Informacja ogólna, nie porada prawna. Zakres oświadczeń zależy od umowy, rodzaju zamówienia i dokumentów przetargu. W sprawach spornych lub przy zamówieniach publicznych skonsultuj się z prawnikiem; w kwestiach BHP ze specjalistą BHP.
Jakie oświadczenia podwykonawca składa generalnemu wykonawcy?
Najczęściej jest ich pięć: o zatrudnieniu osób wykonujących prace na podstawie umowy o pracę, o zapłacie wynagrodzenia dalszym podwykonawcom, o braku zaległości wobec ZUS i urzędu skarbowego, o zapoznaniu pracowników z zasadami BHP obowiązującymi na budowie oraz o posiadaniu ubezpieczenia OC. Żadne z nich nie ma ustawowego wzoru. Treść ustala umowa podwykonawcza albo dokumenty zamówienia, dlatego na dwóch budowach zestaw może być inny. Tabela poniżej pokazuje, skąd wynika dane wymaganie i co można poprosić zamiast samego oświadczenia lub obok niego.
Czy art. 647¹ KC wymaga oświadczeń od podwykonawcy?
Nie wprost. Art. 647¹ § 1 KC reguluje solidarną odpowiedzialność inwestora z wykonawcą za wynagrodzenie podwykonawcy, którego roboty zostały inwestorowi zgłoszone, a § 5 stosuje tę zasadę do dalszych podwykonawców. Przepis nie wspomina o oświadczeniach ani o dowodach zapłaty. Oświadczenie o zapłacie dalszym podwykonawcom jest więc narzędziem umownym: pokazuje generalnemu wykonawcy, czy łańcuch podwykonawców jest rozliczony, bo w zakresie wynikającym z § 1–5 za zaległość dalszego podwykonawcy mogą odpowiadać także podwykonawca, wykonawca i inwestor.
W zamówieniach publicznych podstawa jest mocniejsza. Art. 447 ust. 1 Pzp przy robotach budowlanych o terminie wykonania dłuższym niż 12 miesięcy, gdy wynagrodzenie jest płatne w częściach, uzależnia zapłatę drugiej i kolejnych części od przedstawienia dowodów zapłaty podwykonawcom i dalszym podwykonawcom. Przepis mówi o dowodach, więc samo oświadczenie jest tu słabszym materiałem niż potwierdzenie przelewu. Reguły zgłaszania podwykonawców opisuje osobny poradnik o zgłoszeniu podwykonawcy inwestorowi.
Jak ująć oświadczenie o zatrudnieniu na umowę o pracę?
Oświadczenie powinno wskazywać rodzaj czynności objętych wymogiem i okres, którego dotyczy, oraz potwierdzać, że wykonują je osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy. W zamówieniach publicznych wymóg opiera się na art. 95 Pzp: zamawiający określa w dokumentach zamówienia rodzaj czynności, sposób weryfikacji zatrudnienia oraz uprawnienia kontrolne i sankcje. W zamówieniach prywatnych wymaganie wynika wyłącznie z umowy, więc to jej treść rozstrzyga, jaki dokument wystarcza.
Generalnemu wykonawcy zwykle wystarcza lista stanowisk lub czynności i liczba osób, bez dołączania umów o pracę. Umowa zawiera wynagrodzenie, adres i PESEL, a to dane zbędne do sprawdzenia samego faktu zatrudnienia. Jeśli dokumenty przetargu przewidują szerszą weryfikację, stosuje się przewidziany w nich tryb, a dane w kopiach warto ograniczyć do niezbędnych. Gdy część ekipy pracuje na zleceniu lub w działalności gospodarczej, oświadczenie powinno jasno odróżniać czynności objęte wymogiem od pozostałych.
Oświadczenie czy zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS i urzędzie skarbowym?
Zaświadczenie od organu daje więcej niż oświadczenie podwykonawcy, bo wystawia je ZUS albo urząd skarbowy i dotyczy stanu na konkretny dzień. ZUS wydaje zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na wniosek płatnika, a termin wydania podaje na swojej stronie. Oświadczenie jest szybsze, ale opiera się wyłącznie na wiedzy podpisującego. Generalny wykonawca może przyjąć jedno i drugie, o ile umowa mówi, które z nich i jak często.
