Wzory dokumentów
Protokół inwentaryzacji robót budowlanych: wzór Word i PDF
Wzór ma trzy strony A4. Pierwsza obejmuje strony, umowę, przyczynę inwentaryzacji i uczestników. Na drugiej są tabele robót wykonanych (pozycja kosztorysu, ilość, procent pozycji, stan jakościowy), robót rozpoczętych z potrzebnym zabezpieczeniem oraz materiałów i zaplecza z informacją o własności. Trzecia zawiera przekazane dokumenty, stanowiska obu stron, zdjęcia i podpisy. Oświadczenie, które zwykle poprzedza inwentaryzację, przygotujesz na wzorze odstąpienia od umowy o roboty budowlane (DOCX, PDF). Przy rozliczeniach częściowych ilości z inwentaryzacji przenosi się do protokołu przerobowego (DOCX, PDF).
W skrócie
Protokół inwentaryzacji robót opisuje stan budowy na dzień przerwania robót, odstąpienia od umowy albo zmiany wykonawcy: roboty wykonane z ilościami i jakością, roboty rozpoczęte, materiały i sprzęt na budowie oraz przekazane dokumenty. Jest podstawą rozliczenia wykonanego zakresu i wyceny robót dla nowego wykonawcy.
Opracowanie: Jędrzej Poliński · Aktualizacja 17 października 2026 r. · Stan prawny sprawdzony 17 października 2026 r.
Kiedy robi się inwentaryzację robót?
Zawsze, gdy roboty kończą się przed odbiorem końcowym: po odstąpieniu od umowy, przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem, po przerwaniu robót przez zamawiającego albo przy zmianie podwykonawcy w trakcie zakresu. Protokół ustala, za co należy się wynagrodzenie i od czego zaczyna nowa firma. Przy odstąpieniu inwestora przed ukończeniem obiektu wykonawcy należy się umówione wynagrodzenie pomniejszone o to, co oszczędził (art. 644 w zw. z art. 656 § 1 KC), a przy umownym prawie odstąpienia odpowiednie wynagrodzenie za świadczone usługi (art. 395 § 2 KC). W obu przypadkach liczy się, co faktycznie wykonano. Ustalenia o rozliczeniu, kaucji i gwarancji przy zakończeniu umowy za zgodą obu stron zapisz w porozumieniu o rozwiązaniu umowy o roboty budowlane (DOCX, PDF).
Inwentaryzację robi się jak najszybciej po zdarzeniu, zanim na budowę wejdzie inna firma. Każdy dzień zwłoki to ryzyko, że nie da się już odróżnić robót starego i nowego wykonawcy. Uszkodzenia wykonanych robót, które wyjdą przy zmianie firmy, opisz osobno w protokole szkody na budowie, z numerami zdjęć i stanowiskiem sprawcy.
Stan prawny sprawdzony 17 października 2026 r.
Art. 395, 644 i 656 Kodeksu cywilnego sprawdzono w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 795, stan na 17 października 2026 r. Przepisy nie przewidują wzoru protokołu inwentaryzacji; obowiązek jej przeprowadzenia, termin i skutki niestawiennictwa strony określa zwykle umowa.
Jak przeprowadzić inwentaryzację krok po kroku?
Wezwij drugą stronę na piśmie z datą i godziną. Jeśli nie przyjdzie, przeprowadź inwentaryzację w obecności inspektora nadzoru lub kierownika budowy i wpisz w uwagach, jak i kiedy wezwałeś. Gdy zmiana firmy wynika z wadliwego wykonania, dołącz kopię wezwania do zmiany sposobu wykonania robót (DOCX, PDF) z datą doręczenia. Roboty spisuj po pozycjach kosztorysu albo harmonogramu, bo w tym układzie umowa liczy wynagrodzenie. Materiał wydany wcześniej przez zamawiającego rozliczysz według protokołu przekazania materiałów powierzonych (DOCX, PDF).
