Protokół konieczności robót dodatkowych i zamiennych — wzór do pobrania (DOCX i PDF)

Kiedy sporządza się protokół konieczności?

Protokół konieczności sporządza się, gdy w trakcie budowy okazuje się, że bez robót nieprzewidzianych w umowie albo bez zmiany rozwiązania z projektu nie da się prawidłowo wykonać obiektu. Sporządź go przed rozpoczęciem tych robót. Przepisy o umowie o roboty budowlane (art. 647–658 KC) nie regulują wprost wynagrodzenia za prace dodatkowe; wspomina o nich tylko art. 649³ przy gwarancji zapłaty. Przepisy o umowie o dzieło stanowią, że przy wynagrodzeniu kosztorysowym przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia za prace dodatkowe wykonane bez zgody zamawiającego (art. 630 § 2 KC). Szczegóły, np. wymóg pisemnego zlecenia albo aneksu, ustala umowa.

Roboty dodatkowe to prace spoza zakresu umowy, roboty zamienne zastępują roboty z umowy innym rozwiązaniem, a roboty zaniechane to pozycje, z których strony rezygnują. Przy wynagrodzeniu ryczałtowym art. 632 § 1 KC wyklucza żądanie podwyższenia, nawet gdy w chwili zawarcia umowy nie dało się przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac, więc prace wykraczające poza umówiony zakres trzeba zlecić osobno. Wykonawca ma też niezwłocznie zawiadomić inwestora o okolicznościach, które mogą przeszkodzić prawidłowemu wykonaniu robót (art. 651 KC), a protokół dobrze dokumentuje takie zawiadomienie. Zasady rozliczania opisuje poradnik roboty dodatkowe i zamienne: rozliczenie.

Co zawiera wzór protokołu konieczności?

Wzór zawiera numer i datę, dane umowy i inwestycji, rodzaj wynagrodzenia, uczestników z funkcjami, rodzaj zmiany, opis okoliczności, przyczynę do zaznaczenia (dokumentacja, warunki gruntowe lub stan istniejący, decyzja zamawiającego, przepisy lub decyzja organu), wpis w dzienniku budowy, tabelę robót dodatkowych, tabelę robót zaniechanych i zastępujących je robót zamiennych, podstawę wyceny, wpływ na termin, informację o zmianie projektu oraz decyzję z podpisami.

Pole o zmianie projektu oddziela sprawę umowną od budowlanej. W ramach nadzoru autorskiego projektant uzgadnia możliwość wprowadzenia rozwiązań zamiennych zgłoszonych przez kierownika budowy lub inspektora nadzoru (art. 20 ust. 1 pkt 4 lit. b Prawa budowlanego). Istotne odstąpienie od zatwierdzonego projektu zagospodarowania działki lub terenu, projektu architektoniczno-budowlanego lub innych warunków pozwolenia na budowę jest dopuszczalne dopiero po uzyskaniu decyzji o zmianie pozwolenia na budowę (art. 36a ust. 1). Protokół konieczności nie zastępuje ani uzgodnienia, ani decyzji.

Kto sporządza i podpisuje protokół konieczności?

Protokół zwykle przygotowuje kierownik budowy albo kierownik robót wykonawcy, a podpisują go przedstawiciele obu stron umowy: po stronie inwestora inspektor nadzoru inwestorskiego lub inna osoba upoważniona, a przy zmianie rozwiązań projektowych także projektant. Kto może zatwierdzić zmianę i zlecić roboty, ustala umowa.

Podpis inspektora nadzoru potwierdza stan faktyczny i potrzebę robót, ale nie musi oznaczać zgody inwestora na zapłatę. Według art. 25 Prawa budowlanego inspektor reprezentuje inwestora na budowie przez kontrolę zgodności realizacji z projektem i przepisami, sprawdza jakość robót i potwierdza roboty faktycznie wykonane. Prawo do zlecania robót i zmiany wynagrodzenia w imieniu inwestora wynika z umowy albo pełnomocnictwa, a nie z tego przepisu. Dlatego wzór rozdziela podpisy pod stanem faktycznym i pod decyzją.

