Jak sprawdzić uprawnienia UDT i SEP operatora przed wejściem na budowę

Co sprawdzić na zaświadczeniu UDT?

Na zaświadczeniu kwalifikacyjnym UDT sprawdzasz imię i nazwisko, numer, zakres (obsługa albo konserwacja), rodzaj urządzenia i datę ważności. Zaświadczenie ma postać plastikowej karty (załącznik nr 2 do rozporządzenia z 21 maja 2019 r.). Porównaj dane z dowodem tożsamości operatora, rodzaj urządzenia z maszyną na budowie i datę ważności z dniem, w którym operator zacznie pracę. Jeśli operator ma kilka zaświadczeń, sprawdzaj to, które odpowiada maszynie, a nie pierwsze z brzegu.

Dokument bez daty ważności jest sygnałem alarmowym: zaświadczenia wydane przed 1 czerwca 2019 r. bez daty straciły ważność 1 stycznia 2024 r. Warto też rozumieć zakres: zaświadczenie na obsługę nie uprawnia do konserwacji, a zaświadczenie na żurawie samojezdne obejmuje inne rodzaje niż to na żurawie stacjonarne (§ 4 ust. 3 rozporządzenia). Szczegóły okresów i zakresów znajdziesz w artykule o ważności uprawnień UDT.

Czy istnieje publiczny rejestr uprawnień UDT?

Tak, UDT udostępnia na swojej stronie wyszukiwarkę ważności zaświadczenia kwalifikacyjnego. Wymaga imienia i nazwiska oraz numeru zaświadczenia albo numeru dokumentu tożsamości i daty egzaminu. Operator może też pobrać w portalu eUDT „Potwierdzenie posiadania zaświadczenia kwalifikacyjnego” z kodem QR, które UDT opisuje jako dokument potwierdzający posiadane kwalifikacje, po weryfikacji kodu. Dla karty wydanej przez inną jednostkę dozoru potwierdź dokument bezpośrednio w tej jednostce.

Wyszukiwarka potwierdza status zaświadczenia, ale nie sprawdza tożsamości osoby, która stoi przed Tobą. Dlatego i tak porównaj dane z dokumentem tożsamości. Strona UDT nie opisuje szczegółowo, jakie dane zwraca wynik, więc zapisuj tylko tyle, ile potrzebujesz do wykazania kontroli. Rozwiązanie dotyczy zaświadczeń UDT, nie świadectw SEP. Operator koparki lub spycharki ma książkę operatora z wpisem, którą sprawdza się wyłącznie na dokumencie.

Czy można sprawdzić uprawnienia SEP online?

Nie znalazłem publicznego, ogólnokrajowego rejestru świadectw kwalifikacyjnych, w którym kontrahent sprawdziłby numer. Świadectwo wydaje komisja kwalifikacyjna, a potwierdzenie autentyczności daje ta komisja. Na świadectwie podano numer komisji i miejsce wystawienia, więc wiadomo, do kogo się zwrócić. Komisja przechowuje dokumentację z egzaminu przez 10 lat od wydania świadectwa (§ 15 rozporządzenia z 1 lipca 2022 r.), co wystarcza do wyjaśnienia typowych wątpliwości.

Najprostsza droga to poprosić pracownika o kontakt z komisją albo o potwierdzenie od niej. Przy świadectwie wydanym przed lipcem 2021 r. sprawdź datę ważności bardzo uważnie: bezterminowe wygasły 3 lipca 2026 r., o czym szerzej w artykule o uprawnieniach SEP. Dane od komisji weryfikuj w minimalnym zakresie, który jest potrzebny do ustalenia, czy świadectwo jest ważne i jakiego zakresu dotyczy.

Jakie czerwone flagi powinny zatrzymać dopuszczenie?

Sygnały z tabeli poniżej nie dowodzą fałszerstwa, ale każdy wymaga wyjaśnienia przed dopuszczeniem do pracy. Najczęściej okazuje się, że dokument wygasł, jest niepełny albo dotyczy innej maszyny niż ta, przy której operator ma pracować. Zapisz, który sygnał zaobserwowano, jakie wyjaśnienie uzyskano i kto o dopuszczeniu zdecydował. Dzięki temu przy kontroli widać, że procedura działała, a nie tylko że dokument leżał w teczce.

Jak udokumentować kontrolę i nie naruszyć RODO?

Zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) oznacza zapis tylko tego, co potrzebne do wykazania kontroli: imię i nazwisko, rodzaj dokumentu, numer, zakres lub grupa, data ważności, data kontroli i osoba kontrolująca. Kopia całego dokumentu nie zawsze jest potrzebna, a świadectwo SEP zawiera PESEL albo numer dokumentu tożsamości. Jeśli kopię przechowujesz, ustal w procedurze cel, miejsce i okres jej przechowywania.

Zasady zbierania dokumentów od podwykonawców opisuje artykuł o RODO a dokumentach pracowników podwykonawcy. Rejestr kontroli prowadź w jednym miejscu, na przykład według wzoru rejestru szkoleń, badań i uprawnień, z datą każdej kontroli i następnym terminem. Dzięki temu przy kontroli PIP wykażesz, kiedy i kto sprawdził dokument. Wystarczy, że zapis zawiera tylko dane potrzebne do tego wykazania, a dostęp do rejestru mają osoby, które faktycznie dopuszczają ludzi do pracy.

Co zrobić z dokumentem, co do którego masz wątpliwości?

Do czasu wyjaśnienia nie dopuszczaj osoby do pracy na urządzeniu, którego dokument dotyczy. Poproś o oryginał, sprawdź numer w wyszukiwarce UDT albo w komisji, napisz do podwykonawcy, czego brakuje, i zapisz ustalenia wraz z datą. Jeżeli podejrzewasz podrobienie dokumentu, decyzję o dalszych krokach podejmij z prawnikiem. Wyjaśnienie często sprowadza się do literówki w numerze albo do dokumentu starszego niż 2019 r., który operator uznał za wciąż ważny.

W Atestero zaświadczenia i świadectwa można przypisać do pracownika i wymagania dla stanowiska, a dokument oczekujący na decyzję lub brak są widoczne w jednym miejscu. System nie zatwierdza dokumentów automatycznie, rozstrzygnięcie pozostaje po stronie uprawnionej osoby, a kto i kiedy je podjął, zostaje w historii zmian. Przy kontroli generalnego wykonawcy taki ślad pokazuje, że dokumenty były sprawdzane, a nie tylko zebrane.