Jeśli przyjmowane jest oświadczenie, powinno wskazywać datę, na jaką jest składane, kogo dotyczy i czy obejmuje składki oraz podatki. Zdanie o braku zaległości bez daty szybko traci wartość, bo stan rozliczeń zmienia się co miesiąc. Rozsądnie jest ustalić w umowie, kiedy oświadczenie jest odnawiane, na przykład przy rozpoczęciu robót i przy wskazanych płatnościach, oraz co się dzieje, gdy zaległość się pojawi.
Co potwierdzają oświadczenia o BHP i OC?
Oświadczenie o zapoznaniu z zasadami BHP potwierdza, że podwykonawca przekazał ludziom informacje, a nie że przeszli wymagane szkolenia. Pracownik potwierdza zapoznanie z przepisami i zasadami BHP w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 237⁴ § 3 KP), a szkolenie wstępne dokumentuje karta. Wykonawca robót ma też obowiązek opracować instrukcję bezpiecznego wykonywania robót i zaznajomić z nią pracowników w zakresie wykonywanych przez nich robót (§ 2 rozporządzenia w sprawie BHP podczas wykonywania robót budowlanych). Szczegóły szkoleń opisuje poradnik o szkoleniu wstępnym i instruktażu stanowiskowym na budowie.
Oświadczenie o posiadaniu OC ma sens, gdy wskazuje ubezpieczyciela, numer polisy, sumę gwarancyjną i okres ochrony, a najlepiej towarzyszy mu kopia polisy lub certyfikat. Poziom ochrony zależy od ustaleń w umowie podwykonawczej, więc suma, zakres i wyłączenia są sprawą stron. Generalny wykonawca powinien przeczytać polisę, a nie tylko oświadczenie, bo wyłączenia odpowiedzialności bywają istotne dla robót, które podwykonawca ma wykonywać. Datę końca polisy warto wpisać do rejestru terminów, bo wygasa tak jak badania czy szkolenia. Jeśli w trakcie budowy zmienia się ubezpieczyciel albo suma gwarancyjna, podwykonawca składa nowe oświadczenie z kopią aktualnej polisy, a stara wersja zostaje w archiwum razem z datą wymiany.
Czego generalny wykonawca nie powinien wymagać w oświadczeniach?
Nie powinien żądać danych, które nie są potrzebne do celu oświadczenia. Zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO wymaga, by dane były adekwatne i ograniczone do tego, co niezbędne. Art. 22¹ KP, który wylicza dane żądane od pracownika, dotyczy relacji pracodawcy z jego pracownikiem, więc generalny wykonawca nie opiera na nim żądań wobec cudzych pracowników. Kierunek jest jednak ten sam: im mniej danych osobowych krąży między firmami, tym mniejsze ryzyko wycieku i sporu.
W oświadczeniach i ich załącznikach zwykle zbędne są dane z poniższej listy. Jeśli w konkretnym przypadku są potrzebne, na przykład na wymóg zamawiającego, określ cel, zakres i czas przechowywania, a w kopiach zasłoń pola, które nie służą temu celowi. Dobrze też zapisać w umowie, kto po stronie generalnego wykonawcy ma dostęp do oświadczeń z danymi osobowymi i po jakim czasie są usuwane. Więcej o granicach opisuje poradnik o RODO a dokumentach pracowników podwykonawcy.
- kopie umów o pracę z wynagrodzeniem
- PESEL i adresy zamieszkania osób
- numery rachunków bankowych pracowników
- pełne akta osobowe
- treść dokumentacji medycznej ponad informację o zdolności do pracy
- skany dowodów osobistych
Jaką wartość dowodową ma oświadczenie podwykonawcy?
