Dziennik budowy: kto robi wpisy, przykładowe wpisy i elektroniczny dziennik budowy (EDB)

Czym jest dziennik budowy i kiedy trzeba go prowadzić?

Dziennik budowy to urzędowy dokument, w którym wpisami rejestruje się przebieg robót budowlanych oraz zdarzenia i okoliczności mające znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości ich wykonania (art. 47a Prawa budowlanego). Prowadzi się go przy robotach wymagających ustanowienia kierownika budowy (art. 45), odrębnie dla każdego obiektu wymagającego pozwolenia na budowę, pozwolenia na rozbiórkę albo zgłoszenia (art. 47b ust. 1).

O wydanie dziennika występuje inwestor (art. 47g ust. 1). Wydaje go organ administracji architektoniczno-budowlanej, a przy legalizacji lub wznowieniu robót organ nadzoru budowlanego, w terminie 3 dni roboczych, ale nie wcześniej niż wtedy, gdy decyzja stała się wykonalna albo inwestor nabył prawo do robót na podstawie zgłoszenia (art. 47g ust. 2 i 5). Dla obiektów liniowych dziennik można prowadzić osobno dla każdego wydzielonego odcinka (art. 47b ust. 2). Za prowadzenie dziennika zgodnie z ustawą odpowiada kierownik budowy (art. 47d).

Kto może dokonywać wpisów w dzienniku budowy?

Wpisów mogą dokonywać tylko trzy grupy osób: uczestnicy procesu budowlanego, geodeta uprawniony wykonujący na budowie czynności geodezyjne oraz upoważnieni pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów kontroli, w ramach czynności kontrolnych (art. 47e ust. 1 Prawa budowlanego). Uczestnikami procesu budowlanego są inwestor, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant oraz kierownik budowy lub kierownik robót (art. 17).

Wynika z tego praktyczna granica. Brygadzista, majster czy specjalista BHP podwykonawcy, który nie pełni funkcji kierownika robót, nie jest uczestnikiem procesu budowlanego i nie ma prawa do wpisu. Jego uwagi trafiają do dziennika przez kierownika robót albo kierownika budowy. Pracownik organu nadzoru budowlanego potwierdza wpisem swoją obecność na budowie (art. 47e ust. 2). Rolę kierownika robót opisuje poradnik kierownik robót a kierownik budowy.

Jak dokonuje się wpisów: zasady z rozporządzenia o dzienniku budowy

Wpisów dokonuje się chronologicznie, trwale i czytelnie, tak by wynikała z nich kolejność robót i zdarzeń, w sposób uniemożliwiający późniejsze uzupełnienia (§ 6 i § 8 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z 22 grudnia 2022 r.). Każdy wpis ma datę, imię i nazwisko osoby, jej funkcję w procesie budowlanym, a w dzienniku papierowym podpis. W EDB wpis uwierzytelnia zalogowany użytkownik (§ 9).

Błędnego wpisu nie skreśla się ani nie poprawia na marginesie. Poprawka to kolejny wpis z właściwą treścią i uzasadnieniem zmiany (§ 7). Protokoły związane z robotami wpisuje się do dziennika, ale można je sporządzać na oddzielnych arkuszach i dołączać do dziennika albo prowadzić z nich osobny zbiór, o czym dokonuje się wpisu w dzienniku (§ 15). Strona tytułowa dziennika zawiera pouczenie o odpowiedzialności z art. 93 pkt 4 Prawa budowlanego (§ 3 ust. 1 pkt 9), a dokumenty, które warto mieć pod ręką przy kontroli, zebrano w liście kontrolnej BHP na budowie.

Jakie wpisy są obowiązkowe przed rozpoczęciem robót i przy zmianie osób?

Przed rozpoczęciem robót inwestor wpisuje osoby, którym powierza funkcję kierownika budowy oraz, jeśli je powołał, inspektora nadzoru inwestorskiego i projektanta sprawującego nadzór autorski. Każda z tych osób potwierdza wpisem przyjęcie funkcji i podaje numer uprawnień (§ 10 ust. 1 i 3 rozporządzenia). Kierownik budowy potwierdza wpisem otrzymanie od inwestora zatwierdzonego projektu budowlanego i, jeśli jest wymagany, projektu technicznego (art. 45a ust. 1 pkt 2 Prawa budowlanego).

Przed rozpoczęciem robót, za które ma odpowiadać kierownik robót, inwestor albo kierownik budowy wpisuje osobę kierownika robót, a ta potwierdza przyjęcie funkcji (§ 10 ust. 2 i 3). Gdy w trakcie robót kończy się funkcja kierownika budowy, kierownika robót, inspektora lub projektanta, osoba odchodząca wpisuje stan zaawansowania i zabezpieczenia robót, a następca potwierdza przyjęcie funkcji. Jeśli wpis odchodzącego jest niemożliwy, robi go tylko nowa osoba i podaje przyczynę (§ 11). W EDB te wpisy zastępuje przydzielenie uprawnień w systemie i potwierdzenie ich funkcją systemu (§ 12).

