Wzory dokumentów
Lista kontrolna dokumentów podwykonawcy: wzór Word i PDF
Wzór ma dwie strony A4. Pierwsza to strony i budowa, dokumenty firmy i umowy, dokumenty BHP firmy podwykonawcy oraz tabela dla 10 pracowników z datami orzeczenia, szkoleń, uprawnień i zapoznania z regulaminem. Druga to objaśnienie, co sprawdzasz w kolumnach, decyzja o dopuszczeniu ekipy i podpisy. Same dane pracowników zbiera wykaz pracowników podwykonawcy (XLSX, PDF), a braki zgłasza wezwanie podwykonawcy do uzupełnienia dokumentów (DOCX, PDF).
W skrócie
Lista kontrolna dokumentów podwykonawcy to formularz, na którym generalny wykonawca przed wejściem ekipy na budowę odhacza dokumenty firmy i pracowników: umowę, dokumenty BHP, orzeczenia, szkolenia i uprawnienia. Za badania i szkolenia odpowiada podwykonawca jako pracodawca (art. 229 § 4 i art. 237³ § 2 KP), a generalny wykonawca sprawdza je na podstawie umowy (art. 208 § 1 KP).
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 31 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
Które dokumenty podwykonawcy wynikają z przepisów, a które z umowy?
Przepisy nakładają na pracodawcę kilka obowiązków dokumentowych. Nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego (art. 229 § 4 KP) ani do pracy, do której nie ma on wymaganych kwalifikacji (art. 237³ § 1 KP). Musi go przeszkolić w BHP przed dopuszczeniem do pracy (art. 237³ § 2 KP) i ocenić ryzyko zawodowe (art. 226 pkt 1 KP). Wykonawca robót opracowuje instrukcję bezpiecznego wykonywania robót i zaznajamia z nią pracowników (§ 2 rozporządzenia o BHP przy robotach budowlanych). Kto ją sporządza dla zakresu podwykonawcy, wskazuje umowa.
Odpis z KRS, wpis do CEIDG, polisa OC, oświadczenie o zapłacie i wykaz pracowników wynikają z umowy albo procedury generalnego wykonawcy. Przepisy BHP ich nie wymagają, więc wzór oznacza je literą (U). Zgłoszenie podwykonawcy inwestorowi dotyczy zapłaty. Inwestor odpowiada solidarnie z wykonawcą za wynagrodzenie podwykonawcy za roboty zgłoszone mu przed ich rozpoczęciem, chyba że złożył sprzeciw (art. 647¹ § 1 KC). Zgłoszenie nie jest wymagane, gdy umowa inwestora z wykonawcą, zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, określa szczegółowy przedmiot robót oznaczonego podwykonawcy (§ 2), a samo zgłoszenie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (§ 4). Pismo zapisuje wzór zgłoszenia podwykonawcy inwestorowi (DOCX, PDF).
Stan prawny sprawdzony 28 października 2026 r.
Art. 208 § 1 i 3, 207¹, 209¹ § 1, 226 pkt 1, 229 § 4, 237³ § 1–2, 304 § 1 i 304³ Kodeksu pracy sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245 (baza ELI, odczyt 17 października 2026 r.; lista zmian sprawdzona 28 października 2026 r.: po tekście jednolitym brak zmian). Art. 647¹ § 1, 2 i 4 Kodeksu cywilnego sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 795 (odczyt 17 października 2026 r.; po tekście jednolitym brak zmian). Art. 22 pkt 3d Prawa budowlanego sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 524 (odczyt 18 października 2026 r.). § 2 i 5 rozporządzenia w sprawie BHP podczas wykonywania robót budowlanych (Dz.U. 2003 nr 47 poz. 401) sprawdzono w tekście z ELI (odczyt 27 października 2026 r.; status 28 października 2026 r.: obowiązuje, bez aktów zmieniających). § 8, 11 ust. 1, § 12 ust. 1–1c i § 15 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2024 poz. 1327 i w zmianie Dz.U. 2025 poz. 1640 (odczyt 26 października 2026 r.). Art. 22 ust. 3 i 3a ustawy o dozorze technicznym sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2024 poz. 1194 oraz § 4 ust. 3 rozporządzenia z 21 maja 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 1008), a art. 54 ust. 1 i 1aa Prawa energetycznego w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 43 (odczyt 26 października 2026 r.; akty obowiązują). Przepisy nie podają wzoru listy kontrolnej ani nie wymagają jej prowadzenia.
Co sprawdzić w kolumnach tabeli pracowników?
Orzeczenie lekarskie musi stwierdzać brak przeciwwskazań do pracy na stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu (art. 229 § 4 KP). Szkolenie wstępne to instruktaż ogólny i stanowiskowy (§ 8 rozporządzenia o szkoleniu w dziedzinie BHP). Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się przed dopuszczeniem do pracy m.in. pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym (§ 11 ust. 1 pkt 1), a jego odbycie pracownik potwierdza papierowo lub elektronicznie w karcie szkolenia wstępnego (§ 12 ust. 1–1c po zmianie z Dz.U. 2025 poz. 1640). Szkolenie okresowe robotników odbywa się nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach z pracami szczególnie niebezpiecznymi nie rzadziej niż raz w roku (§ 15 ust. 1).
Uprawnienia zależą od maszyny. Obsługa i konserwacja urządzeń technicznych podlegających dozorowi wymaga zaświadczenia kwalifikacyjnego wydanego na czas od 5 do 10 lat (art. 22 ust. 3 i 3a ustawy o dozorze technicznym), a zaświadczenie obejmuje jeden rodzaj urządzenia (§ 4 ust. 3 rozporządzenia z 21 maja 2019 r.). Osoby zajmujące się eksploatacją sieci oraz urządzeń i instalacji określonych w przepisach wykonawczych muszą mieć świadectwo kwalifikacyjne, które traci ważność po 5 latach od wydania (art. 54 ust. 1 i 1aa Prawa energetycznego). Wpisz rodzaj uprawnienia i datę ważności przy każdej osobie.
