Rejestr wypadków przy pracy — wzór Word i PDF (dla firm budowlanych)

Kto prowadzi rejestr wypadków przy pracy i od kiedy?

Rejestr prowadzi pracodawca (art. 234 § 3 KP), czyli firma albo osoba fizyczna, która zatrudnia pracowników (art. 3 KP). Kodeks nie wprowadza progu liczby pracowników ani wyjątku dla małych firm, więc obowiązek ma też podwykonawca z trzema murarzami na etatach. Zakres rejestru określa rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 KP.

Przepisy nie mówią, od kiedy zakłada się rejestr, i nie podają terminu na wpis. Wpis powstaje na podstawie protokołu powypadkowego (§ 16 ust. 1 rozporządzenia). Zespół powypadkowy sporządza protokół najpóźniej w 14 dni od zawiadomienia o wypadku (§ 9 ust. 1), a pracodawca zatwierdza go w ciągu 5 dni od sporządzenia (§ 13 ust. 1). Wypadek najlepiej wpisać zaraz po zatwierdzeniu protokołu. Rejestr założony razem z pierwszą umową o pracę, nawet bez wpisów, pokażesz od ręki przy kontroli. O tym, jakie jeszcze dokumenty inspektor ogląda na budowie, piszemy w poradniku kontrola PIP na budowie: co sprawdza inspektor.

Forma rejestru nie jest określona. Wystarczy wydrukowana tabela, zeszyt albo plik na komputerze. W pliku DOCX dodasz kolejne wiersze tabeli, gdy zabraknie miejsca.

Co wpisać do rejestru wypadków przy pracy?

Rozporządzenie wymienia osiem informacji (§ 16 ust. 2) i tyle samo kolumn ma tabela we wzorze. Numer na liście to numer kolumny i zarazem punktu przepisu. W nawiasach podajemy, z którego punktu urzędowego wzoru protokołu powypadkowego przepisać dane:

1. 1.imię i nazwisko poszkodowanego (pkt 2 protokołu),
2. 2.miejsce i datę wypadku: datę z pkt 2, miejsce z opisu okoliczności w pkt 4, na budowie z nazwą i adresem inwestycji,
3. 3.informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego, np. rodzaj i umiejscowienie urazu (pkt 6) oraz rodzaj wypadku: indywidualny, zbiorowy, śmiertelny, ciężki albo powodujący czasową niezdolność do pracy (pkt 8),
4. 4.datę sporządzenia protokołu powypadkowego (pkt 11); obok dopisz numer protokołu, żeby szybko znaleźć go w aktach,
5. 5.stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy, czyli kwalifikację z pkt 7 protokołu,
6. 6.datę przekazania do ZUS wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy,
7. 7.liczbę dni niezdolności do pracy,
8. 8.inne informacje, które nie są danymi osobowymi, a których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego (pkt 9 protokołu).

Wypadek pracownika podwykonawcy na budowie: kto go rejestruje?

Wypadek wpisuje do rejestru pracodawca poszkodowanego. Okoliczności i przyczyny wypadku na terenie innego zakładu pracy ustala zespół powypadkowy powołany przez pracodawcę poszkodowanego, w obecności przedstawiciela pracodawcy, na którego terenie był wypadek (§ 8 ust. 1). Gdy na wniosek podwykonawcy ustalenia prowadzi generalny wykonawca, przekazuje on dokumentację pracodawcy poszkodowanego, a protokół zatwierdza pracodawca poszkodowanego (§ 8 ust. 3 i § 13 ust. 4). W obu wariantach protokół trafia do akt podwykonawcy i tam powstaje wpis.

Generalny wykonawca wpisuje do swojego rejestru wypadki własnych pracowników. Zdarzenia z udziałem pracowników podwykonawców może odnotować w osobnej ewidencji budowy. Pracodawcy, których pracownicy pracują w tym samym miejscu, ustalają zasady współdziałania na wypadek zagrożeń dla zdrowia lub życia (art. 208 § 1 pkt 3 KP). W tych zasadach albo w umowie podwykonawczej warto zapisać, że podwykonawca przekazuje generalnemu wykonawcy kopię protokołu albo przynajmniej wnioski profilaktyczne. Podział pozostałych obowiązków opisuje poradnik o obowiązkach generalnego wykonawcy w zakresie BHP podwykonawców.