- dla każdej pozycji wpisz ilość wykonaną w jednostkach z kosztorysu i procent pozycji
- zaznacz, czy roboty są bez wad, czy z wadami, i opisz wady w uwagach
- roboty rozpoczęte opisz z miejscem i stopniem zaawansowania oraz wskaż, kto je zabezpieczy
- materiały i sprzęt podziel na własność zamawiającego i wykonawcy, z decyzją: do zabrania albo do przejęcia
- spisz przekazane dokumenty: dziennik budowy, dokumenty wyrobów, protokoły odbiorów i badań, inwentaryzację geodezyjną
- zrób zdjęcia każdego frontu robót i wpisz, gdzie są przechowywane
Co gdy strony nie zgadzają się co do stanu robót?
Wzór ma osobne pola na stanowisko zamawiającego i wykonawcy. Podpis z zastrzeżeniami jest lepszy niż brak protokołu, bo ilości bezsporne zostają ustalone, a spór zawęża się do kilku pozycji. Przy dużych rozbieżnościach strony zlecają pomiar geodecie albo wycenę rzeczoznawcy i wpisują w protokole, kto i do kiedy ją przygotuje. Odebrane wcześniej roboty zanikające potwierdzają już protokoły odbioru robót zanikających (DOCX, PDF).
Wzór, narzędzie czy poradnik?
Wzór pobierasz, gdy potrzebujesz gotowego dokumentu do wypełnienia i podpisu. Gdy chcesz najpierw zrozumieć, co dokument powinien zawierać i dlaczego, zacznij od poradnika.
- Poradnik: Protokół odbioru robót budowlanych: rodzaje, treść, odmowa odbioru i wady. Wyjaśnienie zasad, podstaw prawnych i typowych sytuacji, bez pliku do pobrania.
Co zawiera dokument
Poniżej pola, które znajdziesz w pliku. Podpowiedź pokazuje, co w nie wpisać.
| Nr | Pole | Co wpisać |
|---|---|---|
| 01 | Numer, data i stan na dzień | Numer protokołu, data inwentaryzacji, dzień, na który ustalasz stan robót, godziny. |
| 02 | Strony i umowa | Zamawiający, wykonawca, umowa, inwestycja. |
| 03 | Przyczyna | Odstąpienie (kto i kiedy), porozumienie, przerwanie robót, zmiana podwykonawcy. |
| 04 | Uczestnicy | Strony, inspektor nadzoru, kierownik budowy, geodeta lub rzeczoznawca; kto był obecny. |
| 05 | Roboty wykonane | Pozycja kosztorysu, opis, jednostka, ilość, procent pozycji, stan jakościowy. |
| 06 | Roboty rozpoczęte | Opis i miejsce, stopień zaawansowania, potrzebne zabezpieczenie i kto je wykona. |
| 07 | Materiały, sprzęt, zaplecze | Nazwa, ilość, własność, do zabrania albo do przejęcia. |
| 08 | Dokumenty, stanowiska, podpisy | Przekazane dokumenty, stanowiska stron, zdjęcia, kto sporządzi wycenę i do kiedy. |
Pytania o dokument: Protokół inwentaryzacji robót budowlanych: wzór Word i PDF
Odpowiedzi opisują praktykę i podstawy prawne.
01Czy inwentaryzację można zrobić bez wykonawcy?
Tak, jeśli wykonawca nie stawił się mimo wezwania. Wpisz w protokole datę i sposób wezwania, zrób dokładne zdjęcia i poproś o udział inspektora nadzoru lub kierownika budowy. Wiele umów przewiduje wprost inwentaryzację jednostronną po bezskutecznym wezwaniu.
02Czym różni się inwentaryzacja robót od odbioru częściowego?
Odbiór częściowy dotyczy ukończonej części robót i rozliczenia w toku umowy (art. 654 KC). Inwentaryzacja dokumentuje stan robót, gdy umowa się kończy albo roboty przerwano, także robót rozpoczętych i niezakończonych.
03Kto przygotowuje wycenę po inwentaryzacji?
Zwykle wykonawca na podstawie ilości z protokołu i cen z kosztorysu, a zamawiający ją weryfikuje. Przy sporze strony mogą zlecić wycenę rzeczoznawcy. Wzór ma pole, w którym wpisujesz, kto i do kiedy przygotuje wycenę.
04Co z materiałami wykonawcy zostawionymi na budowie?
Wpisz je w tabeli materiałów z informacją o własności i decyzją: wykonawca zabiera je w terminie albo zamawiający je przejmuje za ustaloną cenę. Bez takiego zapisu łatwo o spór, czy materiał był już rozliczony w fakturach.