Podwykonawca podpisuje protokół z generalnym wykonawcą. Jeśli zmiana rozszerza zakres zgłoszony inwestorowi na podstawie art. 647¹ KC, nowy zakres zgłoś inwestorowi na piśmie przed rozpoczęciem tych robót, na wzorze zgłoszenia podwykonawcy inwestorowi (DOCX, PDF).

Jak wypełnić protokół konieczności krok po kroku?

Protokół wypełnia się na budowie, w obecności osób, które stwierdziły potrzebę zmiany. Opis ma pozwolić osobie spoza budowy zrozumieć, co się stało i dlaczego roboty są potrzebne.

1. 1.Wpisz numer protokołu, datę, umowę, rodzaj wynagrodzenia i uczestników z funkcjami; przy podwykonawstwie także umowę główną.
2. 2.Opisz okoliczność tak, jak ją stwierdzono: obiekt, kondygnację, osie, datę, kto stwierdził. Dołącz zdjęcia i rysunki.
3. 3.Zaznacz przyczynę i powołaj wpis w dzienniku budowy, jeśli został dokonany.
4. 4.Wypisz roboty dodatkowe, a osobno roboty zaniechane z zastępującymi je robotami zamiennymi: opis, jednostkę, ilość.
5. 5.Wskaż podstawę wyceny i szacunkową wartość albo termin przedłożenia kosztorysu lub oferty.
6. 6.Opisz wpływ na termin: o ile dni i których etapów harmonogramu dotyczy zmiana.
7. 7.Zaznacz decyzję (zlecenie, aneks, polecenie zmiany albo odmowa) i zbierz podpisy osób umocowanych.

Jakie błędy popełnia się przy protokole konieczności?

Najczęstszy błąd to protokół sporządzony po wykonaniu robót, z podpisem samego inspektora nadzoru i bez wyceny. Taki dokument potwierdza, że roboty były potrzebne, ale nie dowodzi zgody zamawiającego na wynagrodzenie. Inne błędy to brak rozdzielenia robót dodatkowych i zamiennych, przez co nie da się rozliczyć różnicy, brak wpływu na termin i podwykonawca bez pisemnego potwierdzenia od generalnego wykonawcy. Pisemna akceptacja ma też znaczenie dla gwarancji zapłaty, której wykonawca może żądać do wysokości wynagrodzenia z umowy oraz robót dodatkowych lub koniecznych zaakceptowanych na piśmie przez inwestora (art. 649³ § 1 KC).

W zamówieniu publicznym zmiana umowy bez nowego postępowania jest dopuszczalna m.in. przy robotach dodatkowych, które stały się niezbędne, jeśli zmiana wykonawcy nie może nastąpić z powodów ekonomicznych lub technicznych i spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów, a wzrost ceny przy każdej kolejnej zmianie nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy (art. 455 ust. 1 pkt 3 Pzp). Dopuszczalne są też zmiany o łącznej wartości poniżej progów unijnych i niższej niż 15% wartości pierwotnej umowy na roboty budowlane, jeśli nie zmieniają ogólnego charakteru umowy (art. 455 ust. 2). Po zmianie z ust. 1 pkt 3 lub 4 zamawiający publikuje ogłoszenie o zmianie umowy (art. 455 ust. 3 pkt 2). Protokół konieczności uzasadnia wtedy zmianę, ale nią nie jest. Odbiór robót po zmianie zgłosisz na wzorze zgłoszenia gotowości do odbioru robót (DOCX, PDF).

Wzór, narzędzie czy poradnik?

Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.

• Poradnik: Roboty dodatkowe i zamienne: jak je zlecić, udokumentować i rozliczyć. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.

Co zawiera dokument

Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.