Wzory dokumentów
Wezwanie do zapłaty za roboty budowlane: wzór Word i PDF
Wzór ma jedną stronę A4. Wpisujesz wierzyciela i dłużnika, umowę i protokół odbioru, a w tabeli faktury z datą doręczenia, terminem, kwotą i zapłatą. Pod tabelą sumujesz należność główną, odsetki i rekompensatę. Dalej jest termin zapłaty z rachunkiem oraz opcja dla podwykonawcy: kopia do inwestora, który odpowiada solidarnie. Wcześniejsze pismo do inwestora przygotujesz na wzorze pisma do inwestora o zapłatę podwykonawcy (DOCX, PDF). Wartość wykonanych robót najlepiej udokumentować podpisanym protokołem przerobowym (DOCX, PDF).
W skrócie
Przedsądowe wezwanie do zapłaty to ostatnie pismo wykonawcy lub podwykonawcy przed sądem: lista niezapłaconych faktur, odsetki, rekompensata za koszty odzyskiwania należności i termin zapłaty. Odsetki w transakcjach handlowych i rekompensata należą się bez wezwania (art. 7 i 10 ustawy o nadmiernych opóźnieniach), a wezwanie porządkuje kwoty i dokumentuje próbę polubownego rozwiązania.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 17 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 17 października 2026 r.
Odsetki i rekompensata: ile doliczyć w wezwaniu?
Umowa o roboty budowlane między firmami to transakcja handlowa, bo jej przedmiotem jest odpłatne świadczenie usługi zawarte w związku z działalnością (art. 4 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Wierzycielowi, który wykonał swoje świadczenie i nie dostał zapłaty w terminie z umowy, przysługują bez wezwania odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych od dnia wymagalności do dnia zapłaty (art. 7 ust. 1). Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, podobne zasady wynikają z art. 8.
Od dnia nabycia prawa do tych odsetek należy się też, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 euro przy świadczeniu do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł, 100 euro od 50 000 zł (art. 10 ust. 1). Kwotę przeliczasz po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a). Termin zapłaty w umowie między firmami co do zasady nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury (art. 7 ust. 2), dlatego wzór ma kolumnę z datą doręczenia.
Stan prawny sprawdzony 17 października 2026 r.
Art. 455, 476, 481, 647¹ i 649³ Kodeksu cywilnego sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 795, a art. 4, 7, 8 i 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych w tekście jednolitym Dz.U. 2023 poz. 1790, stan na 17 października 2026 r. Wysokość odsetek ustawowych zależy od stopy referencyjnej NBP na dany dzień.
Wezwanie do zapłaty dla podwykonawcy: generalny wykonawca i inwestor
Podwykonawca wzywa do zapłaty firmę, z którą ma umowę, czyli zwykle generalnego wykonawcę. Inwestor odpowiada solidarnie za wynagrodzenie podwykonawcy za roboty, których szczegółowy przedmiot zgłoszono mu na piśmie przed przystąpieniem do ich wykonywania, chyba że złożył sprzeciw (art. 647¹ § 1 i § 4 KC). Odpowiedzialność inwestora jest ograniczona do wynagrodzenia należnego wykonawcy za te roboty (art. 647¹ § 3 KC).
Jeżeli zgłoszenie było, wyślij kopię wezwania inwestorowi albo osobne pismo z żądaniem zapłaty. Wzór ma pole do zaznaczenia tej opcji. Kolejne kroki opisuje poradnik generalny wykonawca nie płaci podwykonawcy: co zrobić, a zasady zgłoszenia poradnik o zgłoszeniu podwykonawcy inwestorowi.
Jak przygotować wezwanie, żeby nie budziło sporu o kwoty?
