Wzory dokumentów
Nota obciążeniowa: wzór Word i PDF z naliczeniem kary umownej
Wzór ma jedną stronę A4. Wpisujesz wystawcę i obciążanego, umowę i paragraf o karze, zaznaczasz tytuł naliczenia i w tabeli liczysz karę: stawka z umowy, liczba dni lub zdarzeń, podstawa, kwota. Dalej jest termin zapłaty z rachunkiem albo oświadczenie o potrąceniu z konkretną fakturą. Opóźnienie w usunięciu wad warto wcześniej udokumentować wezwaniem do usunięcia wad (DOCX, PDF).
W skrócie
Nota obciążeniowa to dokument, w którym wierzyciel obciąża drugą stronę umowy należną kwotą, najczęściej karą umowną za zwłokę w robotach albo w usunięciu wad, i wzywa do zapłaty lub potrąca ją z wynagrodzenia. Kara należy się w wysokości z umowy bez względu na wysokość szkody (art. 484 § 1 KC). Nota obciążeniowa nie jest fakturą.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 26 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 17 października 2026 r.
Kiedy można naliczyć karę umowną?
Gdy umowa ją przewiduje i druga strona nie wykonała albo nienależycie wykonała zobowiązanie niepieniężne (art. 483 § 1 KC). Na budowie chodzi zwykle o zwłokę w zakończeniu robót lub etapu, zwłokę w usunięciu wad, naruszenie przepisów BHP albo regulaminu budowy i odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Kara za zwłokę w zapłacie wynagrodzenia jest niedopuszczalna, bo zapłata to zobowiązanie pieniężne; za opóźnienie w zapłacie należą się odsetki. Odsetki i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności wyliczysz na osobnym wzorze noty odsetkowej (DOCX, PDF). Kary za naruszenia BHP wpisuje się do umowy według wzoru: taryfikator kar BHP dla podwykonawców (DOCX, PDF), a samo naruszenie dokumentuje protokół stwierdzenia naruszenia BHP (DOCX, PDF).
Sprawdź, czy umowa mówi o zwłoce, czy o opóźnieniu. Zwłoka to opóźnienie z przyczyn, za które dłużnik odpowiada (art. 476 KC), więc wykonawca, który wykaże, że opóźnienie wynika np. z braku frontu robót, karę za zwłokę może zakwestionować. Dlatego w nocie przy każdym tytule wpisz daty: termin z umowy i dzień faktycznego wykonania, a w uzasadnieniu numery wpisów do dziennika budowy. Wykonawca, który chce uniknąć kary, składa przed upływem terminu pismo z dowodami na wzorze wniosku o przedłużenie terminu wykonania robót (DOCX, PDF).
Stan prawny sprawdzony 17 października 2026 r.
Art. 476, 483, 484, 498, 499 i 647¹ Kodeksu cywilnego sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 795, stan na 17 października 2026 r. Wysokość, podstawę, limit i sposób naliczania kar określa umowa. Rozliczenie podatkowe noty zależy od jej tytułu.
Jak wyliczyć karę w nocie obciążeniowej?
Umowa podaje zwykle stawkę procentową od wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki albo kwotę za zdarzenie oraz limit kar. W tabeli wpisz stawkę, liczbę dni lub zdarzeń, podstawę (np. wynagrodzenie netto za etap) i wynik. Przykład obliczenia: 0,1% za dzień od 200 000 zł netto przy 12 dniach zwłoki daje 2 400 zł. Sprawdź, czy umowa liczy karę od wynagrodzenia całkowitego, czy od wartości opóźnionego zakresu, i czy łączny limit kar nie został przekroczony.
Dłużnik może żądać zmniejszenia kary, jeżeli zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 KC). Żądanie odszkodowania ponad karę jest dopuszczalne tylko, gdy umowa tak stanowi (art. 484 § 1 KC). Gdy obciążasz kosztem naprawy uszkodzonych robót, zakres szkody najpierw spisz w protokole szkody na budowie (DOCX, PDF).
