Akta osobowe część A, B, C, D i E: wzór do wydruku (Word i PDF)

Co wpiąć do części A, B, C, D i E akt osobowych?

Zakres części wynika z § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474). Poniżej są przykłady dokumentów, które w firmie budowlanej trafiają za każdą przekładkę.

Przy badaniach lekarskich granicę między A i B wyznacza moment badania. Skierowanie i orzeczenie osoby przyjmowanej do pracy idą do części A, orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych w czasie zatrudnienia do części B (lit. r), a orzeczenia z badań po ustaniu pracy przy czynnikach rakotwórczych lub pyłach zwłókniających do części C (§ 3 pkt 3 lit. g). Potwierdzenie zapoznania z zasadami kontroli trzeźwości daje obwieszczenie o kontroli trzeźwości z oświadczeniem pracownika (DOCX, PDF), a wydanie elektronarzędzi z obowiązkiem zwrotu protokół przekazania narzędzi pracownikowi (DOCX, PDF). Oba dokumenty wpina się za przekładką B.

1. 1.część A (§ 3 pkt 1): kwestionariusz osobowy kandydata, kopie świadectw pracy od poprzednich pracodawców, kopie dyplomów i zaświadczeń kwalifikacyjnych UDT lub SEP, skierowanie na badania wstępne i orzeczenie osoby przyjmowanej
2. 2.część B (§ 3 pkt 2 lit. a–z): umowa o pracę i aneksy, zakres czynności, informacja o warunkach zatrudnienia, karta szkolenia wstępnego i zaświadczenia ze szkoleń okresowych, potwierdzenie poinformowania o ryzyku zawodowym, dokumenty o powierzeniu mienia, orzeczenia z badań okresowych, dokumenty o pracy zdalnej
3. 3.część C (§ 3 pkt 3 lit. a–g): wypowiedzenie albo porozumienie stron, wniosek o sprostowanie świadectwa pracy, kopia wydanego świadectwa, potwierdzenie czynności przy zajęciu wynagrodzenia, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia
4. 4.część D (§ 3 pkt 4): odpis zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową i inne dokumenty tej sprawy, na przykład sprzeciw pracownika i odpowiedź pracodawcy
5. 5.część E (§ 3 pkt 5 lit. a–d): informacje o kontroli trzeźwości i o kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonej przez pracodawcę albo przez policję

Jak numerować dokumenty i wydzielone części A1, B1, D1, E1?

Za każdą przekładką dokumenty leżą w kolejności dat i mają kolejne numery, a wykaz na przekładce powtarza te numery (§ 4 ust. 1). Gdy w części A, B albo C zbiera się dużo dokumentów o jednym temacie, można je przenieść do wydzielonej części z numerem A1, B1 albo C1 i dalszymi. Każda wydzielona część ma wtedy własną chronologię, numerację i wykaz (§ 4 ust. 2). U pracownika budowlanego z kilkuletnim stażem dobrze sprawdza się podział części B na B1 z umową i aneksami oraz B2 ze szkoleniami BHP i badaniami.

W częściach D i E wydzielenie jest obowiązkowe. Każda kara porządkowa dostaje własną część D1, D2 i dalej (§ 4 ust. 3), a każda kontrola trzeźwości własną część E1, E2 i dalej (§ 4 ust. 4). Dlatego przekładki D i E mają pole na numer kary albo kontroli i na datę usunięcia dokumentów z akt.

Kiedy usunąć dokumenty z części D i E?

Karę porządkową uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy i wtedy odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt. Pracodawca może uznać karę za niebyłą wcześniej, z własnej inicjatywy albo na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 113 § 1 Kodeksu pracy). Tak samo postępuje się po uwzględnieniu sprzeciwu i po uchyleniu kary przez sąd pracy (art. 113 § 2). Z akt wyjmuje się wtedy całą wydzieloną część tej kary, a pozostałe części dostają nowe, kolejne numery (§ 4 ust. 3 rozporządzenia). Odpis, który trafia do części D, powstaje z upomnienia lub nagany za naruszenie przepisów BHP (DOCX, PDF).

Informacje o kontroli trzeźwości pracodawca zachowuje tylko przy wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości i trzyma je w aktach nie dłużej niż rok od zebrania (art. 22¹c § 6 KP). Gdy po kontroli pracownik dostał upomnienie, naganę albo karę pieniężną, informacje zostają do uznania kary za niebyłą (§ 7). Gdy mogą być dowodem w postępowaniu, zostają do jego prawomocnego zakończenia (§ 8), a po tych okresach się je usuwa (§ 9). Datę, godzinę i wynik każdego badania zapisuje protokół kontroli trzeźwości (DOCX, PDF).

Jak przygotować teczkę akt osobowych do wydruku?

Pracodawca zakłada oddzielne akta dla każdego pracownika (§ 2), więc okładkę i pięć przekładek drukuje się przy przyjęciu każdej osoby, także gdy w częściach C, D i E na razie nic nie ma. W aktach papierowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów przyniesionych przez kandydata albo pracownika, poświadczone za zgodność przez pracodawcę lub osobę upoważnioną (§ 5). Pierwszym dokumentem w części B nowego pracownika jest zwykle umowa, a w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy dochodzi informacja o warunkach zatrudnienia (DOCX, PDF) (art. 29 § 3 KP).

Ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, lista płac i karta przydziału odzieży roboczej należą do dokumentacji prowadzonej oddzielnie (§ 6), więc nie wpina się ich za żadną przekładkę. Teczki trzyma się w pomieszczeniu zabezpieczonym przed zniszczeniem, wilgocią i dostępem osób nieupoważnionych (§ 8). Przy przejściu zakładu pracy albo jego części na innego pracodawcę dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu (§ 7 rozporządzenia, art. 23¹ § 1 KP). Podział na części A–E obowiązuje dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. (§ 19).

Wzór, narzędzie czy poradnik?

Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.

• Poradnik: RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy: co może zbierać generalny wykonawca. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.

Co zawiera dokument

Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.