Zacznij od reguł, nie od folderu
Samo zgromadzenie plików nie odpowiada na pytanie, czy konkretna osoba spełnia wymagania dla swojej pracy. Najpierw trzeba ustalić, jakie wymagania dotyczą wszystkich, firmy albo określonego rodzaju pracy.
- budowa i okres współpracy firmy
- pracownik oraz rodzaj wykonywanej pracy
- wymagany dokument i jego termin
- osoba odpowiedzialna za decyzję
Każdy brak powinien prowadzić do działania
Komunikat „brakuje 10 dokumentów” jest za mało użyteczny. Lista powinna wskazywać pracownika, nazwę wymaganego dokumentu, przyczynę wymagania i kolejny krok.
- wyślij prośbę do właściwej firmy
- prześlij plik przy właściwej osobie
- zweryfikuj dokument
- sprawdź ponownie gotowość
Oddziel przesłanie od zatwierdzenia
Plik przesłany przez podwykonawcę powinien trafić do kolejki, a nie automatycznie zmieniać pracownika na gotowego. Decyzję podejmuje uprawniona osoba, mając obok pliku deklarowane dane i kontekst wymagania.
Przykład: dokument przesłany bez kontekstu
Plik trafia do wspólnej skrzynki. Zamiast ręcznie ustalać właściciela, proces prowadzi od wskazanego braku do dokumentu i decyzji.
- Brak jest przypisany do pracownika
- Firma otrzymuje konkretną prośbę
- Plik trafia do kolejki weryfikacji
- Decyzja aktualizuje stan pracownika