Wzory dokumentów
Upoważnienie do sprawdzania dokumentów pracowników: wzór Word i PDF
Wzór ma dwie strony A4. Pierwsza to administrator, upoważniona osoba, cel, zakres dokumentów, dozwolone czynności, zasady poufności i bezpieczeństwa, okres ważności i podpisy z potwierdzeniem zapoznania. Druga to ewidencja osób upoważnionych z datami nadania i odwołania. To, jakie dane generalny wykonawca w ogóle zbiera od podwykonawców, opisuje poradnik RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy. Terminy ważności z dokumentów zapisujesz w wykazie pracowników podwykonawcy (XLSX, PDF).
W skrócie
Upoważnienie do sprawdzania dokumentów pracowników to pismo, w którym pracodawca wskazuje osobę mogącą wglądać w dokumenty pracowników, na przykład szkolenia, badania i uprawnienia, i określa zakres tego wglądu. RODO wymaga, by osoba działająca z upoważnienia administratora przetwarzała dane wyłącznie na jego polecenie (art. 29 i art. 32 ust. 4), ale nie określa formy upoważnienia.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 31 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
Czy upoważnienie do dokumentów pracowników jest wymagane?
RODO nie mówi, że upoważnienie ma mieć formę pisemną ani że trzeba prowadzić ewidencję upoważnień. Wymaga rezultatu. Podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub państwa członkowskiego (art. 29). Administrator podejmuje działania w celu zapewnienia, by każda taka osoba tak postępowała (art. 32 ust. 4).
Przeglądanie danych jest przetwarzaniem (art. 4 pkt 2 RODO). Administrator odpowiada za przestrzeganie zasad z art. 5 ust. 1 i musi umieć wykazać ich przestrzeganie (art. 5 ust. 2), a w tym celu wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (art. 24 ust. 1). Pismo z zakresem, celem i podpisem jest takim środkiem. To praktyka dowodowa, a nie wymóg formy z przepisu.
Art. 208 KP nie opisuje sprawdzania dokumentów pracowników. Gdy pracownicy różnych pracodawców pracują jednocześnie w tym samym miejscu, pracodawcy mają obowiązek współpracować, wyznaczyć koordynatora BHP, ustalić zasady współdziałania na wypadek zagrożeń oraz informować siebie nawzajem i pracowników o działaniach zapobiegających zagrożeniom (art. 208 § 1 KP). Wyznaczenie koordynatora nie zwalnia pracodawców z obowiązku zapewnienia BHP własnym pracownikom (§ 2). Pracodawca, na którego terenie pracują pracownicy innych pracodawców, dostarcza im informacje z art. 207¹ KP do przekazania pracownikom (§ 3). Rolę koordynatora opisuje poradnik koordynator BHP na budowie: obowiązki.
Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
Art. 22¹ § 1 i 3–4, art. 207¹ i art. 208 § 1–3 Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245 (baza ELI, tekst pobrany 17 października 2026 r., odczyt 28 października 2026 r.; późniejsza zmiana Dz.U. 2026 poz. 1046 nie dotyczy tych artykułów). Art. 4 pkt 2 i 7, art. 5 ust. 1 lit. c i f oraz ust. 2, art. 9 ust. 1, art. 24 ust. 1, art. 29, art. 32 i art. 33 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 sprawdzono w polskim tekście skonsolidowanym ze sprostowaniami (Publications Office UE, odczyt 28 października 2026 r.). RODO nie określa formy upoważnienia ani nie wymaga ewidencji upoważnień, a art. 208 KP nie reguluje sprawdzania dokumentów pracowników. Przepisy nie podają wzoru upoważnienia.
Kto wystawia upoważnienie i dla kogo?
Upoważnienie wystawia administrator, czyli ten, kto samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (art. 4 pkt 7 RODO). Pracodawca upoważnia własnych pracowników i osoby pracujące u niego na innej podstawie: kierownika budowy, kierownika robót, specjalistę BHP, koordynatora, osobę z kadr, pracownika bramy. Podwykonawca upoważnia swoich ludzi do własnych akt pracowniczych, a generalny wykonawca swoich do dokumentów, które dostaje od podwykonawców przed wejściem na budowę. Przekazywanie dokumentów między firmami ustala umowa podwykonawcza.
Upoważnienie nie zastępuje podstawy przetwarzania z art. 6 RODO ani nie rozszerza zakresu danych. Art. 22¹ § 1 i 3 KP wylicza dane, których pracodawca żąda od kandydata i pracownika, w tym numer PESEL od pracownika (§ 3 pkt 2). Inne dane pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (§ 4). Upoważnienie ogranicza krąg osób i czynności, a zakres danych ustalasz osobno.
Co wpisać w zakresie i zasadach?