Potrącenie kary z faktury podwykonawcy
Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie (art. 499 KC), gdy obie wierzytelności są pieniężne i wymagalne (art. 498 § 1 KC). Wzór ma gotowe oświadczenie z numerem faktury, z której potrącasz karę. Bez takiego oświadczenia zapłata faktury pomniejszona o karę to po prostu niedopłata. Sprawdź też, czy umowa nie wyłącza potrącenia albo nie wymaga uprzedniego uznania kary. Gdy potrącasz kilka tytułów z kilku faktur albo druga strona też ma wymagalne należności, użyj osobnego pisma na wzorze oświadczenia o potrąceniu (DOCX, PDF), z saldem w obie strony.
Generalny wykonawca potrącający karę z wynagrodzenia podwykonawcy powinien pamiętać, że inwestor odpowiada solidarnie za wynagrodzenie zgłoszonego podwykonawcy (art. 647¹ § 1 KC). Spór o potrącenie może więc trafić do inwestora. Sposób postępowania opisuje poradnik generalny wykonawca nie płaci podwykonawcy: co zrobić. Gdy dłużnik kwestionuje naliczoną karę, spór kończy czasem ugoda, którą zapiszesz na wzorze ugody w sprawie zapłaty za roboty budowlane (DOCX, PDF).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Generalny wykonawca nie płaci podwykonawcy: co zrobić krok po kroku. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Numer i data noty | Kolejny numer noty, data wystawienia, miejscowość. |
| 02 | Wystawca i obciążany | Wierzyciel i dłużnik: nazwy, adresy, NIP. |
| 03 | Umowa i postanowienie o karze | Numer, data i przedmiot umowy, paragraf i ustęp z karą. |
| 04 | Tytuł naliczenia | Zwłoka w robotach, zwłoka w usunięciu wad, naruszenie BHP, odstąpienie, inne naruszenie. |
| 05 | Wyliczenie | Stawka z umowy, liczba dni lub zdarzeń, podstawa, kwota kary, limit kar. |
| 06 | Zapłata | Termin zapłaty i rachunek albo potrącenie z faktury. |
| 07 | Oświadczenie o potrąceniu | Kwota, numer i data faktury, z której potrącasz karę; podpis osoby upoważnionej. |
Pytania o dokument: Nota obciążeniowa: wzór Word i PDF z naliczeniem kary umownej
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Czy nota obciążeniowa to faktura?
Nie. Nota obciążeniowa dokumentuje roszczenie, np. karę umowną albo zwrot kosztów, i nie jest fakturą VAT. Kara umowna to naprawienie szkody z umowy (art. 483 § 1 KC), a nie wynagrodzenie za usługę.
02Czy można naliczyć karę umowną za opóźnienie w zapłacie?
Nie. Karę umowną można zastrzec tylko za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego (art. 483 § 1 KC). Za opóźnienie w zapłacie należą się odsetki, a w transakcjach handlowych także rekompensata za koszty odzyskiwania należności.
03Czy kara umowna należy się, jeśli zamawiający nie poniósł szkody?
Tak, kara należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość szkody (art. 484 § 1 KC). Dłużnik może jednak żądać jej zmniejszenia, gdy zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 KC).
04Jak potrącić karę umowną z wynagrodzenia podwykonawcy?
Złóż podwykonawcy oświadczenie o potrąceniu ze wskazaniem kwoty kary i faktury (art. 499 KC). Obie wierzytelności muszą być wymagalne (art. 498 § 1 KC). Wzór noty ma takie oświadczenie w pkt 5.
05Co powinna zawierać nota obciążeniowa?
Numer i datę, dane wystawcy i obciążanego z NIP, umowę z paragrafem o karze, tytuł naliczenia, wyliczenie kwoty, termin zapłaty z rachunkiem albo oświadczenie o potrąceniu oraz podpis osoby upoważnionej. Przepisy nie określają wzoru noty. Kwota kary wynika z umowy, bo kara należy się w zastrzeżonej wysokości (art. 484 § 1 KC).
06Co zrobić, gdy obciążany nie zgadza się z notą obciążeniową?
Odpowiada na piśmie i podaje powody. Może wykazać, że opóźnienie wynikło z okoliczności, za które nie odpowiada, więc nie było zwłoki (art. 476 KC). Może też żądać zmniejszenia kary, gdy zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 KC).