Co z osobami na umowach cywilnych i jednoosobowymi firmami?
Art. 229 KP o badaniach lekarskich dotyczy pracowników. Osobom, które wykonują pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, i osobom prowadzącym tam własną działalność pracodawca zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy według art. 207 § 2 KP (art. 304 § 1 KP). Do osób prowadzących działalność na własny rachunek stosuje się odpowiednio art. 208 § 1 (art. 304³ KP). Jakie dokumenty te osoby przedstawiają, określa umowa. Szczegóły opisuje poradnik badania i szkolenie BHP zleceniobiorcy i B2B na budowie.
Kodeks pracy nie nakłada na generalnego wykonawcę obowiązku badania ani szkolenia pracowników podwykonawcy. Kontrolę uzasadniają obowiązek współpracy pracodawców (art. 208 § 1 KP), zadania kierownika budowy przy wstępie osób nieupoważnionych (art. 22 pkt 3d Prawa budowlanego) i umowa. Do sprawdzenia wystarczy zwykle imię i nazwisko, rodzaj dokumentu i data ważności, o czym pisze poradnik RODO a dokumenty pracowników podwykonawcy.
Kiedy wypełniać listę i co robić po sprawdzeniu?
Przepisy nie podają częstotliwości kontroli dokumentów podwykonawcy. Listę wypełnia się przed pierwszym wejściem ekipy i przy każdej zmianie jej składu. Daty ważności z tabeli pokazują, kiedy dokument trzeba odnowić. Kolejność kontroli opisuje poradnik jak dopuścić pracownika podwykonawcy do pracy krok po kroku.
Przy wielu firmach na budowie terminy łatwo przeoczyć, dlatego Atestero zbiera daty badań, szkoleń i uprawnień przy każdej osobie z ekip i pokazuje, co wygasa, a o dopuszczeniu osoby do pracy decyduje człowiek. Gdy lista ma braki, generalny wykonawca wzywa podwykonawcę, a pracodawca osoby bez dokumentu ją odsuwa. Po wejściu ekipy zapis pierwszego dnia prowadzi protokół wprowadzenia podwykonawcy na budowę (DOCX, PDF).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Jak uporządkować kontrolę dokumentów podwykonawców na budowie. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Strony i budowa | Generalny wykonawca, podwykonawca z NIP, budowa, zakres robót, umowa, termin wejścia ekipy, osoba sprawdzająca i kontaktowa. |
| 02 | Firma i umowa | Umowa z załącznikami, zgłoszenie inwestorowi (art. 647¹ KC), KRS lub CEIDG, OC, oświadczenie o zapłacie; pozycje (U) z umowy. |
| 03 | BHP firmy podwykonawcy | Osoba kierująca pracami, instrukcja bezpiecznego wykonywania robót, ocena ryzyka, osoby do pierwszej pomocy, informacje z art. 208 § 3 KP. |
| 04 | Pracownicy i dokumenty | Tabela dla 10 osób: orzeczenie lekarskie do, szkolenie wstępne, okresowe do, uprawnienia z datą ważności, zapoznanie z regulaminem i IBWR. |
| 05 | Wynik sprawdzenia | OK, brak, wygasło albo termin uzupełnienia przy każdej osobie. |
| 06 | Osoby na umowach cywilnych i B2B | Dokumenty wynikające z umowy, bo art. 229 KP dotyczy pracowników (art. 304 § 1 i art. 304³ KP). |
| 07 | Decyzja o dopuszczeniu | Komplet i data wejścia ekipy albo braki, wezwanie i termin uzupełnienia. |
| 08 | Podpisy | Sprawdzający, kierownik budowy, podwykonawca, data. |
Pytania o dokument: Lista kontrolna dokumentów podwykonawcy: wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Jakie dokumenty podwykonawcy sprawdzić przed wejściem na budowę?
Z przepisów wynikają aktualne orzeczenia lekarskie (art. 229 § 4 KP), szkolenie BHP (art. 237³ § 2 KP), kwalifikacje do pracy na maszynach i urządzeniach (art. 237³ § 1 KP) oraz instrukcja bezpiecznego wykonywania robót (§ 2 rozporządzenia o BHP przy robotach budowlanych). Z umowy zwykle wynikają dokumenty firmy: KRS lub CEIDG, OC, oświadczenie o zapłacie i wykaz pracowników. Wzór oznacza je literą (U).
02Czy generalny wykonawca musi sprawdzać dokumenty pracowników podwykonawcy?
Kodeks pracy nie nakłada na niego obowiązku badania ani szkolenia cudzych pracowników. Odpowiada za to ich pracodawca (art. 229 § 4 i art. 237³ § 2 KP). Generalny wykonawca współpracuje z podwykonawcą i wyznacza koordynatora (art. 208 § 1 KP), a kierownik budowy podejmuje działania uniemożliwiające wstęp osobom nieupoważnionym (art. 22 pkt 3d Prawa budowlanego). Sprawdzanie dokumentów zwykle wynika z umowy i regulaminu budowy.
03Czy lista kontrolna dokumentów podwykonawcy jest wymagana przepisami?
Nie. Przepisy nie podają wzoru takiej listy ani nie nakazują jej prowadzić. Wymagają, by pracodawca nie dopuścił do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia i szkolenia (art. 229 § 4 i art. 237³ KP) i by pracodawcy w jednym miejscu współpracowali (art. 208 § 1 KP). Lista porządkuje sprawdzenie i zostawia ślad, kto i kiedy je wykonał.