Zakres określ minimalnie. Dane mają być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Dla większości stanowisk wystarczy wgląd w zaświadczenie ze szkolenia BHP, w uprawnienia do obsługi urządzeń oraz w orzeczenie lekarskie w części o braku przeciwwskazań do pracy na stanowisku i terminie ważności. Dane dotyczące zdrowia należą do szczególnej kategorii (art. 9 ust. 1 RODO), więc nie kopiuj orzeczeń i nie przepisuj z nich nic ponad wynik i datę.
Dane mają być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo (art. 5 ust. 1 lit. f RODO), a administrator zgłasza naruszenie ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w 72 godziny po stwierdzeniu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (art. 33 ust. 1 RODO). Ocenę ryzyka robi administrator, więc upoważniony powinien zgłosić incydent od razu. Okres ważności upoważnienia RODO nie wyznacza, dlatego wpisz datę końcową zgodną z czasem robót, umowy albo zmiany stanowiska.
- kopiowanie, fotografowanie i przesyłanie dokumentów tylko wtedy, gdy upoważnienie to wprost dopuszcza
- zapis w rejestrze tylko tego, co potrzebne do decyzji o wejściu: imię, nazwisko, firma, daty ważności
- zachowanie poufności także po ustaniu upoważnienia
- zgłoszenie incydentu (zgubiony skan, zły adres wiadomości) administratorowi od razu
Ewidencja osób upoważnionych i odwołanie
Art. 29 i 32 ust. 4 RODO nie nakazują prowadzenia ewidencji upoważnień. Ewidencja pomaga jednak wykazać, kto i kiedy miał dostęp do dokumentów (art. 5 ust. 2). Druga strona wzoru ma tabelę: osoba, stanowisko, zakres, data nadania, data odwołania, podpis. Odwołanie wpisz do ewidencji z datą i odbierz dostęp do systemu, skrzynki i teczek. Jak uporządkować kontrolę dokumentów całej budowy, pokazuje poradnik kontrola dokumentów podwykonawców na budowie.
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy: co może zbierać generalny wykonawca. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Administrator | Pracodawca wystawiający upoważnienie: nazwa, adres, NIP, osoba podpisująca. |
| 02 | Upoważniony | Imię i nazwisko, stanowisko, budowa; data nadania upoważnienia. |
| 03 | Cel | Dopuszczenie do pracy lub wejścia na budowę, współpraca pracodawców (art. 208 KP), kontrola terminów szkoleń, badań i uprawnień. |
| 04 | Zakres dokumentów | Szkolenia BHP, uprawnienia, orzeczenie lekarskie (tylko wynik i termin, art. 9 ust. 1 RODO), dokument tożsamości przy wejściu bez kopiowania. |
| 05 | Dozwolone czynności | Wgląd, odnotowanie daty ważności; kopiowanie i przesyłanie tylko, gdy wprost dopuszczone (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). |
| 06 | Zasady poufności i bezpieczeństwa | Przetwarzanie wyłącznie na polecenie administratora (art. 29 i art. 32 ust. 4 RODO), poufność, zgłaszanie incydentów. |
| 07 | Okres i odwołanie | Data końcowa, odwołanie przez administratora, wygaśnięcie przy zmianie stanowiska. |
| 08 | Podpisy | Podpis administratora lub osoby upoważnionej do reprezentacji i potwierdzenie zapoznania przez upoważnionego. |
| 09 | Ewidencja | Osoba, stanowisko, zakres, data nadania, data odwołania, podpis. |
Pytania o dokument: Upoważnienie do sprawdzania dokumentów pracowników: wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Czy upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników musi być na piśmie?
RODO nie określa formy. Wymaga, żeby osoba działająca z upoważnienia administratora przetwarzała dane wyłącznie na jego polecenie (art. 29), a administrator podejmuje działania w celu zapewnienia, by tak było (art. 32 ust. 4). Administrator musi umieć wykazać przestrzeganie zasad ochrony danych (art. 5 ust. 2), dlatego pismo z podpisem jest praktycznym sposobem, choć nie wynika z przepisu.
02Czy art. 208 KP daje generalnemu wykonawcy prawo sprawdzania dokumentów pracowników podwykonawcy?
Art. 208 § 1 KP nakłada obowiązki współpracy, wyznaczenia koordynatora, ustalenia zasad współdziałania i wzajemnego informowania. Nie mówi o wglądzie w dokumenty pracowników innego pracodawcy. Zakres tego wglądu ustala umowa podwykonawcza, a upoważnienie wystawia ten, kto sam przetwarza dane, zgodnie z zasadą minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
03Na jak długo wystawić upoważnienie do dokumentów pracowników?
RODO nie wyznacza okresu ważności. Wpisz datę końcową zgodną z czasem robót albo umowy i przewiduj wygaśnięcie przy zmianie stanowiska lub odwołaniu. Odwołanie zapisz w ewidencji z datą i odbierz dostęp do dokumentów oraz systemów.