Kopie uprawnień kierownika budowy, kierownika robót i inspektora nadzoru inwestorskiego inwestor dołącza do dziennika, a kopię uprawnień projektanta sprawującego nadzór autorski przy jego zmianie (art. 47f ust. 1 w związku z art. 44 pkt 3). Kopii nie trzeba dołączać, gdy uprawnienia są wpisane do centralnego rejestru osób posiadających uprawnienia budowlane (art. 47f ust. 2). Jak sprawdzić taki wpis, opisuje poradnik jak sprawdzić uprawnienia budowlane.

Przykładowe wpisy do dziennika budowy

Dobry wpis odpowiada na cztery pytania: co zrobiono lub stwierdzono, gdzie dokładnie, kto to zrobił i co z tego wynika dla dalszych robót. Przykłady w tabeli są ilustracyjne. Treść wpisu dopasuj do budowy, a liczby i oznaczenia przepisuj z projektu i protokołów, nie z pamięci.

Wpisy porządkują też rozliczenia z podwykonawcami. Data wejścia ekipy, zakończenia etapu i zgłoszenia robót zanikających pomaga później ustalić, od kiedy biegną terminy odbioru i zapłaty, a polecenie inspektora z dziennika jest punktem wyjścia do rozliczenia, które opisuje poradnik o robotach dodatkowych i zamiennych. Zakres takich robót przed ich wykonaniem spisuje się na wzorze protokołu konieczności (DOCX, PDF).

Elektroniczny dziennik budowy (EDB): od kiedy, czy jest obowiązkowy i jak działa

Elektroniczny dziennik budowy nie jest obowiązkowy: dziennik prowadzi się w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 47c ust. 1 Prawa budowlanego). Dziennik papierowy wydaje się do 31 grudnia 2031 r., z wyjątkiem robót na terenach zamkniętych wskazanych w przepisie (art. 47v). Wcześniej art. 47v wskazywał 31 grudnia 2029 r. Datę przesunęła ustawa z 4 grudnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1847), która weszła w życie 7 stycznia 2026 r.

System EDB utrzymuje Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego (art. 47q), a rozporządzenie o dzienniku budowy i EDB obowiązuje od 27 stycznia 2023 r. (§ 19). Inwestor występuje o wydanie dziennika w systemie (art. 47g ust. 3), a inwestor i osoby dokonujące wpisów muszą mieć w nim konto (art. 47n ust. 1). Inwestor udostępnia dziennik uczestnikom procesu budowlanego, a kierownik budowy albo kierownik robót geodecie i pracownikom organów kontroli (art. 47o ust. 1). Uwierzytelnienie odbywa się przez system identyfikacji elektronicznej przyłączony do węzła krajowego (§ 16 rozporządzenia).

Dziennik papierowy można kontynuować w postaci elektronicznej: inwestor występuje o dziennik w EDB, a po jego wydaniu kierownik budowy lub inwestor zamyka wpisem dziennik papierowy. Dziennik elektroniczny można kontynuować tylko elektronicznie (art. 47k). Gdy inwestor odbierze uczestnikowi dostęp do EDB, ten może jeszcze dokonać wpisu w ciągu 14 dni (§ 13 rozporządzenia). Dane dziennika elektronicznego usuwa się po 25 latach od nadania statusu „oddany do użytkowania” albo „zamknięty” (art. 47s ust. 2).

Dziennik budowy a przekazanie placu, odbiory i podwykonawcy

Przepisy nie nakazują wprost wpisu o przekazaniu placu budowy, ale wpis z datą przejęcia terenu i numerem protokołu porządkuje chronologię i wskazuje moment, od którego wykonawca odpowiada za szkody na terenie budowy (art. 652 KC). Protokół przygotujesz na wzorze protokołu przekazania placu budowy (DOCX, PDF), a jego skutki opisuje artykuł o protokole przekazania placu budowy.

Roboty zanikające kierownik zgłasza do sprawdzenia lub odbioru, a obiekt zgłasza do odbioru odpowiednim wpisem (art. 22 pkt 7 i 9 Prawa budowlanego). Protokoły odbiorów częściowych i końcowych są częścią dokumentacji budowy (art. 3 pkt 13), więc wpisuje się je do dziennika albo prowadzi w osobnym zbiorze z adnotacją w dzienniku (§ 15 rozporządzenia). Przy podwykonawcach wpis kierownika robót o wejściu ekipy na front robót i o zakończeniu etapu przydaje się przy rozliczeniu i przy protokole odbioru robót budowlanych. Atestero nie prowadzi dziennika budowy, ale pozwala sprawdzić przed wpisem o wejściu ekipy, czy jej pracownicy mają wymagane dokumenty.