Oświadczenie jest dokumentem prywatnym. Zgodnie z art. 245 KPC dowodzi, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie, ale nie przesądza o jego prawdziwości. Sąd ocenia je razem z innymi dowodami, swobodnie (art. 233 § 1 KPC). Dlatego przy zapłacie dalszym podwykonawcom lepiej dołączyć potwierdzenie przelewu, a przy zatrudnieniu i składkach dokument źródłowy albo zaświadczenie z urzędu. Oświadczenie jest wygodnym wstępem do rozmowy o rozliczeniach, ale nie rozstrzyga sporu.
Klauzula „pod rygorem odpowiedzialności karnej” w prywatnym oświadczeniu nie tworzy sama z siebie odpowiedzialności z art. 233 KK. Jego § 6 obejmuje fałszywe oświadczenia składane na podstawie przepisu ustawy, który przewiduje odbieranie ich pod rygorem odpowiedzialności karnej. Realną siłę nadają oświadczeniu postanowienia umowy: kary umowne, prawo wstrzymania płatności, obowiązek natychmiastowej informacji o zmianie stanu. Nie znaczy to, że nieprawdziwe oświadczenie zawsze jest bezkarne, bo w zależności od okoliczności mogą działać inne przepisy karne, na przykład art. 297 KK przy oświadczeniach składanych w celu uzyskania zamówienia publicznego. W sprawie spornej warto skonsultować dalsze kroki z prawnikiem.
Oświadczenie podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania firmy zgodnie z KRS lub CEIDG albo działająca na podstawie pełnomocnictwa. Powinno zawierać datę, nazwę i NIP firmy, nazwę budowy oraz okres, którego dotyczy. Nowa wersja zastępuje poprzednią, a obie zostają w archiwum, żeby było widać, co obowiązywało w danym miesiącu. Gotowy układ znajdziesz we wzorze oświadczenie podwykonawcy, a pozostałe postanowienia, do których oświadczenia się odnoszą, opisuje poradnik o umowie podwykonawczej.
Oświadczenia podwykonawcy: skąd wymaganie i co jest lepsze niż samo oświadczenie
| Oświadczenie | Skąd wymaganie | Kiedy ma sens | Lepszy dowód |
|---|---|---|---|
| Zatrudnienie na umowę o pracę | Umowa; w zamówieniach publicznych art. 95 Pzp i dokumenty zamówienia | Gdy wymóg obejmuje wskazane czynności | Sposób weryfikacji z dokumentów zamówienia |
| Zapłata dalszym podwykonawcom | Umowa; art. 447 Pzp przy robotach powyżej 12 miesięcy | Przy fakturach i płatnościach częściowych | Potwierdzenia przelewów |
| Brak zaległości w ZUS i US | Umowa | Na starcie i w ustalonych odstępach | Zaświadczenie z ZUS i z urzędu skarbowego |
| Zapoznanie z BHP | Umowa; art. 237⁴ § 3 KP; § 2 rozporządzenia o BHP przy robotach budowlanych | Przed wejściem ekipy na budowę | Karta szkolenia wstępnego, potwierdzenie pracownika |
| Posiadanie OC | Umowa | Gdy umowa wymaga ochrony ubezpieczeniowej | Kopia polisy z sumą i okresem |
Zestaw wymaganych oświadczeń zawsze wynika z konkretnej umowy lub dokumentów przetargu.
Przykład: oświadczenie o zapłacie dalszemu podwykonawcy przy fakturze
Podwykonawca instalacji wystawia fakturę za wrzesień i dołącza oświadczenie o zapłacie dalszemu podwykonawcy. Generalny wykonawca przed zatwierdzeniem płatności porównuje oświadczenie z dokumentami.
- Podwykonawca wskazuje w oświadczeniu dalszego podwykonawcę, numer jego faktury, okres robót i datę zapłaty
- Do oświadczenia dołącza potwierdzenie przelewu z tej samej daty
- Generalny wykonawca sprawdza, czy firma i zakres robót zgadzają się ze zgłoszeniem oraz umową
- Przy rozbieżności wstrzymuje zatwierdzenie tylko w zakresie, który umowa na to pozwala, i prosi o wyjaśnienie