E-orzeczenie lekarskie od 18 października 2026: co się zmienia dla firm na budowie

Co zmienia się 18 października 2026 r.?

Od 18 października 2026 r. orzeczenie lekarskie z badań profilaktycznych wystawia się w postaci elektronicznej, a papier jest dopuszczalny tylko w wyjątkach z § 3 ust. 4e rozporządzenia o badaniach lekarskich. Do 17 października 2026 r. orzeczenia mogą być wystawiane i przekazywane według dotychczasowych przepisów, bo przepis przejściowy pozwala na to nie dłużej niż 6 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji 17 kwietnia 2026 r. (§ 2 rozporządzenia z 20 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 456).

Elektroniczne orzeczenie zapisuje się i przechowuje w Systemie Informacji Medycznej (§ 3 ust. 4d pkt 1). Lekarz podpisuje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo przez mechanizm potwierdzania pochodzenia i integralności danych w bezpłatnym systemie ZUS (§ 3 ust. 4f pkt 1). Centrum e-Zdrowia podaje, że lekarze wystawiają ten dokument w aplikacji gabinet.gov.pl i że od 18 października 2026 r. forma elektroniczna jest obowiązkowa. Treść orzeczenia, symbole 21, 22 i 23 oraz pole z datą następnego badania okresowego są takie same jak we wzorze papierowym.

Kiedy orzeczenie lekarskie nadal może być papierowe?

Po 17 października 2026 r. orzeczenie wystawia się na papierze w dwóch sytuacjach: przy braku dostępu do systemu teleinformatycznego oraz wobec funkcjonariuszy i żołnierzy wymienionych służb specjalnych (§ 3 ust. 4e). Papierowe orzeczenie lekarz podpisuje własnoręcznie i przekazuje osobie badanej oraz pracodawcy (§ 3 ust. 4d pkt 2 i ust. 4f pkt 2).

Wydruk orzeczenia elektronicznego to co innego niż papierowe orzeczenie. Osoba badana może zażądać wydruku podpisanego własnoręcznie przez lekarza (§ 3 ust. 4g pkt 2), a sam dokument nadal jest elektroniczny i znajduje się w systemie. Na budowie oba warianty wyglądają podobnie, dlatego przy weryfikacji liczy się treść: osoba, stanowisko, symbol, data następnego badania i dane placówki.

Jak pracownik i pracodawca otrzymują e-orzeczenie?

Pracownik dostaje orzeczenie na Internetowe Konto Pacjenta, a na żądanie także wydruk podpisany przez lekarza (§ 3 ust. 4g). Pracodawcy orzeczenie przekazuje podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w terminie i w sposób określony w umowie, którą pracodawca zawarł z tą placówką (§ 3 ust. 4h). Konto pacjenta należy do pracownika, nie do pracodawcy.

Według serwisu pacjent.gov.pl orzeczenie widać na IKP w zakładce „Dane medyczne”, w sekcji „Medycyna pracy”, i można je pobrać w PDF, na przykład żeby przesłać pracodawcy. Przed 18 października trzeba więc sprawdzić umowę z placówką: czy określa kanał przekazania (e-mail, platforma przychodni, wydruk), termin i osobę po stronie firmy, która odbiera orzeczenia. Bez takiego zapisu łatwo o sytuację, w której pracownik przysyła zdjęcie ekranu z telefonu, a kadry nie wiedzą, które orzeczenie jest najnowsze.

Jak podwykonawca pokazuje e-orzeczenie generalnemu wykonawcy?

Generalny wykonawca nie ma dostępu do Systemu Informacji Medycznej ani do kont pacjentów, więc dostaje orzeczenie od podwykonawcy, czyli pracodawcy: jako PDF otrzymany z placówki lub pobrany z IKP przez pracownika albo jako kopię wydruku. Przepisy nie określają tego kanału, dlatego zakres i forma powinny wynikać z umowy podwykonawczej i regulaminu budowy.

