Wzory dokumentów
Zgłoszenie gotowości do odbioru robót — wzór pisma do pobrania (DOCX i PDF)
Wzór ma dwie strony A4. Zaznaczasz rodzaj odbioru (częściowy, końcowy, robót zanikających lub ulegających zakryciu), opisujesz zakres w tabeli, wymieniasz dokumenty odbiorowe i proponujesz termin. Na końcu jest pole na potwierdzenie odbioru zgłoszenia. Jeśli zamawiający nie przystąpi do odbioru, to pismo będzie podstawą jednostronnego protokołu odbioru robót (wzór DOCX, PDF).
W skrócie
Zgłoszenie gotowości do odbioru robót to pismo, którym wykonawca lub podwykonawca informuje zamawiającego, że roboty są zakończone i mogą zostać odebrane, oraz proponuje termin odbioru. Od daty doręczenia zgłoszenia zwykle biegną umowne terminy na wyznaczenie i rozpoczęcie odbioru, dlatego pismo musi trafić do adresata w sposób, który da się udowodnić.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 7 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 7 października 2026 r.
Kiedy wykonawca zgłasza gotowość do odbioru?
Gotowość do odbioru zgłasza się po zakończeniu robót objętych odbiorem i przygotowaniu dokumentów odbiorowych, w trybie i terminach z umowy. Inwestor jest obowiązany odebrać obiekt (art. 647 KC), a w braku odmiennego postanowienia umowy na żądanie wykonawcy przyjmować roboty częściowo, w miarę ich ukończenia, za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia (art. 654 KC).
Na budowie z kierownikiem budowy zgłoszenie obiektu do odbioru następuje też wpisem do dziennika budowy (art. 22 pkt 9 Prawa budowlanego), a roboty zanikające i ulegające zakryciu kierownik budowy zgłasza inwestorowi do sprawdzenia lub odbioru (art. 22 pkt 7); odbiera je inspektor nadzoru inwestorskiego (art. 25 pkt 3). Do kierownika robót przepisy art. 22 stosuje się odpowiednio (art. 24 ust. 2). Pismo nie zastępuje wpisu, ale dokumentuje datę i treść zgłoszenia wobec strony umowy. Podwykonawca zgłasza gotowość generalnemu wykonawcy, bo to on jest jego zamawiającym.
Stan prawny sprawdzony 7 października 2026 r.
Art. 61, 486, 647 i 654 KC sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 795, a art. 22, 24 i 25 Prawa budowlanego w Dz.U. 2026 poz. 524, stan na 7 października 2026 r. Terminy na wyznaczenie i przeprowadzenie odbioru wynikają z umowy, nie z ustawy. Wzór jest pomocniczy i nie jest poradą prawną.
Co zawiera wzór zgłoszenia gotowości?
Wzór zawiera zgłaszającego i kierownika budowy lub robót, adresata i osoby do wiadomości (np. inspektora nadzoru), numer i datę umowy, rodzaj odbioru do zaznaczenia, tabelę zakresu robót z jednostkami i ilościami, datę zakończenia i wpis w dzienniku, listę dokumentów odbiorowych, treść zgłoszenia z propozycją terminu i miejsca odbioru, osobę do kontaktu, sposób doręczenia i potwierdzenie odbioru zgłoszenia.
Lista dokumentów zawiera pozycje, o które zamawiający zwykle pyta przy odbiorze: wpisy w dzienniku, protokoły robót zanikających, protokoły badań i sprawdzeń, deklaracje właściwości użytkowych wyrobów, inwentaryzację geodezyjną lub dokumentację powykonawczą, instrukcje i gwarancje. Jeśli w zakresie są roboty dodatkowe lub zamienne, dołącz protokół konieczności (wzór DOCX, PDF), żeby różnica w ilościach nie zatrzymała odbioru.
Jak wypełnić i doręczyć zgłoszenie krok po kroku?
Zanim wypełnisz pismo, sprawdź umowę: wiele umów określa adresata, formę zgłoszenia i termin, w jakim zamawiający wyznacza odbiór. Wzór dopasuj do tych zapisów.
- Sprawdź w umowie tryb odbiorów: adresata, formę i termin na wyznaczenie odbioru.
- Zaznacz rodzaj odbioru i opisz zakres jak w umowie lub harmonogramie: etap, obiekt, branża, pozycje kosztorysu, ilości.
- Wymień dokumenty, które przekazujesz albo udostępnisz na odbiorze.
- Zaproponuj termin i miejsce odbioru oraz osobę do kontaktu.
- Jeśli zgłoszenie dotyczy obiektu albo robót zanikających, zrób wpis w dzienniku budowy i podaj jego datę w piśmie.
