Wzory dokumentów
Oświadczenie o potrąceniu wierzytelności w umowie o roboty budowlane: wzór Word i PDF
Wzór ma dwie strony A4. W pierwszej tabeli wpisujesz swoją wierzytelność z podstawą i terminem zapłaty, w drugiej faktury drugiej strony. Dalej jest treść oświadczenia, kwota potrącenia, saldo w obie strony, data, od której potrącenie stało się możliwe, załączniki i potwierdzenie odbioru. Karę umowną najpierw naliczasz i wzywasz do zapłaty notą obciążeniową (DOCX, PDF), bo dopiero wymagalną wierzytelność można potrącić.
W skrócie
Oświadczenie o potrąceniu to pismo, którym strona umowy o roboty budowlane umarza swoją wymagalną wierzytelność, np. karę umowną, z wierzytelnością drugiej strony, zwykle z fakturą za roboty. Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie (art. 499 KC), a obie wierzytelności umarzają się do wysokości niższej (art. 498 § 2 KC).
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 21 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 21 października 2026 r.
Kiedy można potrącić karę umowną z wynagrodzenia?
Potrącenie jest możliwe, gdy strony są jednocześnie wobec siebie dłużnikami i wierzycielami, obie wierzytelności są pieniężne, wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem (art. 498 § 1 KC). Na budowie najczęściej zamawiający potrąca karę umowną za zwłokę albo koszty wykonania zastępczego z faktury wykonawcy, ale potrącić może też wykonawca, np. swoją zaległą fakturę z karą naliczoną przez zamawiającego. Wierzytelność z obniżenia wynagrodzenia za wady wylicza najpierw oświadczenie o obniżeniu wynagrodzenia z rękojmi (DOCX, PDF), a dopiero potem można ją potrącić.
Kara umowna nie ma zwykle terminu zapłaty w umowie, więc staje się wymagalna dopiero po wezwaniu (art. 455 KC). Dlatego najpierw doręcz notę obciążeniową z terminem, a oświadczenie o potrąceniu złóż po jego upływie albo w tym samym piśmie wyraźnie po wezwaniu. Sprawdź też umowę: może ona wyłączać albo ograniczać potrącenie, a w zamówieniach publicznych i umowach z podwykonawcami często reguluje je osobny paragraf.
Stan prawny sprawdzony 21 października 2026 r.
Art. 455, 483, 484, 498, 499 i 505 Kodeksu cywilnego sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 795, stan na 21 października 2026 r. Przepisy nie podają wzoru oświadczenia o potrąceniu; umowa może wyłączyć albo ograniczyć potrącenie.
Jak wypełnić oświadczenie o potrąceniu?
W tabeli swojej wierzytelności każdy tytuł w osobnym wierszu: kara z paragrafem umowy i numerem noty, koszty wykonania zastępczego z fakturą innej firmy. W tabeli wierzytelności adresata wpisz faktury z datą wystawienia, terminem płatności i kwotą. Kwota potrącenia to niższa z sum, a saldo pokazuje, kto komu i ile jeszcze płaci. Po odbiorze końcowym wszystkie potrącenia, kaucję i saldo zestawisz na wzorze protokołu rozliczenia końcowego robót (DOCX, PDF). Samo powierzenie robót innej firmie zapowiada wcześniej zawiadomienie o wykonaniu zastępczym.
Oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe (art. 499 KC), czyli zwykle od dnia, w którym wymagalna stała się druga, później wymagalna wierzytelność. Wpisz tę datę, bo od niej przestają biec odsetki od umorzonych kwot. Nie można potrącić m.in. wierzytelności z czynów niedozwolonych (art. 505 KC). Gdy wykonawca przelał wierzytelność z faktury na inną osobę, dłużnik może potrącić z niej swoją wierzytelność wobec zbywcy na zasadach art. 513 § 2 KC; zawiadomienie o przelewie jest na drugiej stronie wzoru umowy cesji wierzytelności z umowy o roboty (DOCX, PDF).
Potrącenie a spór o karę
Wykonawca, który uważa karę za nienależną, odpowiada na oświadczenie pismem z argumentami i wzywa do zapłaty pełnej faktury na wzorze wezwania do zapłaty za roboty budowlane (DOCX, PDF). Kara nie należy się, gdy opóźnienie wynika z okoliczności, za które wykonawca nie odpowiada, a gdy zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana, dłużnik może żądać jej zmniejszenia (art. 484 § 2 KC).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Generalny wykonawca nie płaci podwykonawcy: co zrobić krok po kroku. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Data i znak pisma | Data złożenia oświadczenia i numer pisma. |
| 02 | Strony i umowa | Składający oświadczenie, adresat, umowa, inwestycja. |
| 03 | Wierzytelność składającego | Tytuł, podstawa (§ umowy, nota), termin zapłaty, kwota. |
| 04 | Wierzytelność adresata | Faktury: numer, data wystawienia, termin płatności, kwota. |
| 05 | Oświadczenie i saldo | Kwota potrącenia, data możliwości potrącenia, pozostałe kwoty w obie strony, rachunek i termin. |
| 06 | Załączniki | Nota obciążeniowa z dowodem doręczenia, wezwanie, kopia faktury. |
| 07 | Odbiór | Potwierdzenie odbioru albo dowód nadania. |
Pytania o dokument: Oświadczenie o potrąceniu wierzytelności w umowie o roboty budowlane: wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Czy można potrącić karę umowną bez noty obciążeniowej?
Potrącić można tylko wierzytelność wymagalną (art. 498 § 1 KC). Kara umowna bez terminu w umowie staje się wymagalna po wezwaniu do zapłaty (art. 455 KC), dlatego najpierw wyślij notę albo wezwanie z terminem.
02Od kiedy działa potrącenie?
Od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe, a nie od dnia oświadczenia (art. 499 KC). W praktyce to dzień, w którym obie wierzytelności były już wymagalne.
03Czy potrącenie wymaga zgody drugiej strony?
Nie. Potrącenia dokonuje się jednostronnym oświadczeniem złożonym drugiej stronie (art. 499 KC), o ile spełnione są warunki z art. 498 § 1 KC i umowa nie wyłącza potrącenia.
04Czy wykonawca może potrącić swoją fakturę z karą umowną zamawiającego?
Tak, jeśli faktura jest wymagalna, a kara też. Wtedy to wykonawca składa oświadczenie, w pierwszej tabeli wpisuje swoje faktury, w drugiej naliczone kary.