Przy weryfikacji sprawdza się te same pola co w orzeczeniu papierowym: imię i nazwisko, stanowisko odpowiadające pracy na budowie, rodzaj badania, symbol 21, datę następnego badania i dane placówki. Orzeczenie elektroniczne ma też identyfikator dokumentu (§ 3 ust. 4a pkt 4), który warto zapisać przy pracowniku, bo pozwala odróżnić nowe orzeczenie od starego. Zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO obowiązuje przy obu formach: generalny wykonawca nie potrzebuje adresu ani numeru PESEL. Pozostałe dokumenty ekipy opisuje lista dokumentów pracownika przed wejściem na budowę.

• podwykonawca odbiera orzeczenie od placówki zgodnie z umową albo prosi pracownika o PDF z IKP
• przesyła je bezpiecznym kanałem przy właściwym pracowniku
• generalny wykonawca sprawdza stanowisko, symbol 21 i datę następnego badania
• data następnego badania trafia do rejestru terminów
• zwolnienia lekarskie i wyniki badań zostają u pracodawcy

Czy papierowe orzeczenia wydane przed 18 października 2026 r. są nadal ważne?

Tak. Rozporządzenie z 20 marca 2026 r. zmieniło sposób wystawiania orzeczeń, ale nie zawiera przepisu, który unieważniałby orzeczenia wydane wcześniej. Papierowe orzeczenie pozostaje aktualne do wpisanej w nim daty następnego badania okresowego, a kolejne badanie, przeprowadzone po 17 października 2026 r., zakończy się co do zasady orzeczeniem elektronicznym.

Nie trzeba więc kierować ekip na dodatkowe badania z powodu zmiany formy. Dokumenty wymieniają się w rytmie badań okresowych, kontrolnych i wstępnych, a skierowanie wystawia się tak jak dotąd, na przykład na podstawie wzoru skierowania na badania lekarskie (DOCX, PDF), bo nowelizacja nie zmieniła załącznika nr 3a. Zasady liczenia terminu opisuje poradnik o ważności badań lekarskich pracownika, a pola orzeczenia i znaczenie symboli artykuł o orzeczeniu lekarskim z medycyny pracy.

Czy od 18 października 2026 r. zmieniają się kary za brak badań?

Nie. 18 października 2026 r. zmienia się forma orzeczenia, a nie sankcje. Wyższe grzywny obowiązują od 8 lipca 2026 r.: za nieprzestrzeganie przepisów BHP, w tym dopuszczenie do pracy bez aktualnego orzeczenia, art. 283 § 1 KP przewiduje grzywnę od 2000 do 60 000 zł, wcześniej od 1000 do 30 000 zł. Zmianę wprowadziła ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o PIP (Dz.U. 2026 poz. 473).

Obowiązek pozostaje ten sam: pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań (art. 229 § 4 KP). Sankcje i podział odpowiedzialności na budowie opisuje poradnik o karach za dopuszczenie do pracy bez badań i szkolenia BHP, a pozostałe zmiany artykuł o nowych przepisach BHP na budowie w latach 2026–2027.

Co e-orzeczenie zmienia w kontroli dokumentów na budowie?

Zmienia nośnik, a nie zasady kontroli. Nadal liczy się stanowisko, symbol 21 i data następnego badania, a decyzję o dopuszczeniu podejmuje uprawniona osoba. Różnica polega na tym, że dokumenty przychodzą jako PDF albo wydruk, więc przy jednym pracowniku łatwo o kilka wersji tego samego orzeczenia albo zdjęcie zamiast pliku.

Cudzoziemcy bez numeru PESEL mają w orzeczeniu serię, numer i nazwę dokumentu tożsamości oraz kraj jego wydania (§ 3 ust. 4a pkt 7). Jeśli pracownik nie korzysta z IKP, może poprosić lekarza o wydruk orzeczenia (§ 3 ust. 4g pkt 2), a pracodawca i tak otrzymuje dokument od placówki na podstawie umowy. Dokumenty cudzoziemca na budowie opisuje poradnik cudzoziemiec na budowie: dokumenty.

W Atestero orzeczenie w PDF dodaje się przy pracowniku i wymaganiu, a osoba weryfikująca zatwierdza je albo odsyła do poprawy. Datę następnego badania przepisuje się z orzeczenia i na jej podstawie pojawia się ostrzeżenie o terminie. Atestero nie pobiera orzeczeń z systemów ochrony zdrowia i nie potwierdza autentyczności pliku.