- Doręcz pismo za potwierdzeniem odbioru albo z kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zachowaj dowód doręczenia.
Jakie błędy opóźniają odbiór robót?
Najczęściej zgłoszenie jest zbyt ogólne („roboty zakończone”) albo wysłane zwykłym e-mailem bez potwierdzenia, więc później nie da się ustalić, od kiedy biegł termin na odbiór. Drugi błąd to zgłoszenie bez dokumentów odbiorowych: jeśli umowa uzależnia odbiór od ich kompletu, zamawiający ma argument, żeby odbioru nie rozpoczynać.
Inne błędy to zgłoszenie robót zanikających już po ich zakryciu, zgłoszenie przez podwykonawcę bezpośrednio do inwestora zamiast do generalnego wykonawcy i brak propozycji terminu. Jeżeli zamawiający bez uzasadnionego powodu uchyla się od przyjęcia świadczenia, dopuszcza się zwłoki wierzyciela (art. 486 § 2 KC). Zasady odbiorów, rodzaje protokołów i skutki wad opisuje poradnik protokół odbioru robót budowlanych, a sam odbiór przeprowadzisz na wzorze protokołu odbioru robót (DOCX, PDF).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Protokół odbioru robót budowlanych: rodzaje, treść, odmowa odbioru i wady. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Miejscowość i data | Data pisma; terminy umowne liczysz zwykle od doręczenia. |
| 02 | Zgłaszający | Wykonawca albo podwykonawca: nazwa, adres, kierownik budowy lub robót, telefon i e-mail. |
| 03 | Adresat i do wiadomości | Zamawiający (inwestor albo generalny wykonawca); do wiadomości np. inspektor nadzoru. |
| 04 | Umowa i inwestycja | Numer i data umowy, nazwa i adres budowy. |
| 05 | Rodzaj odbioru | Częściowy, końcowy albo robót zanikających lub ulegających zakryciu. |
| 06 | Zakres robót | Tabela: opis robót, etap lub pozycja harmonogramu, jednostka, ilość, uwagi. |
| 07 | Data zakończenia i wpis w dzienniku | Data zakończenia robót oraz data i numer wpisu w dzienniku budowy. |
| 08 | Dokumenty odbiorowe | Protokoły badań i robót zanikających, deklaracje wyrobów, inwentaryzacja, instrukcje, gwarancje. |
| 09 | Proponowany termin i miejsce odbioru | Data, godzina i miejsce spotkania; termin z umowy, jeśli jest. |
| 10 | Osoba do kontaktu | Imię, nazwisko, telefon i e-mail osoby, która ustali szczegóły odbioru. |
| 11 | Sposób doręczenia | Osobiście, list polecony, kwalifikowany podpis elektroniczny albo wpis w dzienniku. |
| 12 | Potwierdzenie odbioru zgłoszenia | Data, imię i nazwisko oraz podpis osoby przyjmującej albo numer przesyłki. |
Pytania o dokument: Zgłoszenie gotowości do odbioru robót
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne. W razie wątpliwości skonsultuj treść dokumentu z prawnikiem lub specjalistą BHP.
01Czy zgłoszenie gotowości do odbioru musi być na piśmie?
Kodeks cywilny nie wymaga dla niego szczególnej formy, ale umowy zwykle wymagają pisma lub wpisu w dzienniku budowy. Oświadczenie jest złożone z chwilą, gdy doszło do adresata tak, że mógł się zapoznać z jego treścią (art. 61 § 1 KC), dlatego zachowaj dowód doręczenia.
02Ile dni ma inwestor na odbiór robót?
Kodeks cywilny nie określa takiego terminu. Termin na wyznaczenie i rozpoczęcie odbioru ustala umowa. Jeśli umowa milczy, zaproponuj w zgłoszeniu konkretny termin i zachowaj korespondencję.
03Czy podwykonawca zgłasza gotowość do odbioru inwestorowi?
Nie. Podwykonawca zgłasza gotowość swojemu zamawiającemu, zwykle generalnemu wykonawcy, a inwestora może poinformować do wiadomości. Protokoły odbioru są potem dowodem przy żądaniu zapłaty, także od inwestora na podstawie art. 647¹ KC, które przygotujesz na wzorze pisma do inwestora o zapłatę wynagrodzenia podwykonawcy (DOCX, PDF).
04Co zrobić, gdy zamawiający nie przyjeżdża na odbiór?
Udokumentuj nieobecność, wezwij zamawiającego ponownie z nowym terminem, a jeśli i wtedy nie przystąpi do odbioru, sporządź jednostronny protokół z udziałem świadków. Uchylanie się od przyjęcia świadczenia bez uzasadnionego powodu może oznaczać zwłokę wierzyciela (art. 486 § 2 KC).