art. 14 ust. 1. Na budowie najczęściej zdarza się drugi przypadek: podwykonawca przysyła listę osób z danymi, a pracownik sam niczego generalnemu wykonawcy nie przekazuje. Pierwszy przypadek to rejestr wejść, do którego pracownik wpisuje dane przy bramie.

Termin z art. 14 ust. 3 ma trzy punkty. Informację podaje się w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych, najpóźniej w ciągu miesiąca (lit. a). Gdy dane mają służyć do komunikacji z osobą, najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji (lit. b). Gdy planuje się ujawnić dane innemu odbiorcy, najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu (lit. c). W praktyce klauzulę wręcza się przy pierwszym wejściu ekipy albo wysyła razem z potwierdzeniem przyjęcia listy osób.

Art. 14 ust. 5 wymienia cztery wyjątki. Osoba ma już te informacje (lit. a). Udzielenie ich jest niemożliwe albo wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (lit. b). Pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem Unii lub państwa członkowskiego, z odpowiednimi środkami ochrony (lit. c). Dane muszą pozostać poufne z uwagi na tajemnicę zawodową (lit. d). Przy pracownikach podwykonawcy w grę wchodzi zwykle lit. a, ale tylko w zakresie, w jakim pracownik rzeczywiście dostał wszystkie elementy informacji. Administrator musi to umieć wykazać (art. 5 ust. 2).

Co musi zawierać klauzula informacyjna?

Art. 13 ust. 1 wymaga sześciu informacji: tożsamości i danych kontaktowych administratora (lit. a), danych kontaktowych inspektora ochrony danych, gdy jest wyznaczony (lit. b), celów przetwarzania i podstawy prawnej (lit. c), prawnie uzasadnionych interesów, gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f (lit. d), odbiorców lub ich kategorii (lit. e) oraz zamiaru przekazania danych do państwa trzeciego (lit. f). Ust. 2 dodaje okres przechowywania lub kryteria jego ustalenia, prawa osoby, prawo cofnięcia zgody, gdy jest podstawą, prawo skargi do organu nadzorczego, informację o wymogu podania danych i skutkach ich niepodania oraz informację o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji.

Art. 14 ma ten sam szkielet, ale dodaje kategorie danych (ust. 1 lit. d) oraz źródło pochodzenia danych, w tym informację, czy pochodzą ze źródeł publicznie dostępnych (ust. 2 lit. f). Nie ma w nim odpowiednika pytania, czy podanie danych jest obowiązkowe, bo osoba ich nie podawała. Wzór ma pola na wszystkie te elementy. Przy niepotrzebnych wpisujesz „nie dotyczy”.

Podstawę prawną wybiera administrator po ocenie każdego celu. Art. 6 ust. 1 wymienia sześć warunków (lit. a–f). Dla kontroli wejścia na budowę najczęściej wskazuje się prawnie uzasadniony interes (lit. f), co opisuje poradnik o RODO i dokumentach pracowników podwykonawcy. Przy lit. f klauzula musi opisać ten interes (art. 13 ust. 1 lit. d, art. 14 ust. 2 lit. b).

Jak przekazać informację i jak to udokumentować?

Informacje podaje się w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem (art. 12 ust. 1). Można to zrobić na piśmie albo w inny sposób, w tym elektronicznie. Na żądanie osoby wolno udzielić informacji ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzi się jej tożsamość. Informacje są wolne od opłat (art. 12 ust. 5). Przepis nie wskazuje języka, ale wymaga formy zrozumiałej. Gdy ekipa czyta w innym języku, dołącz tłumaczenie klauzuli.

RODO nie wymaga podpisu pracownika ani jego zgody na przetwarzanie. Wymaga przekazania informacji. Administrator odpowiada za przestrzeganie zasad i musi umieć wykazać ich przestrzeganie (art. 5 ust. 2). Lista z podpisami albo wpis w systemie wejść z datą pokazuje, że informacja dotarła. Druga strona wzoru służy właśnie do tego.

Naruszenie praw osób z art. 12–22 podlega administracyjnej karze pieniężnej do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym stosuje się kwotę wyższą (art. 83 ust. 5 lit. b). To górna granica z przepisu. Wysokość kary w konkretnej sprawie ustala organ nadzorczy.

Czym jest informacja podwykonawcy dla własnych pracowników?

Podwykonawca jako pracodawca zbiera dane od własnych pracowników i sam informuje ich według art. 13. Przekazanie listy generalnemu wykonawcy jest ujawnieniem danych odbiorcy, a informacja o odbiorcach należy do elementów klauzuli (art. 13 ust. 1 lit. e). Obowiązek poinformowania pracowników o generalnym wykonawcy jako odbiorcy dobrze zapisać w umowie podwykonawczej (DOCX, PDF). Klauzula generalnego wykonawcy z tego wzoru dotyczy jego własnego przetwarzania, czyli kontroli wejścia i obowiązków BHP na budowie.

Wzór, narzędzie czy poradnik?

Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.

• Poradnik: RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy: co może zbierać generalny wykonawca. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.

Co zawiera dokument

Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.