Rozporządzenie każe prowadzić rejestr na podstawie protokołów powypadkowych, a te sporządza się dla pracowników. Wypadek osoby na umowie zlecenia dokumentuje się kartą wypadku, więc § 16 go nie obejmuje. Takie zdarzenia możesz zapisać w osobnej tabeli, żeby mieć pełny obraz wypadków na swoich budowach.

Jak długo przechowywać rejestr wypadków przy pracy?

Kodeks pracy podaje okres przechowywania protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową: 10 lat (art. 234 § 3¹ KP). Dla samego rejestru przepisy nie wskazują osobnego okresu. Rejestr powstaje z protokołów, więc najbezpieczniej przechowywać go co najmniej 10 lat od ostatniego wpisu. Przy rejestrze prowadzonym przez lata w jednym zeszycie albo pliku oznacza to przechowywanie całości.

W rejestrze są imiona i nazwiska oraz informacje o urazach, czyli dane o zdrowiu. Trzymaj go razem z dokumentacją powypadkową, w miejscu dostępnym tylko dla osób zajmujących się BHP i kadrami. Plik na komputerze zabezpiecz hasłem albo uprawnieniami do folderu.

Jak uzupełniać rejestr i jakich błędów unikać?

Kolumn (6) i (7) zwykle nie da się wypełnić w dniu wpisu, bo poszkodowany jest jeszcze na zwolnieniu lekarskim. Wróć do wpisu, gdy pracownik wróci do pracy. W tabeli kontroli rejestru na ostatniej stronie wzoru zapisujesz, kto i kiedy sprawdził rejestr oraz co uzupełnił.

Zestawienie roczne zbiera liczbę wpisów, wypadków uznanych za wypadki przy pracy, wypadków śmiertelnych, ciężkich lub zbiorowych i łączną liczbę dni niezdolności do pracy. Po wypadku pracodawca stosuje środki zapobiegające podobnym zdarzeniom (art. 234 § 1 KP), a liczby z zestawienia przydadzą się przy przeglądzie karty oceny ryzyka zawodowego (DOCX, PDF). Dane dla całej branży zebraliśmy w tekście wypadki przy pracy w budownictwie: statystyki GUS.

Przy przeglądzie rejestru sprawdź zwłaszcza te punkty:

1. 1.Brak wpisu, gdy zespół uznał, że zdarzenie nie jest wypadkiem przy pracy. Rejestr prowadzi się na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych (§ 16 ust. 1), a kolumna (5) służy właśnie do zapisania kwalifikacji, także negatywnej.
2. 2.Dane osobowe w kolumnie (8). Rozporządzenie dopuszcza tam tylko informacje, które nie są danymi osobowymi (§ 16 ust. 2 pkt 8). PESEL, adres poszkodowanego i nazwiska świadków zostają w protokole.
3. 3.Puste kolumny (6) i (7) wiele miesięcy po wypadku. Wyznacz osobę, która je uzupełnia, i termin, np. przy kwartalnym przeglądzie rejestru.
4. 4.Wypadki pracowników podwykonawcy w rejestrze generalnego wykonawcy. Te wypadki rejestruje pracodawca poszkodowanego, bo to jego zespół sporządza protokół.
5. 5.Brak rejestru w małej firmie. Obowiązek z art. 234 § 3 KP nie zależy od liczby pracowników, a za nieprzestrzeganie przepisów BHP art. 283 § 1 KP przewiduje grzywnę od 2000 zł do 60 000 zł.

Wzór, narzędzie czy poradnik?

Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.

• Poradnik: Wypadek przy pracy na budowie: obowiązki, gdy poszkodowany jest pracownikiem podwykonawcy. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.

Co zawiera dokument

Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.