Każda faktura w osobnym wierszu, z datą doręczenia i terminem zapłaty. Częściowe wpłaty wpisz w kolumnie „Zapłacono”, a nie odejmuj w pamięci. Jeśli umowa uzależnia zapłatę od protokołu odbioru, podaj jego numer i datę, bo pierwszy zarzut dłużnika to zwykle brak odbioru. Jeśli odbioru nie było, bo zamawiający się nie stawił, dołącz kopię pisma na wzorze zgłoszenia gotowości do odbioru robót budowlanych (DOCX, PDF) z dowodem doręczenia. Kwotę odsetek możesz podać na dzień pisma i zaznaczyć, że naliczają się dalej do dnia zapłaty.
Wyślij wezwanie na adres z umowy i zachowaj dowód doręczenia. Wykonawca, który rozlicza się z inwestorem, może też żądać gwarancji zapłaty do wysokości wynagrodzenia z umowy oraz robót dodatkowych zaakceptowanych na piśmie (art. 649³ § 1 KC); zasady opisuje poradnik o gwarancji zapłaty za roboty budowlane. Jeżeli wierzytelność z faktur przelano na bank albo dostawcę, wezwanie wysyła nabywca, a dłużnika o przelewie zawiadamia zbywca na wzorze umowy cesji wierzytelności z umowy o roboty (DOCX, PDF). Odsetki i rekompensatę z podziałem na półrocza wyliczysz na wzorze noty odsetkowej (DOCX, PDF), a spór o kwoty, który kończy się porozumieniem, zapisze ugoda w sprawie zapłaty za roboty budowlane (DOCX, PDF).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Generalny wykonawca nie płaci podwykonawcy: co zrobić krok po kroku. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Data i znak pisma | Data, numer pisma, miejscowość. |
| 02 | Wierzyciel i dłużnik | Wykonawca lub podwykonawca i zamawiający: nazwy, adresy, NIP. |
| 03 | Umowa i odbiór | Numer, data i przedmiot umowy, numer i data protokołu odbioru. |
| 04 | Faktury | Numer faktury, data doręczenia, termin zapłaty, kwota brutto, zapłacono, do zapłaty. |
| 05 | Odsetki i rekompensata | Odsetki od dnia wymagalności, rekompensata 40, 70 albo 100 euro, suma na dzień pisma. |
| 06 | Termin i rachunek | Termin zapłaty od doręczenia, numer rachunku, tytuł przelewu. |
| 07 | Inwestor i podpis | Kopia do inwestora przy zgłoszonym podwykonawcy, podpis osoby upoważnionej, dowód nadania. |
Pytania o dokument: Wezwanie do zapłaty za roboty budowlane: wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe przed pozwem?
Odsetki w transakcjach handlowych i rekompensata należą się bez wezwania (art. 7 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy o nadmiernych opóźnieniach). Wezwanie porządkuje kwoty, daje dłużnikowi ostatni termin i jest dowodem, że wierzyciel próbował rozwiązać sprawę bez sądu.
02Ile wynosi rekompensata za koszty odzyskiwania należności?
40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł, 70 euro, gdy jest wyższe niż 5 000 zł i niższe niż 50 000 zł, oraz 100 euro od 50 000 zł (art. 10 ust. 1). Przelicza się ją po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca przed miesiącem wymagalności (art. 10 ust. 1a).
03Czy podwykonawca może wezwać do zapłaty inwestora?
Tak, jeśli zgłoszono inwestorowi na piśmie szczegółowy przedmiot jego robót przed ich rozpoczęciem i inwestor nie złożył sprzeciwu (art. 647¹ § 1 i § 4 KC). Inwestor odpowiada wtedy solidarnie z generalnym wykonawcą, do wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy za te roboty (art. 647¹ § 3 KC).
04Jaki termin zapłaty wpisać w wezwaniu?
Przepisy nie określają terminu w wezwaniu. W praktyce podaje się 7 albo 14 dni od doręczenia. Jeżeli termin zapłaty faktury już minął, odsetki i tak naliczają się od dnia wymagalności, a termin w wezwaniu dotyczy tylko decyzji o dalszych krokach.